如何打破法务价值难呈现的困局？数智化助你一臂之力｜Me未来

11月4日「Me未来」线上研讨会迎来了第10位重磅嘉宾——德恒律师事务所合伙人魏嘉。

魏律师作为某上市公司前法务部负责人，从法务部管理和法务工作价值呈现的破局角度出发，浅谈数智化建设对企业发展和法务成长的多重意义。

一场别开生面的云端对谈，和大家一起聊聊法务到底要怎么在具体的事务上做到“事上练，事上磨，事上见”！

法务部不是为了信息化而推进信息化，而是要结合法务部具体的需求，法务部整体的架构情况，人员配置、岗位职责等密不可分。

以原本服务的上市企业为例，法务部可以分为两大部分，一是总部法务，二是区域法务。

总部法务主要按照各个专业来划分，由COE和SSC两部分团队组织，总部COE包含知识产权、合同审核及诉讼、涉外及投资、主体与资质等多个小组。在团队设置上，由于前端的合同审核和后端的合同诉讼之间伴随着因果关系，因此把这两部分融为一体，这样的设置方式可以将后端诉讼总结出来的经验教训，反哺前端合同审查时加以注意和避免，合同审核与诉讼之间互相促进，形成闭环。总部SSC可以理解为法务部的后台或者中台，主要分为公章档案和信息化管理两个小组。区域法务相较总部法务更为综合，主要按照区域来划分，一个组负责几个城市或者几个省相邻地区的所有法律服务的事务。包括各个主体合同审核、诉讼，劳动争议，维权打假和行政许可等等。

每一个业务板块都在持续产生大量的数据和信息，作为法务管理者，必须要全方位掌握这些信息。从整体上梳理掌握这些信息，才能为公司的业务发展总结规律，落到具体的事项上，才能掌握实时的进展。在没有建设相应系统时，主要靠口口相传和Excel表单承载信息，建设系统之后，可以在短时间内找到所需的具体信息，无论是向上做汇报，还是向下做管理，积累的数据信息都是非常好用的抓手。比如，合同管理系统里记录整个合同审批的节点、审批进展、审批意见等。

以法务为例，不仅要审核合同条款约定是否清晰，是否有缺失必要性条款，还要把控整个交易的合法性，违约责任、赔偿金计算等。各个节点的审批人，根据自己职责来对具体事项做把控，增加审批意见。一旦具体交易产生疑问，审批流程中沉淀的信息都可以加以佐证。进入盖章和归档环节时，法务可以实时了解合同的签订进展，归档状态。合同在待归档、待销毁状态下，存在着一定风险，公章档案管理员可以根据系统提示，及时提醒相关合同发起人做后续处理。

我们在自研诉讼案件信息管理系统时，增加了不少统计分析工具，将诉讼相关信息，包括双方当事人诉讼请求、管辖法院、审理阶段、诉讼标的、证据资料等都上传系统，在最终案件的裁判文书获得之后，在系统里报结，上传相应的裁判文书。系统记录整个案件的全流程资料，这些信息对于上市公司的披露也有帮助，可以快速利用相应的统计分析功能制作报表或为相应披露提供基础数据。

对于文化创意产业的企业来说，知识产权维护的需求较多，互联网行业的一些企业也会有大量的商标、版权、专利需要进行管理。如果没有一个信息化系统作为法务管理的辅助工具很容易出现纰漏，可能出现没有按期续展、没有按期举证答辩等情形。

另外像集团企业法律主体比较多，全国各地甚至在国外都有经营主体。主体的性质也较为复杂，在经营过程中不可避免的会涉及到主体设立、变更或者注销的工作，因此需要建设法律主体管理系统。法律主体的信息也是信息化系统的底层信息，为下游的系统建设提供相应的信息和数据支撑。法律主体信息除了内部自行维护，还可以通过企业信用信息网或者第三方企业信息服务平台，定期对公司主体信息进行校验和修正。在法律主体信息管理系统的加持下，能更好地保证主体信息的准确性和信息更新的及时性。

此外，企业经营或多或少都需要办理相应的行政许可，可以将行政许可申请、授予、年检、续期等信息与法律主体信息结合起来，避免出现行政许可管理漏洞，导致企业经营受到影响。

法务工作经验的沉淀也可以通过信息化的工具来完成，一方面既可以提高工作效率，另一方面对于自身成长也非常有帮助。下面给大家介绍几个小工具，供大家借鉴。

（1）合同模板和示范条款

在合同管理系统建设升级过程中，我们发现有一些合同可以做成模板，交付给业务侧去广泛地使用，法务可以有针对性的进行监控。法务协同业务侧和财务等相关部门一起协商好，将相应商务性条款空出来，将其置入合同管理系统当中。业务侧只需要选择对应的模板，进行完形填空就可以了，填好商务性条款之后可以跳过法务的节点，大幅度提高合同审批效率，节省合同审批时间，同时法务工作量也会得到相应减少。

