法務之道：如何搭建與管理法務部

隨著我國改革開放不斷擴大、全面依法治國深入推進，迫切需要完善現代公司治理結構、推進公司治理體系和治理能力現代化。在此背景下，公司法務部門作為公司治理結構中不可或缺的一環，已逐漸成為公司管理共識並日益受到重視。

基於此，威科特邀有二十餘年法律職業經曆的杭東霞女士從部門維度闡述法務部門運行的全貌和關鍵環節，解構法務部門架構搭建思路、績效考核方案、內部制度管理等內容。

所謂法務部的外部定位是指法務部在公司組織架構中的定位和設置，這體現了公司關於法務部功能定位、職責分工和工作需求的設置，也就是說老板把法務部放在什麼位置上，法務部的職能和地位怎麼擺放。而法務部的內部架構是指法務部內部怎麼來細分工作崗位和配置法務人員，這體現了法務部要滿足工作要求時必須具有的一種組織架構的安排和工作設計，也就是說法務部負責人如何“組閣”來保證法務工作的質量和部門的有效運行。下文將列舉幾種目前比較主流的法務部架構，這些架構自身所反映出來的特點都是和公司需求以及自身管控目的相適應的結果。

法務部的工作內容和職責究竟有哪些，其實讀者從上文中已經可以“窺豹一斑”。法務部是為服務公司業務而設定的，所以不同業務範圍公司的法務部其工作內容和職責也有差異。筆者歸納了各類法務部具有共性的工作內容，以下文兩張圖來列示，圖4展示的是不同法務部可能具有的共性的工作內容，圖5展示的是不同法務部可能具有的個性的工作內容。

圖4 法務部的共性項目

圖5 法務部的個性項目

法務負責人可以說是法務部的最高領導，也是部門的靈魂人物。法務負責人自身的職級和地位在某種程度上決定了法務部在整個公司的定位和層次。

在法務負責人履職之初的兩大問題一定是團隊搭建和關鍵績效考核設置，這兩項工作是保證法務部正常運營的關鍵。本部分先討論團隊搭建，團隊搭建的關鍵就是要知人善任，但是知易行難，這一點往往也是最難的。

法務部架構搭建完畢、人員到位後，對法務人員的管理就是法務負責人最重要的工作之一。目前的流行趨勢和慣常做法是設置法務人員的關鍵績效考核指標，薪酬獎金等與之掛鉤。關鍵績效考核已經普遍用於對員工的表現進行評價、衡量和打分。關鍵績效考核對公司管理最大的貢獻在於它把抽象的工作、把對員工工作結果的評估簡化為對幾個關鍵指標的考核。就是說，把工作內容轉化為關鍵指標，而把關鍵指標作為工作能力、工作結果的評估標準，將員工的工作結果與評估標準相對照，最後將員工的薪酬獎懲與關鍵指標進行關聯反映。這樣在員工考核事項上就不用僅憑個人印象或者好惡來對個人工作進行評價了。

年度預算會議非常消耗精力和時間，因為年度預算會議夠長、夠吵、夠火爆，每個部門的主要任務是向董事長或經理申請更多的預算，或者不讓董事長或經理砍掉自己草擬的預算，所有部門都在列舉種種理由、提出種種依據來證明自己的預算金額是合理的，是必須要得到保障的，法務部也不能免俗，每年都要面對預算工作。

法務部的工作內容和職責究竟有哪些，其實讀者從上文中已經可以“窺豹一斑”。法務部是為服務公司業務而設定的，所以不同業務範圍公司的法務部其工作內容和職責也有差異。筆者歸納了各類法務部具有共性的工作內容，以下文兩張圖來列示，圖4展示的是不同法務部可能具有的共性的工作內容，圖5展示的是不同法務部可能具有的個性的工作內容。

圖4 法務部的共性項目

圖5 法務部的個性項目

1. 法務部的共性項目

把圖4展開，每個項目的工作內容基本如下：

（1）“合同管理工作”包括四部分內容：第一部分，合同訂立、合同履行、合同變更、合同解除等合同流程管理；第二部分，標準合同的確定和推行；第三部分，合同數據分析、統計和反馈；第四部分，合同檔案管理。

（2）“糾紛管理工作”包括五部分內容：第一部分，訴訟、仲裁啟動和應對；第二部分，訴訟、仲裁進程控制，一審、二審和再審程序，調解程序，仲裁結果確定；第三部分，訴訟、仲裁結果的執行；第四部分，訴訟、仲裁風險提示；第五部分，訴訟、仲裁檔案管理。

