星瀚企业内控与反舞弊法律服务涵盖企业内控体系建设、上市公司内控合规、反舞弊调查、舞弊案件刑事控告、高管/员工损害公司利益民事追索、员工劳动关系处理等,旨在为客户提供专业、高效的内控、合规和反舞弊法律服务。

众所周知,员工舞弊存在于任何行业的不同组织内。在预防舞弊上,资金充沛的大企业可以配备充足的人员和使用多种业务管理系统来监视和管理舞弊风险(Fraud Risk Management),尤其是走在前沿的企业已经通过AI及大数据筛查等技术手段来检测员工在业务行为中的舞弊风险并取得相当的成果。


然而绝大多数的企业仍然受限于财力和人力,无法仿效大企业的做法。在面对企业反舞弊这场没有尽头的“猫和老鼠”之间的博弈,如何能尽早察觉舞弊的迹象,迅速行动是管理舞弊风险,减少企业损失的关键。在此总结了7种常见可能存在舞弊的情况供苦恼于如何早期发现舞弊线索的企业参考。


一、可疑的财务记录





财务记录中经常出现低于或高于预算的支出,或没有按期支付款项时,这些表象的背后可能存在重大舞弊。此时,需要从以下几个方面去确认这些记录的背后是否有耐人寻味的事由。


1.是否有不同寻常的现金往来?


2.汇票或现金支付的收款人之间是否有不一致?


3.系统里记录的供应商和实际收款人是否一致?


4.是否有特定款项,在同一时间段分别支付给不同供应商?


5.供应商给出的发票是否有异常?


6.供应商在行业里的口碑是否正面?


 特别要警惕那些看上去很齐全的交易流水,尤其是数字都刚好是整数的记录。结合使用“本福特法则”来检查数字是否为捏造。了解市场动向,当大家都觉得市场不好时,销售业绩却高于平均或收益超出预期时,背后可能存在会计造假。如果企业有数个法人账户,应尽快检查账上资金流动是否有无法做出合理解释的内容。


二、似是而非的电子邮件





企业邮箱收到带有未知链接、与业务流程完全不符的员工邮件时,发出该邮件的员工账户可能被诈骗集团所掌握,邮件里的链接或附件可能是病毒或勒索软件。特别是在疫情期间,通过网络手段窃取企业秘密,勒索企业的情况有所增加。如遇到上述异常现象时,切勿打开链接和附件,及时和企业IT安全部门联系。


这种类型的舞弊通常不是员工自发行为,但是应对不恰当则会间接成为舞弊的“帮凶”。应当持续强化员工的网络安全培训,尤其是正确处理遇到钓鱼邮件、勒索邮件等一系列的恶意邮件,尤其是邮件发送人是同事时,这种时候往往容易中招。此时应仔细阅读邮件内容、措辞等是否和同事平常有不同。


三、员工对制度变更采取不合作态度





如果员工对加强内控类的制度变更表达出强烈的不满和不合作态度时,可以试着了解他们是否意图想隐瞒什么。当然,任何需要更改业务流程和工作内容的变动都有可能会招致部分员工的不配合。要冷静思考这背后究竟是对变化的不满,还是另有隐情。


通过找个别员工谈话或召开说明会的方式消除员工对制度变更的不安,了解他们背后的真实想法,如果确实存在舞弊则应该尽早行动阻止损失扩大。


四、关系极为亲密的员工





各种相关案例显示,在企业各个岗位中,财务、采购等有和钱、物料等接触的部门中有管理权限的员工的舞弊风险高于其他部门员工。如果以这些人为中心在企业内和其他员工关系极为亲密时,舞弊风险就相对更高。需要注意这些员工之间的话题和维系亲密关系背后的基础,排查集体舞弊的线索。


企业内控人员,可以平时多了解员工之间的人际关系。对与有舞弊机会的员工有过于亲密关系的员工稍加留意,观察是否有舞弊征兆。


五、反复出现的费用报销





相比企业其他业务部门,在瞒报、虚报出差费用上,员工有一定的空间来实施舞弊。如果企业一直放任,不对出差费进行抽查,则员工有很大机会通过虚构出差费等方式来实施职务侵占。例如,近几个月的报销内容显示,某员工每月都会有相同天数的出差,发票出现同一家餐厅,这时就要考虑,这些出差费用的真实性、合理性。分析该员工是否通过不正当渠道弄到发票,通过大众点评等渠道了解餐厅的人均消费,和发票金额比较是否符合。判断员工是否虚构业务出差,可以检查其需要出差的业务是否合理;有无关于出差内容的书面报告;是否与客户见过面;得到其同意下,调取手机的GPS信息。


从内控上通过系统来预警是否有同种费用反复出现,提示可疑报销费用。财务工作人员也要认真审查同种类型的报销是否反复出现、金额是否在正常范围内等。


六、员工的反常举动





于疫情,员工遇到紧急情况需要更改预定,采取异于往常的举动可是以理解的。但排除反常举动的背后是有疫情影响之外,如员工有下列举动时,就需要提高警惕了:


1.频繁地加班;


2.劳动时间内,离开办公室的次数和时间明显增多;


3.拒绝或拖延报告现在的工作内容,或拒绝和其他员工分担手头的工作;


4.要求委派和特定供应商之间的工作。


有上面这些反常举动时,可以要求员工说明理由,考验正当性。如果员工称频繁加班是为完成工作,可以要求其提出工作成果,检查内容是否合理。同时也应该采用技术手段,例如电脑的远程设备监控等方式,使员工认识到自己的一举一动处于企业管理下,打消其钻空子的念头。


七、高额消费





如果某员工最近有明显的高额消费,特别是有购置豪车、房产时,就要考虑其工资所得和购买力之间有没有正当的因果关系。假设资金并非来自存款、亲戚赠与等合理途径,收入只有工作这一条途径时,突如其来的高消费就需要引起警惕了。


通过背景调查摸清与该员工关系密切的供应商,特别是,供应商的实际控制人与该员工是否存在关联关系。尝试了解资金形成过程的合理性,是否有内外勾结,利益输送情况。检查仓库、银行账户,是否有可疑的商品出入库和银行流水。


总结




以上介绍内容只需平时稍加留意就能发现一些端倪,特别是企业内能跨部门间合作保持信息畅通,将会使舞弊没有容身的空间。舞弊风险管理不是首席合规官也不是合规、审计等相关部门的孤军作战,应当以建设企业合规文化为基础,各个部门相互配合、整体行动,这才是成功企业的必选之路。


作者介绍

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马政钧 专家顾问

业务领域:企业内控与反舞弊、公司商事

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