內控與反舞弊 | 出現這7個跡象，企業內部可能發生了舞弊

眾所周知，員工舞弊存在於任何行業的不同組織內。在預防舞弊上，資金充沛的大企業可以配備充足的人員和使用多種業務管理系統來監視和管理舞弊風險（Fraud Risk Management），尤其是走在前沿的企業已經通過AI及大數據篩查等技術手段來檢測員工在業務行為中的舞弊風險並取得相當的成果。

然而絕大多數的企業仍然受限於財力和人力，無法仿效大企業的做法。在面對企業反舞弊這場沒有盡頭的“貓和老鼠”之間的博弈，如何能盡早察覺舞弊的跡象，迅速行動是管理舞弊風險，減少企業損失的關鍵。在此總結了7種常見可能存在舞弊的情況供苦惱於如何早期發現舞弊線索的企業參考。

財務記錄中經常出現低於或高於預算的支出，或沒有按期支付款項時，這些表象的背後可能存在重大舞弊。此時，需要從以下幾個方面去確認這些記錄的背後是否有耐人尋味的事由。

1.是否有不同尋常的現金往來？

2.匯票或現金支付的收款人之間是否有不一致？

3.系統裡記錄的供應商和實際收款人是否一致？

4.是否有特定款項，在同一時間段分別支付給不同供應商？

5.供應商給出的發票是否有異常？

6.供應商在行業裡的口碑是否正面？

 特別要警惕那些看上去很齊全的交易流水，尤其是數字都剛好是整數的記錄。結合使用“本福特法則”來檢查數字是否為捏造。了解市場動向，當大家都覺得市場不好時，銷售業績卻高於平均或收益超出預期時，背後可能存在會計造假。如果企業有數個法人賬戶，應盡快檢查賬上資金流動是否有無法做出合理解釋的內容。

企業郵箱收到帶有未知鏈接、與業務流程完全不符的員工郵件時，發出該郵件的員工賬戶可能被詐騙集團所掌握，郵件裡的鏈接或附件可能是病毒或勒索軟件。特別是在疫情期間，通過網絡手段竊取企業秘密，勒索企業的情況有所增加。如遇到上述異常現象時，切勿打開鏈接和附件，及時和企業IT安全部門聯系。

這種類型的舞弊通常不是員工自發行為，但是應對不恰當則會間接成為舞弊的“幫凶”。應當持續強化員工的網絡安全培訓，尤其是正確處理遇到釣魚郵件、勒索郵件等一系列的惡意郵件，尤其是郵件發送人是同事時，這種時候往往容易中招。此時應仔細閱讀郵件內容、措辭等是否和同事平常有不同。

如果員工對加強內控類的制度變更表達出強烈的不滿和不合作態度時，可以試著了解他們是否意圖想隱瞞什麼。當然，任何需要更改業務流程和工作內容的變動都有可能會招致部分員工的不配合。要冷靜思考這背後究竟是對變化的不滿，還是另有隱情。

通過找個別員工談話或召開說明會的方式消除員工對制度變更的不安，了解他們背後的真實想法，如果確實存在舞弊則應該盡早行動阻止損失擴大。

各種相關案例顯示，在企業各個崗位中，財務、采購等有和錢、物料等接觸的部門中有管理權限的員工的舞弊風險高於其他部門員工。如果以這些人為中心在企業內和其他員工關系極為親密時，舞弊風險就相對更高。需要注意這些員工之間的話題和維系親密關系背後的基礎，排查集體舞弊的線索。

企業內控人員，可以平時多了解員工之間的人際關系。對與有舞弊機會的員工有過於親密關系的員工稍加留意，觀察是否有舞弊征兆。

相比企業其他業務部門，在瞞報、虛報出差費用上，員工有一定的空間來實施舞弊。如果企業一直放任，不對出差費進行抽查，則員工有很大機會通過虛構出差費等方式來實施職務侵占。例如，近幾個月的報銷內容顯示，某員工每月都會有相同天數的出差，發票出現同一家餐廳，這時就要考慮，這些出差費用的真實性、合理性。分析該員工是否通過不正當渠道弄到發票，通過大眾點評等渠道了解餐廳的人均消費，和發票金額比較是否符合。判斷員工是否虛構業務出差，可以檢查其需要出差的業務是否合理；有無關於出差內容的書面報告；是否與客戶見過面；得到其同意下，調取手機的GPS信息。

從內控上通過系統來預警是否有同種費用反複出現，提示可疑報銷費用。財務工作人員也要認真審查同種類型的報銷是否反複出現、金額是否在正常範圍內等。

於疫情，員工遇到緊急情況需要更改預定，采取異於往常的舉動可是以理解的。但排除反常舉動的背後是有疫情影響之外，如員工有下列舉動時，就需要提高警惕了：

1.頻繁地加班；

2.勞動時間內，離開辦公室的次數和時間明顯增多；

3.拒絕或拖延報告現在的工作內容，或拒絕和其他員工分擔手頭的工作；

4.要求委派和特定供應商之間的工作。

有上面這些反常舉動時，可以要求員工說明理由，考驗正當性。如果員工稱頻繁加班是為完成工作，可以要求其提出工作成果，檢查內容是否合理。同時也應該采用技術手段，例如電腦的遠程設備監控等方式，使員工認識到自己的一舉一動處於企業管理下，打消其鑽空子的念頭。

如果某員工最近有明顯的高額消費，特別是有購置豪車、房產時，就要考慮其工資所得和購買力之間有沒有正當的因果關系。假設資金並非來自存款、親戚贈與等合理途徑，收入只有工作這一條途徑時，突如其來的高消費就需要引起警惕了。

通過背景調查摸清與該員工關系密切的供應商，特別是，供應商的實際控制人與該員工是否存在關聯關系。嘗試了解資金形成過程的合理性，是否有內外勾結，利益輸送情況。檢查倉庫、銀行賬戶，是否有可疑的商品出入庫和銀行流水。

以上介紹內容只需平時稍加留意就能發現一些端倪，特別是企業內能跨部門間合作保持信息暢通，將會使舞弊沒有容身的空間。舞弊風險管理不是首席合規官也不是合規、審計等相關部門的孤軍作戰，應當以建設企業合規文化為基礎，各個部門相互配合、整體行動，這才是成功企業的必選之路。