（3）“投資法律服務”包括五部分內容：第一部分，盡職調查，盡職調查報告後續問題解決；第二部分，商務談判，商務決策；第三部分，投資方案、並購方案設計和確定；第四部分，資本化方案設計和確定；第五部分，融資計劃確定和實施。

（4）“知識產權工作”包括四部分內容：第一部分，知識產權申請；第二部分，日常知識產權維權；第三部分，知識產權資本化；第四部分，知識產權授權體系建立和實施。

（5）“中介機構管理”包括兩部分內容：第一部分，中介機構選聘和工作質量管理；第二部分，中介機構費用預算和支出管理。

其實，不同公司在上述共性工作中，也還是會有差異，至少存在各自的側重點，我們來看奢侈品公司的法務部，其尤其關注的事項是《廣告法》對於其廣告行為的調整，以及對於假冒商品的打擊。制造業的法務部可能在回收應收款工作方面會有比較大的壓力，應收款回收率會成為其很重要的考核指標。在一些輕資產的技術型公司中，知識產權的申請、保護和許可會放到比較重要的位置上。相似地，在以品牌連鎖為商業模式的公司中，商標的申請、維護和連鎖店的許可經營協議的簽訂和實施是最重要的工作。而可以預測的是，無論是私募股權投資還是創業投資類的股權投資公司的法務部，肯定是以投資法律服務工作為最大頭的工作內容。圖3-4所列示的法務部門工作內容更偏向於法律業務工作，與圖3-5相比是普遍存在的工作內容，筆者在另一部著作《法務之術》中對法務上述的每一項共性工作的具體操作流程和重點技巧做了分類分享。

2. 法務部的個性項目

每個項目的工作內容基本如下：

（1）“證券事務工作”包括四部分內容：第一部分，信息披露、日常證券工作；第二部分，大股東義務；第三部分，首次發行股票和再融資方案設計和實施；第四部分，資本市場法律和監管動態跟蹤。

（2）“內部風險控制管理工作”包括三部分內容：第一部分，供應商等資質審查；第二部分，公司授權制度建立、授權體系建設和授權文件制作；第三部分，公司內部審計和法務審計。

（3）“公司治理法律服務”包括四部分內容：第一部分，公司股權架構安排，集團化架構安排；第二部分，股東會/股東大會、董事會和監事會三會架構、程序和文件管理；第三部分，董事會辦公室工作；第四部分，公司治理制度設立。

（4）“風險預測工作”包括三部分內容：第一部分，行業法律和監管政策預測、分析和落地；第二部分，日常經營風險的分析、匯總、提示和法律漏洞解決；第三部分，具體事務法律風險解決方案出具和實施。

（5）“條線管理”包括四部分內容：第一部分，子公司業務法務支持；第二部分，法務團隊建設；第三部分，法律條線培訓和公司法律培訓；第四部分，法務工作信息數據分析和匯總，法律資源共享。

（6）“費用管理”包括兩部分內容：第一部分，法律費用預算管理；第二部分，條線法律費用歸口管理。

圖5所列示的法務部工作內容，和圖4相比，更傾向於法務部的管理職能，是從公司管理和風險控制角度出發的工作內容。筆者在另一本著作《法務之術》中對法務部上述的部分個性工作的具體操作流程和重點技巧做分類分享。

3. 行業特有項目

除了上述兩張圖中提到的工作以外，有一些特殊公司的法務部其職責會更加突出其行業的特殊性，例如，“金融控股集團公司”，這些公司一般是一家持股公司，旗下會持有銀行、證券公司、保險公司、資產管理公司、私募股權基金公司、融資租賃公司等多家具有金融牌照的子公司，這些金融控股集團公司的法務部的工作內容和職責中就會包含對應於金融行業監管要求的工作事務，一般會有金融合規管理、項目風險控制工作、任職人員資質審查工作、投資項目評價工作等。再如，銀行機構的法務部，除了常規工作外，還會有反洗錢工作、非法集資防範工作、金融機構員工異常行動防範、交易結構風險排查、新產品風險評級等工作。就保險公司而言，其法務部更關注保險欺詐的發生，保險公司業務員的告知義務如何完成、如何留痕、如何證明，以便在預防訴訟風險中，投保人主張業務員未履行告知義務，導致投保人免責的情況。

4. 爭議項目

需要說明的是，筆者沒有將“工商事務”和“公章管理”在上述圖中加以體現，因為這兩項工作每個公司設置不同，存在一些爭議，筆者也有一些自己的看法。有的公司很明確地把“工商事務”和“公章管理”的工作歸屬於法務部，有的公司卻並不將其歸屬於法務部。

