法务部的基本认识:

法务部门作为企业的一个独立部门,履行对企业的法律事务进行决策与执行的职能。

法务管理既是一种专业管理,又是一种部门管理。这种特点决定了法务管理的基本目标应当围绕如何满足企业对法律服务的需求及如何提高法务部门人员的工作绩效而设置。


企业对内部法律服务的需求:

从内容上有合同审核、投融资项目、风险管理、案件处理等需求;

从形式上有响应速度、反馈质量、切合深度等需求。


提高法务部门人员的工作绩效的方法:

找到符合法务人员思维习惯和工作方式的管理方法;

激发法务人员的工作积极性,并给予相应的经济报酬和精神激励。

 

基本目标一:专业的法律支持

 

法务管理是对企业法律事务的专业管理,故首要目标应是在企业内部能提供有效的法律专业支持,包括合同、投融资项目、知识产权,人力资源等方面。这些事项是企业运营(从初始设立到最后注销)中必然存在的。法务人员在提供法律支持时,必须以完成任务为指导思想。


提供合同法律支持,是企业法务部门的基本职责,体现为合同的起草、审核、修改等工作。不同的人,包括法务部门和非法务部门的人,基于各自立场、经验和能力的不同,对每份合同的看法总是不一致的。


合同法务管理,就是要建立合同审核标准,让企业的每一份合同均能对企业业务起到“保驾护航”、“争权夺利”的目的。从是否有利企业运营的角度,来起草或修改合同,是合同法务工作质量高低的衡量标准。


相反,如果仅从法律本身的角度,来起草或修改合同,缺乏商业意识,这将背离企业合同的价值。不仅如此,这样的审核,还会受到业务部门的抵制,以及老板的质疑。因此,合同法律支持,重在支持,而不仅在法律。


提供投融资法律支持,最能体现法务部门的价值,也是法务人员“最愿意干”的事。一是因为投融资事项对企业来说,一般都属于重大事件,法务人员参与其中能与公司高管进行仅距离接触;二是因为投融资事项对知识、技能与经验的要求高,挑战大。法务人员都愿意尝试参与到企业投融资事项中,可以学习、领会其他职能部门的相关知识。如果投融资项目成功了,也行还能分享“项目奖励”。


但要想做好投融资法务,不仅要跟着项目学习,还应懂得从投资、财务、技术角度来办理相关法律事项。如尽职调查、交易结构设计、交易文件起草或修改等。这样做的目的在于帮助企业成功地完成拟定投融资项目,而不是站在一个局外人的角度,仅是提出种种的法律问题。


从事投融资法律支持,法务人员应当有种理念——没有解决不了的交易障碍。只要结合企业商业意图去进行法律设计,在现有法律框架下,总会存在变通之道。这个理念,事实上是与做投资银行业务的理念是一致的。综上,投融资法律支持,重点也在于投融资,而不仅在法律。


提供知识产权法律支持,是对技术型企业法务部门的战略性要求。现代公司竞争,特别是依靠技术创新的公司之间的竞争,尤为重视知识产权的取得与保护。这也因此提高了对企业知识产权法律支持的要求。


在公司品牌推广、宣传和保护的过程中,法务人员应当配合品牌部门,从商标法、企业字号民事权利、域名权等法律角度,主动提出针对性的解决方案。在公司技术研发、合作和保护的过程中,法务人员应当配合研发部门,从专利权、著作权、商业秘密权等法律角度,主动提出针对性的解决方案。


企业的知识产权战略,分成权利的生成、权利的保护、权利的运用等三个阶段。除了权利保护里面包含被动实施的成分,其他阶段都要求企业主动维持或运用自身的知识产权。


这对法务部门产生了深远影响。很多公司甚至单独成立一个知识产权部门或在法务部门中专门成立知识产权组,独立从事企业知识产权的法律支持。知识产权的法律支持,同样重点不在法律,而在对企业品牌、技术、无形资产的理解与重视。


提供人力资源法律支持,是企业法务部门的常规工作职责。基于企业法务人员自身系企业的一员无法提供超脱的中立意见,以及人力资源法律规定的强制性、人力资源工作流程的固定性等原因,很多企业法务部门已不再将本公司的人力资源法律支持作为一项专门事务。他们将人力资源法律外包出去,或者由HR的同事直接处理。只在需要专门的法律意见时,法务人员才出面协调外包的律师事务所,或自行向HR同事出具法律意见。


