法務部門如何建立一個有效的合同管理體系及各職能部門的責任劃分

法務部門對於日常工作中涉及到合同管理的問題有比較多的疑惑，例如：

法務部門在合同審核方面是如何分工的？如果涉及到訴訟，又由誰來負責？

將合同模板構建後給到業務部門，業務部門填完商業條款後，是否仍需要返在合同的蓋章、歸檔，或者合同的回收率基本都能保證的情況下，後續合同履行過程中，法務究竟起到哪些作用？

（一）  模板合同與客戶的模板合同

➤ 模板合同

（1）建議對公司常用的合同類型由法務部協同相關部門起草模板合同，如銷售、采購、運輸、保密協議等；

（2）對有條件適用公司模板合同的業務，要嚴格要求使用公司模板合同，如采購、針對經銷商的銷售、物流供應商的運輸合同等；

（3）對於推行模板合同較為困難的業務，也要視情況對一些重要的條款盡量適用公司的模板。

➤ 客戶的模板合同

（1）客戶的模板合同一般文本也是相對比較固定的； 

（2）對於有修改談判空間的，對部分條款與客戶協商達成一致，以便今後延用；

（3）對於客戶不願意做任何修改的模板合同，要注意提示相關業務部門留意相關的履約風險，並注意規避。

（二）對方當事人的資格審查

一般公司新增一個供應商或者客戶，法務會在系統裡建立一個新的體系。

首先我們會去審核這些新客戶證件情況，比如其主體資格是否合法有效，經營範圍是否符合業務要求，是否需要前置許可等。經營範圍對一個公司而言，只要求不違法或不需要特殊許可即可，但我認為了解對方的經營範圍之後，法務心裡可以有個底，這對於法務還是會有幫助的，如果明顯覺得有問題也可以提出來。前置許可的問題，化工行業特別是采購端要注意對方是不是有相關資質。除了合同當中需要相關的保護條款之外，還要看一下與之相關的資質，包括物流運輸方面，因為我們可能會涉及到一些危化品的運輸，也需要看一下許可。

對於客戶的履約能力，法務一般都會去查閱現在的全國企業信息公示系統，考察客戶信用情況如何。另外可以購買信用保險，一旦客戶的應收賬款出現問題，可以向哪些公司理賠，保險公司在審核客戶的時候也會告訴我們。依據該客戶的信用，可以給到多大的信用額度，需要嚴格控制，這也是我們去控制客戶信用風險的一個手段。

第三個要審查的就是簽約人的權限。來談合作的客戶代表要有相關授權文件，其中授權文件的期限、金額、範圍等是不是有效，這是基本的審查內容。

（三）合同評審的跨部門溝通協作

合同評審溝通的整條線從承辦部門開始發出，再到關聯部門、財務部門、法務部門直至公司領導，這其實法務是在整個公司管理流程中承擔重要的銜接作用，因此會涉及到如何去和其他部門溝通的問題。

溝通首先要積極主動。法務部門是一個合同的責任部門，法務如果發現流程當中有任何風險，是有義務主動牽頭與相關部門進行溝通。

其次，需要嚴謹專業。法務對於合同的管理相對來說是更為專業的人士，因此對於流程的控制應保持嚴謹的程序，包括通過使用系統或者通過這些制度流程比較詳細地去落實相關程序，只有通過這種做法，後期的流程才經得起推敲，才能真正地起到風險控制的目的。

第三個是耐心合作，不同的部門都各有各的訴求，也有各自的工作難度，因此法務要調整流程勢必要給相關的部門造成額外的工作量，或者調整每個部門的責任承擔。法務應體諒其他相關部門的一些困難，用比較好的心態去溝通，然後解決問題，把這件事情做好。

法務工作應該定期或不定期地了解合同的履行情況。在過去，一般合同簽約完後我們法務部門就不再跟蹤合同履行問題了，除非業務部門有相關需求，比如要修改或者變更、解除合同，這時候我們才會配合走相關流程。

但從環節要求上來說，法務跟蹤合同履行情況是有必要的。比如一些設備合同，假如對方收到了一批設備後認為這批設備並沒有達到當初合同的要求，到最後矛盾升級的時候，就會產生一些潛在的糾紛或者訴訟可能。這時候法務再介入，會發現一旦時間拖長之後，當時雙方就爭議事項的協商、討論情況無法完全用證據還原，也沒有人能說清楚，這樣的 話就會變得很被動。

因此，我們開始盡可能嘗試跟蹤合同的履行。目前我們的規定是，每年到年末年初的時候，會把各個部門的合同清單拉出來，讓各個部門去檢查自己的合同履行情況。這對銷 售來說，相對比較簡單，因為他們有供應鏈去控制這些應收賬款，通過應收賬款便能夠體 現出來；但對於其他部門，比如采購部門，時間一久，當時簽的合同履行情況也不知道了。

特別是合同履行時間比較長的，這時候也是一個很好的提示，可以回顧一下合同情況，該付的款項付出去，該收的應收賬款催進來，相關的發票及時處理等等。這也是目前我們正在努力做的一件事情，在這個過程中還應要求相關的部門保留好相關的證據。

企業的發展離不開自身團隊的共同努力，在這個過程當中，對個部門職能的劃分以及團隊內部合作的協調也具有很大的重要性。尤其是法務部門在一個公司合同管理過程當中起到的不僅僅是查閱審批的工作，更多的是對合同中潛在風險的預防以對合同後期事故的解決及權益維護的執行問題。對於部門溝通以及合同的具體內容、審批結合實務經驗進行分享， 對於公司法務職能的發揮都具有重要借鑒意義。