如何打破法務價值難呈現的困局？數智化助你一臂之力｜Me未來

11月4日「Me未來」線上研討會迎來了第10位重磅嘉賓——德恒律師事務所合夥人魏嘉。

魏律師作為某上市公司前法務部負責人，從法務部管理和法務工作價值呈現的破局角度出發，淺談數智化建設對企業發展和法務成長的多重意義。

一場別開生面的雲端對談，和大家一起聊聊法務到底要怎麼在具體的事務上做到“事上練，事上磨，事上見”！

法務部不是為了信息化而推進信息化，而是要結合法務部具體的需求，法務部整體的架構情況，人員配置、崗位職責等密不可分。

以原本服務的上市企業為例，法務部可以分為兩大部分，一是總部法務，二是區域法務。

總部法務主要按照各個專業來劃分，由COE和SSC兩部分團隊組織，總部COE包含知識產權、合同審核及訴訟、涉外及投資、主體與資質等多個小組。在團隊設置上，由於前端的合同審核和後端的合同訴訟之間伴隨著因果關系，因此把這兩部分融為一體，這樣的設置方式可以將後端訴訟總結出來的經驗教訓，反哺前端合同審查時加以注意和避免，合同審核與訴訟之間互相促進，形成閉環。總部SSC可以理解為法務部的後臺或者中臺，主要分為公章檔案和信息化管理兩個小組。區域法務相較總部法務更為綜合，主要按照區域來劃分，一個組負責幾個城市或者幾個省相鄰地區的所有法律服務的事務。包括各個主體合同審核、訴訟，勞動爭議，維權打假和行政許可等等。

每一個業務板塊都在持續產生大量的數據和信息，作為法務管理者，必須要全方位掌握這些信息。從整體上梳理掌握這些信息，才能為公司的業務發展總結規律，落到具體的事項上，才能掌握實時的進展。在沒有建設相應系統時，主要靠口口相傳和Excel表單承載信息，建設系統之後，可以在短時間內找到所需的具體信息，無論是向上做匯報，還是向下做管理，積累的數據信息都是非常好用的抓手。比如，合同管理系統裡記錄整個合同審批的節點、審批進展、審批意見等。

以法務為例，不僅要審核合同條款約定是否清晰，是否有缺失必要性條款，還要把控整個交易的合法性，違約責任、賠償金計算等。各個節點的審批人，根據自己職責來對具體事項做把控，增加審批意見。一旦具體交易產生疑問，審批流程中沉澱的信息都可以加以佐證。進入蓋章和歸檔環節時，法務可以實時了解合同的簽訂進展，歸檔狀態。合同在待歸檔、待銷毀狀態下，存在著一定風險，公章檔案管理員可以根據系統提示，及時提醒相關合同發起人做後續處理。

我們在自研訴訟案件信息管理系統時，增加了不少統計分析工具，將訴訟相關信息，包括雙方當事人訴訟請求、管轄法院、審理階段、訴訟標的、證據資料等都上傳系統，在最終案件的裁判文書獲得之後，在系統裡報結，上傳相應的裁判文書。系統記錄整個案件的全流程資料，這些信息對於上市公司的披露也有幫助，可以快速利用相應的統計分析功能制作報表或為相應披露提供基礎數據。

對於文化創意產業的企業來說，知識產權維護的需求較多，互聯網行業的一些企業也會有大量的商標、版權、專利需要進行管理。如果沒有一個信息化系統作為法務管理的輔助工具很容易出現纰漏，可能出現沒有按期續展、沒有按期舉證答辯等情形。

另外像集團企業法律主體比較多，全國各地甚至在國外都有經營主體。主體的性質也較為複雜，在經營過程中不可避免的會涉及到主體設立、變更或者注銷的工作，因此需要建設法律主體管理系統。法律主體的信息也是信息化系統的底層信息，為下遊的系統建設提供相應的信息和數據支撐。法律主體信息除了內部自行維護，還可以通過企業信用信息網或者第三方企業信息服務平臺，定期對公司主體信息進行校驗和修正。在法律主體信息管理系統的加持下，能更好地保證主體信息的準確性和信息更新的及時性。

此外，企業經營或多或少都需要辦理相應的行政許可，可以將行政許可申請、授予、年檢、續期等信息與法律主體信息結合起來，避免出現行政許可管理漏洞，導致企業經營受到影響。

法務工作經驗的沉澱也可以通過信息化的工具來完成，一方面既可以提高工作效率，另一方面對於自身成長也非常有幫助。下面給大家介紹幾個小工具，供大家借鑒。

（1）合同模板和示範條款

在合同管理系統建設升級過程中，我們發現有一些合同可以做成模板，交付給業務側去廣泛地使用，法務可以有針對性的進行監控。法務協同業務側和財務等相關部門一起協商好，將相應商務性條款空出來，將其置入合同管理系統當中。業務側只需要選擇對應的模板，進行完形填空就可以了，填好商務性條款之後可以跳過法務的節點，大幅度提高合同審批效率，節省合同審批時間，同時法務工作量也會得到相應減少。

