对外沟通的法律风险及注意事项——从形成可证明的有效沟通结论角度

在日常法律咨询中，各部门人员多次询问到对外沟通相关的法律问题，主要包括：不同的沟通方式下如何固定沟通结论，书面的沟通结论如何具备法律效力，以及前后的沟通结论不一致的以何种结论为准等。沟通的过程通常是为了形成有效的沟通结论，且该沟通结论应当可被证明。

如在合同签订及履行过程中，双方会就合同的订立、履行、变更及终止或解除等进行沟通。沟通的直接目的就是为了确定合同签订及履行的相关事实。从法律风险控制的角度，固定对己方有利的事项并避免给对方留下不利的证据，对防范合同法律风险意义重大。

本文将结合不同的沟通方式，就对外沟通的法律风险及注意事项，从如何形成可证明的具备法律效力的沟通结论的角度进行分析与提示。

一、不同沟通方式的注意事项

沟通发现，公司员工在代表公司对外沟通时，主要有如下几种方式：电话沟通或线上会议、微信沟通、邮件沟通、线下会议、书面函件往来。以下是对不同的沟通方式所进行的分析：

1、电话沟通或线上会议。

电话沟通或线上会议的沟通过程通常缺乏有形的载体，无法直接固定沟通结论。在确有必要的情况下，可以对沟通过程进行录音录像。通过录音录像方式去固定沟通结论的，其取得方式应当具备合法性，否则容易被否认或排除。如录音录像应当注意确认相关人员身份；录音录像的关键内容应清晰、表达明确；录音录像应当保持完整，不得擅自剪辑或截取；录音录像不得侵犯隐私等。最稳妥的方式是双方可以在事后形成书面协议或文件记录并确认沟通结论。

2、微信沟通。

微信沟通形成的聊天记录作为沟通结论在实践中不易举证，不仅需通过完整的原件载体证明聊天记录的真实性，还需要证明微信使用人的身份及使用人就沟通事项获得公司授权。因此关键沟通结论不建议通过微信沟通，如以微信作为沟通方式的，建议及时通过书面文件固定沟通结论。

3、邮件沟通。

邮件沟通形成的沟通结论具有无形性、易篡改和易灭失的问题，与微信沟通同样需要证明邮件内容的真实性、发件人的身份及就沟通事项获得公司授权。因此通过电子邮件固定沟通结论的，首先建议使用双方书面认可的邮箱进行沟通，并确认邮件沟通的权限；其次应注意保存邮件的原始载体，避免被篡改或被删除；最后企业邮箱更能被认可发件人的身份问题，因此建议使用企业邮箱进行沟通。如不能确保邮件能够有效固定沟通结论的，则建议在事后通过书面方式进行固定。

4、线下会议。

线下会议通过口头方式进行沟通，不能直接形成有形的沟通结论，因此建议出具书面的会议纪要，由各方签字并盖章确认以形成有效的沟通结论。

5、书面函件往来。

盖有公章的书面函件往来是最易证明沟通结论有效性的沟通方式，建议首选此种沟通方式，并保留物流信息、邮件底单等证明函件发送人的身份或函件已送达被沟通人。本处所指书面函件指的是双方盖章的书面函件，如通过电子邮件及微信发送的盖章文件，建议在事后获得文件原件存档。

综上，不同的沟通方式形成的沟通结论有口头形式、电子形式及书面形式，书面形式的沟通结论是最具证明力的，因此书面函件往来从法律角度是“安全”的沟通方式，对采取其他沟通方式的建议通过补充书面文件以固定沟通结论。确需采取其他沟通方式的建议在前期签订的书面协议中约定好具体沟通方式，并注意留证存证。

二、书面沟通结论如何形成有效性

书面的沟通结论，主要通过盖章及有权人签字的方式赋予法律效力，接下来将阐述不同情况下盖章及签字对书面文件的法律效力。

（一）盖章的法律效力

公司印章有公章、合同章、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章及部门章等。财务专用章、发票专用章有其明显的专属用途，被混淆使用的可能性也较小，故本次讨论对外沟通书面协议和文件中可能会涉及的公章、合同章、法定代表人印章及部门章。

1、公章。

公章是公司意志的体现，在符合法律法规规定的前提下，公司认可的任何文件均可通过加盖公章以生效，因此可以通过加盖公章让书面沟通结论具备法律效力。

2、合同章。

合同章顾名思义，是让双方签订合同成立并生效而加盖的印章。在合同类的文件签订中可以加盖合同章，其他场合并不建议使用。

3、法定代表人印章。

法定代表人印章是法定代表人意志的体现，在法律法规及公司章程规定的权限范围内，法定代表人印章与法定代表人签字具备同公章一致的法律效力，因此可以通过法定代表人签章赋予沟通文件法律效力。但是法定代表人超越权限加盖法定代表人印章，且通过相关证据推定相对人知道或者应当知道其超越权限的，该盖章不生效。

4、部门章。

部门章通常不对外发生法律效力，但形成交易习惯或被追认时认可效力。交易习惯需要形成的过程，同时需要举证证明习惯的存在；而公司追认是事后风险补救行为，在盖章时并不能确定能否被追认。因此通过加盖部门章形成沟通文件的效力具备较大的风险性，不建议使用。

（二）签字的法律意义

1、法定代表人签字。法定代表人签字与法定代表人印章效力一致。

2、有权人签字。有书面授权委托书的人员在授权范围内的签字具备同公章一致的法律效力，因此可以通过该方式赋予沟通文件法律效力。如没有授权委托书，在职务范围内签字亦同样视为具有授权，但是该情况下需要其他证据佐证签字人具有相应的职务权限，在没有相应证据的情况下不建议使用。

3、无权人签字。该方式不建议使用，如特殊情况下只能由没有任何授权的人员代表公司签字时，那么在事后应当取得该签字被追认的文件。

4、打印或复印的签名。打印或复印的签字不能证明真实性，将不具备任何效力，因此在沟通文件中应避免使用该种方式。

三、沟通结论不一致时的有效性认定

通常情况下，同一沟通方式在没有特别约定的情况下先后做出不一致的沟通结论时，会认定后做出的沟通结论具备优先效力。不同的沟通方式在没有特别约定的情况下先后作出的不一致的沟通结论时，优先效力的认定会复杂很多，需要综合考虑并判断其效力大小、形成先后等因素。因此，如果想保持沟通结论的效力稳定性，可以在双方认可的书面文件中注明有关沟通方式有效性的优先顺序。比如在合同中注明，跟本合同或交易相关的文件的效力先后顺序。又比如在微信沟通、电话沟通、邮件沟通等尚未形成有效书面文件固定沟通结论的情况下，在沟通的过程中表明双方需事后形成有效的书面文件，并以双方共同确认的书面文件为准。