然而,在劳动密集型或制造型的企业中,提供人力资源法律支持却可以成为一项重要的职能。在那里,提供及时且有效的劳动用工方面的法律咨询、意见,对一家遵纪守法的企业来说,尤为重要。而那里的法务管理人员,也会因为其专业的人力资源法律知识与经验,受到管理层的器重。


基本目标二:事前的风险防范

 

企业运行中,必然会发生合同、投融资、知识产权、劳动用工等事项,法务应当满足各部门对这些事项的法律需求。企业处于一个不断变化的外部环境中,内部也在不断地调整。


这些变化和调整,给企业带来了机会,也带来了风险。因此,法务管理的目标,除了要完成企业运营过程中所面临的法律事项以外,还要在该事项变得不适应环境或成为危机之前,即出现风险之前,运用专业技能和经验,提出防范措施。这就是企业法务管理的第二大目标——进行事前风险防范。


提供专业的法律支持是促进企业完成前述事项,而进行风险防范工作,则是帮助企业提前审视这些事项蕴藏的法律风险,以判断是否要继续进行前述事项。


企业是靠人、靠制度和流程来运行的。风险防范工作,就是通过影响或改变人的思维习惯,改善或优化现有的制度和流程,来审视那些蕴藏的风险。因此,不同于法律支持工作以任务为导向的理念,风险防范应以协助企业拟定制度和优化流程为管理理念。


企业通过聚合各种生产要素,如土地、资本、劳动力,企业家才能等来完成营利的目的。组织和聚合这些生产要素,必然会产生交易成本。为降低交易成本,经过实践总结,企业发现在内部颁布制度,执行事先规定流程,可以满足这一要求。


于是,大量的制度和流程会随着公司业务开展、规模的扩大,逐渐增多。适合外部和内部环境的制度与流程,能帮助企业降低交易成本;但坏的制度(犹如“恶法”)则不仅会给公司增加交易成本,还会带来风险。因此,事前风险防范首先是建立在对企业制度和流程的管理中。


如前所述,风险防范的理念是建立制度、优化流程。因为制度和流程都是人来执行的,故风险防范还须对人进行挑选、教育、培训。在企业内部进行风险防范意识宣讲,推行风险防范政策。把风险防范的措施,通过岗位职责,固化到每个相关责任人的身上。唯有如此,才能将拟定的风险控制制度落到实处。在执行风险防范流程时,也才能确保有效。

 

基本目标三:满意的案件处理

 

案件,包括仲裁、诉讼、劳动争议,刑事追责等,表明企业遇到需要借助司法/仲裁机关才能解决的难题。不管什么案件,对企业来说,总是属于重大事件。处理不当,有可能引发其他不良反应,甚至导致企业走上破产、解散之路。


案件处理,是企业法务应当发挥作用的地方。不管企业是将案件外包,还是由企业内部法务承办,都需要专业的诉讼思维。


在案件处理中,法务管理的目标之一便是使企业法务人员的案件处理结果达到或超越管理者或老板的期望。只有案件处理的结果得到公司管理者或老板的认可,才能说案件管理工作取得了成效。


这要求,一方面要与管理者或老板就案件预期结果进行沟通,使管理者或老板的期望不至于太高,须尽量符合案件本身的可能客观结果;另一方面,应调动一切资源,从专业角度、公共关系角度来促使案件结果符合企业的经济利益。


案件处理,包括应诉和起诉两个方面。这两个方面所带来的法务管理方法是完全不同的。


应诉,要求法务总监组织法务人员或外聘律师,分析对方提出的观点和证据,寻找其中的缺陷界限,并组织已方的观点和证据,即“先破后立”。


起诉,则要求法务总监组织法务人员或外聘律师,收集证据和法律规定,界定法律关系,确定起诉金额,并设想如何应对对方可能提出的反驳,即“先立后破”。


不管应诉,还是起诉,案件的结果最为重要。法务管理的理念就是应该使得案件处理结果让管理者或老板满意。

 

基本目标四:合理的绩效考核

 