（1）工商事務。一般而言，工商事務包含了所有可能發生的，需要至市場監督管理局辦理的核名、注冊、變更、備案、清算和注銷等工作。很多讀者認為這項工作並不屬於法律事務，而更多的是一種行政工作，其實不然。例如，股權出資，對出資股權的性質界定、評估、交割等實際上都是法律事項；再如，公司清算，清算組如何成立、清算過程如何設置、清算報告如何出具、清算後責任如何承擔等也都是法律事項。筆者認為“工商事務”應該由法務部門來負責，這項工作中所涉及的法律文書制作、公司治理的變動、增資方案的設計、清算程序的履行等都需要依照法律執行，由法務部來操作比行政部門來處理更合適。

（2）公章管理。對於公章管理，筆者認為排除信任因素，更應該歸屬於行政部門來負責。公章管理的要點是“蓋對章”，不該蓋章的堅決不蓋，例如，空白文件堅決不蓋，蓋章文件內容和審批文件內容不一致的文件堅決不蓋。公章管理需要的是精細化管理，每一個用印流程都要登記清楚，每一個用印登記都要一一對應。這項工作靠的是耐心和細致，靠的是“鐵面無私”，更重要的是全天候在崗。因此，筆者認為，這項工作的法律屬性並不強，可以由行政部門擔當。

5. 法律報告

（1）法律報告的概述。法律報告是十分有必要在本書中加以討論的內容。筆者所言的“法律報告”由兩部分構成：第一，法律風險提示報告；第二，法律趨勢報告。法律風險提示報告，顧名思義就是由法務制作的對公司所存在的風險進行提示，這種提示報告可以是定期報告（每月一次）也可以是不定期報告。報告的主要內容是對公司現存風險的提示和解決方式，報告中風險來源一般都是公司日常工作中出現的問題，報告的閱讀者是風險關聯方以及公司的管理層。定期報告一般是一個較長的時間跨度內，對公司總的法律風險的總結和分析，或者是對公司某核心工作的法律風險的總結和分析。不定期報告更常見於對某一個特定項目的具體分析和法律風險提示。

（2）法律風險提示報告案例。由於法律風險提示報告涉及公司經營的具體問題，所以筆者無法在下文引用一篇完整的法律風險提示報告來進行分析，在此僅以法律風險框架報告向讀者展示，該報告將以員工離職時法律風險的提示為基本背景。

法律風險提示函——員工離職

集團人事部、子公司人事部：

法務部在辦理目前集團發生的勞動爭議案件中，歸納了我集團和相關子公司在和勞動者解除勞動合同過程中的相關操作瑕疵和法律風險，並提供了解決方案，請相關部門采納並執行。

一、法律風險表現

（1）公司提前與勞動者解除勞動合同的程序存在瑕疵：        。

（2）給予經濟補償金的計算存在瑕疵：        。

（3）員工自行辭職的書面證據的留存存在瑕疵：          。

二、法律後果

（1）公司違法解除勞動合同的法律後果：        。

（2）給予經濟補償的計算瑕疵的法律後果：        。

（3）員工自行辭職的書面證據的留存存在瑕疵的法律後果：        。

三、解決方案

（1）公司提前與勞動者解除勞動合同的程序瑕疵的解決方案：        。

（2）給予經濟補償的計算瑕疵的解決方案：        。

（3）員工自行辭職的書面證據的留存瑕疵的解決方案：        。

對於上述法律風險，請各公司的人事部門先進行對照，自查工作中是否存在類似問題，如存在上述法律風險，請參考第三部分的解決方案。上述工作希望各公司人事部門能在本函發出之日起兩個月內完成相關工作。因實際工作中法律風險的表現形式多樣，上文可能無法歸納所有的風險點，如果風險表現方式與上文不同，則需要定制解決方案，存在此種情況的或有其他需求或任何問題的，請與集團法務部張某聯系，我中心將給予對應法律支持。