合同模板在使用时需要考虑双方的谈判地位，一般我方谈判地位较高时，能够说服对方适用我方的模板或范本，像采购合同、市场营销推广合同等。在制作合同模板或者范本时，其实对于法务经验的沉淀也是一个很好的抓手，常见的合同类型，其中必备架构、必备条款和双方权利义务怎么去设计，如果法务没有对整个交易进行深入了解和全面掌握，所撰写的合同文本适用性就不会很好，用起来不方便，也不符合业务侧的实际需求。制作合同模板和示范条款的过程反过来也是对法务工作的促进和提升。

（2）常见法律问题解答

法务工作中每天大部分工作时间都是在解答各个部门提出来的各种咨询问题，本身法务工作相较律师而言更为综合，涉及到的问题不仅是法务部门自身的，不少问题涉及跨部门的需求。法务需要提供相应的法律意见，我们可以将其中常见的问题，反复出现的类似问题的答案进行总结，沉淀成“法务知识库”。

后续同样的问题就不需要再一字一句的敲了，直接在知识库中用关键词去检索，给到现成的答案即可，这个知识库可以不断更新和丰富。这样其实可以大幅度降低法务的工作强度和工作量。

（3）经典案例解析

企业业务模式较为固定，将前期处理具有示范性的案件进行梳理，形成经典案例对后续办理类似案件会有很大的帮助。

（4）培训视频和课件

包含内部培训和外部培训，内部培训由法务内部对某一领域有研究的同事，为大家做讲座培训，还会邀请一些外部的专家学者包括律师来做一些专题分享。

（5）类型化案件办案手册

企业很多案件是类型化的，将案件从办理之初怎么取证，用什么样的工具，取证时遇到什么样的问题，办案过程中涉及到哪些部门，处理过程中涉及的因果关系和关联关系等，全流程记录整理形成手册，也就是此类案件办理的SOP。在后续工作中可以减少大家精力的效果，一个指导性文件可以更好地去进行分工协作，减少不必要的讨论时间。

在推进工作中我们也通常会采用项目制的方式，无论法务内部还是跨部门协同时，信息化工具则是起到了抓手的作用，比如团队项目协作工具Teambition，可以将不同部门的人加入项目中，分配不同的工作任务，最终交付什么成果，要在什么时间去交付，系统可以提前给到提示，让整个项目进展可视化，防止出现不可控的意外，避免推诿扯皮的情况发生。

系统可以更好地进行可视化呈现，展现法务的工作成果，也可以为法务的考核、评价、晋升提供相应依据。最终的成果也可以记录和沉淀下来，为后续同类型问题提供参考。不同法务部门的需求不一样，市面上成熟的产品也非常多，大家可以结合自己的需求去评估是否匹配。

实际工作中法务和律师会有很多互动，律师在处理公司的法律问题时，可以去检验法务工作是否有疏漏，比如律师在做诉讼中发现前期合同签订或者合同履行时，有些证据应该保留下来，但没保留下等。

律师为公司提供相应的法律服务时法务也会对律师进行考核与评价，律师在工作中有哪些疏漏，无论是专业性方面，还是工作态度上，法务都可以依靠信息化系统将数据留存下来，作为考核评价律师工作的依据，不一定需要独立的系统，可以将公司的供应商考核评价系统结合使用。

例如在执行力、响应速度、理解能力、沟通交流能力、取得成果等不同维度，在项目结束之后可以给律师的服务进行打分评价，并且附上相应的事例加以说明，这样也能保证评价客观公允。

一直让法务比较困扰的事情之一，就是怎么展现自己的成果。通过数智化的工具或者系统，想数据留存下来，当需要做工作汇报时，就可以用数据的方式去呈现，可以更量化、更清晰、更直接的去给公司管理层展现工作成果。比如知识产权维权成果一年之内打掉了多少假冒的竞争对手，投诉掉了多少销售侵权商品的店铺，通过诉讼争取了多少的侵权赔偿，帮助公司减少了多少损失等等。

在建设法务数智化系统时，主要包括合同系统、公章档案系统、知识产权系统、诉讼系统、主体系统等，还有一些使用了外部系统，各个系统之间产生了海量数据，不同系统的数据互相校验，从中我们会发现一些风险或者漏洞。

从过往的坑中总结吸取经验，发现了漏洞或者风险，反过来再跟负责法务信息化的伙伴一同讨论和研究怎样才能更好地去挖掘和解决漏洞。比如，签约和履行情况的校验，合同约定了付款期限，在付款系统里是否真的付出去了，没付出去就可能出现违约行为，就可以在法务系统内部进行校验。比如，法务部可以与财务部达成一致，如财务人员未查询到归档的合同，就不能依据该合同支付相应款项。法务部与其他职能部门之间进行数据互通，也可以及时发现潜在的风险隐患。