合同模板在使用時需要考慮雙方的談判地位，一般我方談判地位較高時，能夠說服對方適用我方的模板或範本，像采購合同、市場營銷推廣合同等。在制作合同模板或者範本時，其實對於法務經驗的沉澱也是一個很好的抓手，常見的合同類型，其中必備架構、必備條款和雙方權利義務怎麼去設計，如果法務沒有對整個交易進行深入了解和全面掌握，所撰寫的合同文本適用性就不會很好，用起來不方便，也不符合業務側的實際需求。制作合同模板和示範條款的過程反過來也是對法務工作的促進和提升。

（2）常見法律問題解答

法務工作中每天大部分工作時間都是在解答各個部門提出來的各種諮詢問題，本身法務工作相較律師而言更為綜合，涉及到的問題不僅是法務部門自身的，不少問題涉及跨部門的需求。法務需要提供相應的法律意見，我們可以將其中常見的問題，反複出現的類似問題的答案進行總結，沉澱成“法務知識庫”。

後續同樣的問題就不需要再一字一句的敲了，直接在知識庫中用關鍵詞去檢索，給到現成的答案即可，這個知識庫可以不斷更新和豐富。這樣其實可以大幅度降低法務的工作強度和工作量。

（3）經典案例解析

企業業務模式較為固定，將前期處理具有示範性的案件進行梳理，形成經典案例對後續辦理類似案件會有很大的幫助。

（4）培訓視頻和課件

包含內部培訓和外部培訓，內部培訓由法務內部對某一領域有研究的同事，為大家做講座培訓，還會邀請一些外部的專家學者包括律師來做一些專題分享。

（5）類型化案件辦案手冊

企業很多案件是類型化的，將案件從辦理之初怎麼取證，用什麼樣的工具，取證時遇到什麼樣的問題，辦案過程中涉及到哪些部門，處理過程中涉及的因果關系和關聯關系等，全流程記錄整理形成手冊，也就是此類案件辦理的SOP。在後續工作中可以減少大家精力的效果，一個指導性文件可以更好地去進行分工協作，減少不必要的討論時間。

在推進工作中我們也通常會采用項目制的方式，無論法務內部還是跨部門協同時，信息化工具則是起到了抓手的作用，比如團隊項目協作工具Teambition，可以將不同部門的人加入項目中，分配不同的工作任務，最終交付什麼成果，要在什麼時間去交付，系統可以提前給到提示，讓整個項目進展可視化，防止出現不可控的意外，避免推诿扯皮的情況發生。

系統可以更好地進行可視化呈現，展現法務的工作成果，也可以為法務的考核、評價、晉升提供相應依據。最終的成果也可以記錄和沉澱下來，為後續同類型問題提供參考。不同法務部門的需求不一樣，市面上成熟的產品也非常多，大家可以結合自己的需求去評估是否匹配。

實際工作中法務和律師會有很多互動，律師在處理公司的法律問題時，可以去檢驗法務工作是否有疏漏，比如律師在做訴訟中發現前期合同簽訂或者合同履行時，有些證據應該保留下來，但沒保留下等。

律師為公司提供相應的法律服務時法務也會對律師進行考核與評價，律師在工作中有哪些疏漏，無論是專業性方面，還是工作態度上，法務都可以依靠信息化系統將數據留存下來，作為考核評價律師工作的依據，不一定需要獨立的系統，可以將公司的供應商考核評價系統結合使用。

例如在執行力、響應速度、理解能力、溝通交流能力、取得成果等不同維度，在項目結束之後可以給律師的服務進行打分評價，並且附上相應的事例加以說明，這樣也能保證評價客觀公允。

一直讓法務比較困擾的事情之一，就是怎麼展現自己的成果。通過數智化的工具或者系統，想數據留存下來，當需要做工作匯報時，就可以用數據的方式去呈現，可以更量化、更清晰、更直接的去給公司管理層展現工作成果。比如知識產權維權成果一年之內打掉了多少假冒的競爭對手，投訴掉了多少銷售侵權商品的店鋪，通過訴訟爭取了多少的侵權賠償，幫助公司減少了多少損失等等。

在建設法務數智化系統時，主要包括合同系統、公章檔案系統、知識產權系統、訴訟系統、主體系統等，還有一些使用了外部系統，各個系統之間產生了海量數據，不同系統的數據互相校驗，從中我們會發現一些風險或者漏洞。

從過往的坑中總結吸取經驗，發現了漏洞或者風險，反過來再跟負責法務信息化的夥伴一同討論和研究怎樣才能更好地去挖掘和解決漏洞。比如，簽約和履行情況的校驗，合同約定了付款期限，在付款系統裡是否真的付出去了，沒付出去就可能出現違約行為，就可以在法務系統內部進行校驗。比如，法務部可以與財務部達成一致，如財務人員未查詢到歸檔的合同，就不能依據該合同支付相應款項。法務部與其他職能部門之間進行數據互通，也可以及時發現潛在的風險隱患。