某集團法務部

20××年××月××日

（3）法律風險提示報告內容解析。法律風險提示報告的主要內容通常包括三塊：現有法律風險描述、風險可能導致的法律後果、風險解決方案，這三塊內容寫清楚，一份報告就相對比較明確了。筆者想提示大家的是，除了對公司整體法律風險作出分析和判斷的整體法律風險提示報告外，法律風險提示報告最好從小處著手，從一個具體問題入手，深入淺出地講清楚、講明白，不要太貪心，想在一個報告中把所有問題都講了，這樣的效果是不會好的，切忌“眉毛胡子一把抓”，沒有一個明確的重點，法律風險提示報告如果篇幅太長也容易讓閱讀者喪失興趣。同時，法律風險提示報告的語言不建議太專業化，因為此份報告的閱讀人群都是非法律專業人士，作者要從讀者的角度來組織語言，法言法語太多，不利於閱讀者理解和實施。法律風險提示報告的主要目的是解決具體問題，不要過於誇大不利的法律後果，應該把解決方案做更細致的說明。如果一項具體工作中涉及的法律風險點比較多，那建議用表格形式來體現，這樣比較清楚和直觀，如表1所示。

表1 風險報告表

（4）法律風險提示報告的執行。法律風險提示報告出具後，一定要加強溝通，讀者可能明白問題出在哪裡，但是如何整改，往往是不清楚的，所以法務部要在報告出具後多做解釋工作，首先讓讀者明白措施的必要性，還要讓讀者知道措施的操作方法和步驟。法律風險提示報告在出具前也要多聽業務部門的反馈和說明，不要單純地從法律角度出發，要充分考慮實際工作中的複雜性和變化。

法務可以設計一個法務風險提示函的程序性格式表單，該表單的主要用途就是規範法律風險提示函的發送流程，並記錄相應部門的反馈和互動。一般可以包括法律風險提示函的發出、簽收記錄，並留有空間請其他部門人員填寫反馈意見或者整改措施落實情況。這樣做的好處是可以追蹤法律風險改進措施的執行情況，避免“空對空”。

（5）法律趨勢報告的價值。法務部門要出具的第二類法律報告就是法律趨勢報告，這份報告其實是一份預測性報告，並不是針對現有法律具體問題而出具的解決方案，在現實工作中可能出具法律趨勢報告的法務部門並不太多，但是筆者認為法律趨勢報告是企業家、公司高管真正想看、想讀的材料。原因有兩點：第一，新業務的出現、新交易架構的設計、新盈利模式的被挖掘，有時候往往會超過現有的法律規定和監管辦法，這就需要從梳理法律規定或監管趨勢方面來對新業務進行法律判斷，而作出法律判斷的基本依據就是現有法律和監管規定的趨勢分析。第二，法律趨勢分析可以影響公司業務調整方向，或者挖掘新業務的機會。講到這一點筆者就建議大家要重視法律草案，法律的改動不是一日完成的工作，必然會先公布草案和社會討論稿，草案必然會反應現行法律需要被調整的內容，而社會討論稿必然會反應相關利益方的訴求和主張。例如，2016年熱議的《民辦教育促進法》的修改、2021年修改的《民辦教育促進法實施條例》，草案也是出了幾稿，社會討論十分熱烈，如果從事相關教育產業的法務工作就應該參與研究，一方面要積極主動對法律的修改提建議，盡量爭取自己的合法權利被法律確定；另一方面要研究法律修改的動態，未雨綢缪，做好法律改變後對業務開展的影響的應對措施的準備，將不利影響降到最低。讀者會看到券商會出具某一個領域的趨勢分析，例如，《新三板趨勢報告》《家族信托管理趨勢報告》等，其實法律趨勢報告與其性質和功能類似，僅是內容不同，但它們的功能都是給公司經營者提供一個趨勢分析、遠觀角度和提前應對的思路。

綜合上文所分析討論的內容，筆者認為一個理想的法務部必然是將法律業務工作內容和公司管理工作職能有機結合的部門，僅從事法律業務工作，就是屬於“光幹活、不管理”，可能會永遠處於解決具體問題階段，無法切入公司管理和風險控制。但是不把法律業務工作內容幹好，可能無法使公司管理工作正常運行，公司管理工作必須依托於法律業務工作，沒有這個基礎，無法發現公司法律風險點，更無法提出有價值的管理方案。

杭東霞

上海華瑞銀行股份有限公司 董秘

二十餘年法律職業經曆，曆任大型人壽保險公司理賠法務崗、專職律師、大型國有企業法務負責人、外資企業法務部總經理、大型民營企業法務證券部總經理，現任民營銀行董事會秘書。兼任上海仲裁委員會、上海國際經濟貿易仲裁委員會、杭州仲裁委員會和無錫仲裁委員會仲裁員。《中國外匯》《法人》等專業雜志的長期約稿作者。已出版個人專著《法務之道-職業定位、核心技能與職業環境》，深受讀者喜愛。