通用合同管理系統設計方案（四）合同變更和合同管控

在聊合同變更之前，我們先要清楚地知道：實際上並不存在合同變更。變更是將原有的變更為其他的，一份合同簽訂以後，要麼執行完，要麼終止合同，不存在變更一說，即對原有合同進行調整。

但是存在變更合同，即通過新的合同來對原有合同內容做補充說明，而這些補充說明內容實際上是一份新的合同，這個變更合同叫法很多，有子合同、補充協議等等。在該文中我們全部就先叫補充協議。

合同沒有變更一說，但是我們的合同管理庫中的合同內容可以變更，即因為補充協議的產生，原有合同內容的部分內容會有變更，如主體、約定的內容、合同金額等等。

1. 金額調減

合同簽訂完，在執行的過程中，因為某些原因導致需要調整合同的金額，如原合同金額為100W，我們簽訂完補充協議後，需要將合同金額調整到80W，這個附加協議對合同金額的影響就是原合同金額調減。

2. 金額調增

和金額調減相反，原合同金額100W，補充協議規定，需要將合同金額調整到120W，該補充協議對合同金額的影響則為金額調增。

3. 其他調整

補充協議的簽訂也有可能只是明確了合同中部分不明確或者需要進一步明確的內容，而不影響原合同金額，我們歸集到其他調整中。

這裡需要說明的是：一份補充協議中其他調整和金額的調增或者調減可能是成對出現的，即出現其他調整+金額調減或者是其他調整+金額調增，額，好像一句廢話，但又不是廢話，購買合同中，有可能出現調增或者調減同時出現的情況，我們基於原合同金額對比即可。

當一個合同附加協議出現以後，原有合同內容會發生一些變更，我們需要同步去調整合同管理系統中登記的內容（合同附件不允許變更），這裡有兩種情況需要考慮。

1）補充協議和原合同都生效

這種情況比較常見，補充協議簽訂以後，原有合同繼續生效，畢竟補充協議是基於原合同的。

2）補充協議導致原合同失效

這種就比較特殊了，補充協議簽訂以後，原有合同全部失效，這裡就比較麻煩了，因為正常情況下，補充協議基於原合同，原合同失效、補充協議也失效，但是如果補充協議不生效，原合同怎麼會失效。

這裡我們不展開討論了，下面我們基於合同管控再細說。

合同管控和合同管理有區別，合同的管控是基於合同管理，連管理都沒有，根本沒辦法談管控，當然合同管控是需要和項目或者其他內容結合起來，我們這裡不做展開，後續的文檔中我們會將這一塊的內容結合進去。

合同管控必須是系統+人為兩種並行，不能完全交由系統來控制，畢竟合同簽訂有固定金額和非固定金額兩種（當然有些合同根本不涉及錢，那麼就當成固定金額吧，金額為0，這裡我們主要講固定金額的合同管控，非固定金額的我們簡單了解即可。

1. 合同狀態

合同一定要控制狀態，失效的合同不應該被操作，執行完成的合同不應該被操作……

2. 合同金額管控

在合同簽訂的時候，雙方是會明確合同的金額和收付款類型，這裡的管控分成：簽訂時，金額分級審批、執行時收付款金額不能大於合同簽訂金額。

簽訂時分級審批：當合同的金額大於某金額的時候，我們的審核應該更加嚴格。

執行時，收付款金額不能大於合同金額：對於付款合同來說，我們需要控制的是：申請付款不能大於合同未付款金額，總不能100W的合同，申請付款120W吧；對於收款合同來說，我們需要控制的是：申請開票金額不能大於合同未開票金額，總不能100W的合同，開120W的票吧，當然如果100W的合同收了120W，那賺大發了。

3. 合同期數控制

合同收付款的時候，固定金額基本會有對應的期數，可能一期，可能好幾期，在合同期數控制的時候，需要考慮是否超時和申請付款應該按照期數來進行（不然合同的收付款計劃將形同擺設）。

是否超時：合同的應收應付時間確定以後，我們應該嚴格的執行，出現異常情況的時候，我們就要考慮是否審批的時候，預計收付款日期填寫是否合理，業務是否出現異常。

按照期數執行：為了方便，我們可能會只管總金額，不考慮按照期數來，但是為了合同管理能更好地執行，建議按照期數來控制，即第一期沒有付完，就不應該付第二期，當然可以合並兩期或者多期。

4. 條款控制

合同簽訂的時候，收付款都是有條件的，條款的控制，主要目的是反推業務執行情況，這一塊情況比較複雜，每一個企業的情況都不盡相同，只做一個簡單的舉例：如合同約定，系統上線付第二期款，到時間了，合同錢沒有付出去，這個時候我們就要考慮是否是因為項目執行出現了問題。

5. 非固定金額的合同人為控制

對於協議類的合同，我們納入到系統管控中的話，也不是不行，只是會比較麻煩，所以建議人為管控。如：合同簽訂的時候，協議類的，不應該要求申請人填寫合同的總金額，合同的收付款期數……這樣會讓申請人很難受，同時會導致需要不斷的人為調整合同的金額，更合同管控帶來不便。

合同變更如何調整合同管理系統中的線上數據，其實跟我們的管控策略相關，如果我們管控對象都是原合同，那麼我們就需要根據補充協議來調整原有合同線上登記的內容，如合同的金額，合同條款等等；如果我們將補充協議當成新的合同，那麼就可以不用考慮調整原有合同內容，當成兩個合同來管理即可。

調整VS不調整：

調整的情況下管控比較方便，補充協議真就只作為補充協議。將補充協議作為附加內容，關聯到原合同中（只要在原合同中能查到有補充協議就可以了）。

不調整的情況下，控制比較麻煩，就比如合同的金額調減，對於補充協議來說，合同金額肯定是正的，只是有一句話告訴你要把原有合同金額減少，付款、收款都難以控制。

個人建議將合同的補充協議就作為補充協議，不做管理，根據補充協議調整原有合同管理系統中的信息，讓附加協議能被找到即可。

合同的的變更不存在，但是我們可以根據補充協議的內容變更合同管理系統中記錄的內容。合同管控很重要，合同審批、執行等都要依托於合同管控。沒有合同管理則管控難落地，沒有合同管控，合同管理形同虛設。在合同管理系統中，需要同時考慮管理和管控。

整個合同管理相關內容基本完結，在實際中，我們會遇到很多情況，希望合同管理系列文檔能為大家在設計合同管理系統時提供一定的建議。