如前所述,法务管理不仅是专业管理,同时还是部门管理。部门管理是企业管理的一部分。企业管理必然离不开有效的绩效考核。


法务部门管理的目标即是要通过有效的绩效考核帮助全体法务人员创造合理的绩效。


绩效考核是将被考核人员的工作结果,与事先制定好的工作目标进行对比,来对被考核人员的工作表现进行打分并将结果反馈至被考核人员的过程。


如何制定和布置合理的工作目标并对其进行管理,是绩效考核的关键所在,也是管理大师德鲁克首创的“目标管理”所包含的内容。


工作目标制定,最核心的原则是SMART原则。SMART中的“S”、“M”、“A”、“R”、“T”五个字母分别对应五个英文单词:Specific(明确性)、Measurable(可衡量性)、Attainable(可达成性)、Relevant(相关性)和Time-bound(时限性)。


SMART原则要求工作目标是明确、可衡量的。在拟定法务管理工作目标时,要注意法务工作的特点。法务工作,以法律专业为基础,融合财务、管理、投资、技术等知识。从知识要求上来看,它是一门综合性的工作;但从工作要素上来看,它事实上又是一种经验性的工作。也就是说,法务工作既要借助于专业知识,更要借助于工作经验。


对于专业知识的提供质量,要判断是否是明确的、可衡量的,似乎有些难度。这也是目前法务工作的绩效考核难的原因。


例如,同样一份合同,不同的法务人员审核,体现的修改之处,可能不完全一致。同时,在公司内部,缺乏有效的市场化手段,去衡量该合同审核工作的专业质量。考核难,还有个原因就是,从企业运营目标来说,合同审核是辅助型的支持工作,不直接产生经济价值。一份合同的签订,仅代表业务的开始,合同的履行才是关键。只有通过合同的如约执行,公司才会产生收入和价值。


因此,合同审核的效果与合同的执行效果紧密相关。对法务人员的合同审核工作的考核,必须把合同最后执行的效果纳入进来,一并考核。


对于经验性的工作成果,要对其质量进行考核,更具困难。个人经验非常有价值,但很难客观评估。法务工作虽然没有上升到艺术那么个性化、戏剧化、感情化,但还是充满了依据情境的个人发挥。


不管法务人员怎么培训、交流,始终无法模式化、标准化。这有点类似理发,虽然现代科学技术似乎已到了无所不能的地步,但人类的理发工作,已经维持了上千年,其基本操作还需个人凭借其经验来进行。


在这方面,还没有智能机器或其他科技工具,可以取代人类的手工经验操作。法务工作在某些方面是类似的,必须凭借法务人员的经验,才能完成如合同审核等常见的法务工作。这也是对法务人员工作进行考核必须注意的。


目前很多公司,要么把上级管理者的主观感知作为法务工作质量的标准;要么仅把处理数量或反馈时间作为法务工作质量的标准,这些似乎没有把握法务工作的考核特点。法务总监和法务管理人员,如何设置合理的法务绩效考核机制,是法务管理的目标之一。

 

基本目标五:有效的激励机制

 

法务管理还要求法务总监必须在法务人员中创建一种有效的激励约束机制。企业管理的两条腿,一是绩效考核,二就是薪酬激励。激励机制是绩效考核的必然结果,但激励机制的建立方法又不同于绩效考核的方法。企业法务管理的激励机制,是促使企业法务人员完成其他目标的保障。


法务人员属于典型的知识型员工,对其进行激励,首先要符合对知识型员工的激励。知识型员工具有自主性、独立性、自我价值感强等特点。


据此,对知识型员工的激励,一般包括尊重理解、及时反馈、个性对待等原则。法务管理,要建立有效激励机制,同样要遵守这些原则。也即要尊重法务人员的工作,激发其工作热情,创造条件让法务人员独立、创造性对工作负责,对不同的法务人员采取不同的激励策略等。


法务工作特点又决定了法务人员同时又是不同于财务、人力资源等知识型员工的人员。如前所述,法务工作成果较难衡量,法务经验重要但缺乏标准等,这些特点决定在对法务人员进行激励时,应侧重与此有关的激励方式。


可以看出,最为相关的激励方式应围绕工作本身来设置,让法务人员发挥主观能动性,展现其与众不同的对工作成果的思考,展现其累积的工作经验的价值。


当然,法务人员也是拿薪酬的公司员工。对其常规的物质激励、福利激励,也能起到非常大的作用,有时同样能起到决定性的作用。


本文转自微信公众号:法务人俱乐部

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