法务部门对于日常工作中涉及到合同管理的问题有比较多的疑惑,例如:


法务部门在合同审核方面是如何分工的?如果涉及到诉讼,又由谁来负责?


合同模板构建后给到业务部门,业务部门填完商业条款后,是否仍需要返在合同的盖章、归档,或者合同的回收率基本都能保证的情况下,后续合同履行过程中,法务究竟起到哪些作用?

 

一、合同评审的实务操作


(一)  模板合同与客户的模板合同


模板合同


(1)建议对公司常用的合同类型由法务部协同相关部门起草模板合同,如销售、采购、运输、保密协议等;


(2)对有条件适用公司模板合同的业务,要严格要求使用公司模板合同,如采购、针对经销商的销售、物流供应商的运输合同等;


(3)对于推行模板合同较为困难的业务,也要视情况对一些重要的条款尽量适用公司的模板。

 

客户的模板合同


(1)客户的模板合同一般文本也是相对比较固定的; 


(2)对于有修改谈判空间的,对部分条款与客户协商达成一致,以便今后延用;


(3)对于客户不愿意做任何修改的模板合同,要注意提示相关业务部门留意相关的履约风险,并注意规避。

 

(二)对方当事人的资格审查


一般公司新增一个供应商或者客户,法务会在系统里建立一个新的体系。


首先我们会去审核这些新客户证件情况,比如其主体资格是否合法有效,经营范围是否符合业务要求,是否需要前置许可等。经营范围对一个公司而言,只要求不违法或不需要特殊许可即可,但我认为了解对方的经营范围之后,法务心里可以有个底,这对于法务还是会有帮助的,如果明显觉得有问题也可以提出来。前置许可的问题,化工行业特别是采购端要注意对方是不是有相关资质。除了合同当中需要相关的保护条款之外,还要看一下与之相关的资质,包括物流运输方面,因为我们可能会涉及到一些危化品的运输,也需要看一下许可。


对于客户的履约能力,法务一般都会去查阅现在的全国企业信息公示系统,考察客户信用情况如何。另外可以购买信用保险,一旦客户的应收账款出现问题,可以向哪些公司理赔,保险公司在审核客户的时候也会告诉我们。依据该客户的信用,可以给到多大的信用额度,需要严格控制,这也是我们去控制客户信用风险的一个手段。


第三个要审查的就是签约人的权限。来谈合作的客户代表要有相关授权文件,其中授权文件的期限、金额、范围等是不是有效,这是基本的审查内容。


(三)合同评审的跨部门沟通协作


合同评审沟通的整条线从承办部门开始发出,再到关联部门、财务部门、法务部门直至公司领导,这其实法务是在整个公司管理流程中承担重要的衔接作用,因此会涉及到如何去和其他部门沟通的问题。

 

沟通首先要积极主动。法务部门是一个合同的责任部门,法务如果发现流程当中有任何风险,是有义务主动牵头与相关部门进行沟通。

 

其次,需要严谨专业。法务对于合同的管理相对来说是更为专业的人士,因此对于流程的控制应保持严谨的程序,包括通过使用系统或者通过这些制度流程比较详细地去落实相关程序,只有通过这种做法,后期的流程才经得起推敲,才能真正地起到风险控制的目的。

 

第三个是耐心合作,不同的部门都各有各的诉求,也有各自的工作难度,因此法务要调整流程势必要给相关的部门造成额外的工作量,或者调整每个部门的责任承担。法务应体谅其他相关部门的一些困难,用比较好的心态去沟通,然后解决问题,把这件事情做好。


法务工作应该定期或不定期地了解合同的履行情况。在过去,一般合同签约完后我们法务部门就不再跟踪合同履行问题了,除非业务部门有相关需求,比如要修改或者变更、解除合同,这时候我们才会配合走相关流程。


但从环节要求上来说,法务跟踪合同履行情况是有必要的。比如一些设备合同,假如对方收到了一批设备后认为这批设备并没有达到当初合同的要求,到最后矛盾升级的时候,就会产生一些潜在的纠纷或者诉讼可能。这时候法务再介入,会发现一旦时间拖长之后,当时双方就争议事项的协商、讨论情况无法完全用证据还原,也没有人能说清楚,这样的 话就会变得很被动。


因此,我们开始尽可能尝试跟踪合同的履行。目前我们的规定是,每年到年末年初的时候,会把各个部门的合同清单拉出来,让各个部门去检查自己的合同履行情况。这对销 售来说,相对比较简单,因为他们有供应链去控制这些应收账款,通过应收账款便能够体 现出来;但对于其他部门,比如采购部门,时间一久,当时签的合同履行情况也不知道了。


特别是合同履行时间比较长的,这时候也是一个很好的提示,可以回顾一下合同情况,该付的款项付出去,该收的应收账款催进来,相关的发票及时处理等等。这也是目前我们正在努力做的一件事情,在这个过程中还应要求相关的部门保留好相关的证据。

 

总结


企业的发展离不开自身团队的共同努力,在这个过程当中,对个部门职能的划分以及团队内部合作的协调也具有很大的重要性。尤其是法务部门在一个公司合同管理过程当中起到的不仅仅是查阅审批的工作,更多的是对合同中潜在风险的预防以对合同后期事故的解决及权益维护的执行问题。对于部门沟通以及合同的具体内容、审批结合实务经验进行分享, 对于公司法务职能的发挥都具有重要借鉴意义。      

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