企業法務的困局與數智化管理對策｜Me未來

文/郭勁

這兩年，特別是在疫情常態化的背景下，企業經營的環境日益複雜，企業法務部所經受的工作內容，面臨的挑戰也越來越大。如何實施有效的法律事務管理，如何通過數智化的管理工具，減輕法務負擔，提高工作效率，變得迫在眉睫。那麼在法務工作數智化管理的建設中，需要面臨哪些問題，需要圍繞哪些核心的點？如何調配各種資源？

一、企業法務工作的困局

（一）法務工作的外部困局

談這個問題之前，我們先思考一個問題——企業法務與外部律師的區別是什麼？這應該是很多法務管理者都思考過的問題。企業法務，無論是事後的法律救濟，還是前端的風險防控、都必須與公司的業務貼合，圍繞業務、產品、項目開展工作。舉一個例子，一些剛走出校園的應屆畢業生審合同，全程和業務沒有交流，只看合同文本，審核的重點就是錯別字、病句。業務的背景是、模式是什麼、細節有哪些？沒有關注。不掌握這些，僅看合同文本，沒有意義，也審核不出什麼風險。企業法務的工作離不開業務。離開業務的企業法務，一定起不了作用。怎麼樣和業務貼合，如何打破與業務的鴻溝，是企業法務工作面臨的最大困局。

一方面，法務部守門員的職責決定了法務與業務之間，存在固有的崗位職責沖突和利益沖突，另一方面，兩者在工作上的割裂，更進一步加劇了這種矛盾的產生。

在一線業務人員眼裡，法務到底是什麼樣角色？這個答案挺有意思，我問過很多企業的一線人員，法務到底有哪些標簽？法務部到底是什麼樣的部門，大概總結了三種角色。

（1）神秘部門。以產品開發為例，產品從設計、開發、測試、上線、銷售。在整個開發流程中，研發、銷售、運營、設計等崗位，一般都是直接參與相關的會議、討論，但法務一般不會參與這些流程。公司大部分人不知道法務是幹什麼的，鮮有公司法務與業務同吃同睡，共同發力的情況。法務部很神秘。

（2）找茬部門。很多企業關於法務的定位是守門員，這個好像也成了業界的共識。業務往前沖，法務要考慮合規問題，要牢牢抓住業務這匹“可能脫韁的野馬”，確保他們朝著合規、合法的道路上奔跑。而一些路子比較野的業務，也不願意法務一起交流，擔心法務會阻礙他們開展工作。所以，法務在一些企業內部被戲稱為東廠、西廠，可能也是業務最煩的人員之一。

（3）背鍋部門。只要與文字相關的工作，都和法務相關，出事了全甩給法務。為什麼業務出現了糾紛？是因為法務審合同時沒注意風險點！為什麼客戶最終沒有回款？是因為法務沒打贏官司！等等。這點很多法務應該感同身受。

因此，法務的數智化管理，首先，就要立足於如何填平法務與業務之間的天然鴻溝，幫助法務了解業務，幫助業務主動合規、守法，促進兩個角色、崗位之間的融合。

（二）法務工作的內部困局

法務的工作困局，除了與業務的割裂外，其自身的工作也有一些問題與痛點，這也需要數智化的管理工具來進行改進。

（1）事務性冗餘。在數智化管理之前，傳統的法務管理中，包括知識的形成、訴訟臺賬、合同審核、子分公司管理等法律工作，基本還是依托於Word，Execl表格等工具。各種文檔、表格混在一起，形成了各種各樣的工作表，法務被戲稱為“表哥、表姐”。靠人工記憶，不僅容易出錯，也不利於內部管理、學習。

（2）走鋼絲。因為法務是公司風控的最後一道防線，是一個權威的象征，決定了法務工作不能出現任何瑕疵，這也讓法務部對自身工作質量的要求非常高。法務只要出現一處錯誤，對外的公信力就會大大下降。

（3）經費有限。因為一般法務不直接創造經濟價值，所以公司給法務建設投入的經費有限，“巧婦難為無米之炊”。經濟下行時經費削減，法務也是首當其沖；我知道一些企業的法務，連最基本的風險監測工具都沒有，工作的質量與效率自然打折扣。

（4）管理盲區。企業法務在國內發展的時間短，很多公司都是兩三個人小團隊作戰，對於法務部門如何管理，內部如何實現高效協同，缺乏行業效應。比如，街頭巷尾都在教人做銷售管理，但卻鮮有人提到法務管理這個話題。

（三）法務數智一體化建設的關鍵詞

針對內、外部的困局下的法務數智化管理工作，我總結了5個關鍵詞：下沉、賦能、權責、成本、效率。

首先，法務的數智化管理應當要幫助法務下沉到業務中，促進法務主動、及時了解業務，並通過數智化中的大數據分析和智能化分析，賦能到業務部門，幫助他們做出一些經營決策，同時這個過程應該要與業務部門形成一種權責劃分，哪些是法務關注的重點，哪些是業務關注的重點，法務的意見應在系統中留痕，業務也應當負起責任。成本與效率是站在法務自身痛點的分析。數智化的管理，最終目的都是要提升法務的工作效率，這個過程要做好成本與收益的最大平衡，力爭做到開發成本的邊際收益最大。

其實，所有事務的工作、冗餘性的工作，各種“表哥、表姐”的整理，都可以通過增加人手來完成。成本怎麼控制，需要好好考量。當投入開發的成本高，而產出不大，就能難以獲得公司層面的支持。所以在整個法務數智化管理的建設過程中，我們應圍繞下沉、賦能、權責、成本、效率這5個關鍵詞展開。

二、法務數智化管理的構建方向

知道了法務部工作的痛點，以及數智化管理建設應當解決的問題，後面就可以具體規劃法務的數智化管理方案。如何構建法務數智化管理產品，應當要從垂直和水平兩個維度來衡量。

（一）垂直領域

垂直領域就是數智化產品的智能程度，我把法務的數智化建設分成了3個階段，電子化→數據化→智能化。從工作效率角度看，一定是越智能越好，但是越智能意味著投入成本也更高。

電子化：就是無紙化辦公。所有的合同審核，包括線下審核，郵件審核等全部搬到線上進行。很多企業都完成了電子化的建設。電子化建設中，一定要完成流程的可視化，即合同審核、審批到哪一步、每個審批人什麼意見，都要完全可視化，與業務部門的流程可視化，是整個法務數智一體化管理建設的基礎。

數據化：數智一體化管理中的“數”。數據化就是將法務系統中所留痕的數據進行再加工，得出經營分析數據。以合同審批為例，通過合同審批系統，對合同中的簽約數量、標的金額、客戶規模、付款時間、違約條款等信息進行識別與分析，提煉出相關經營信息，形成業務變化的指示器，賦能業務決策。這是法務數智一體化管理建設的賦能環節。

智能化：數智一體化管理中的“智”。如果說電子化是基礎，數據化是賦能，那麼智能化就是真正提高法務工作效率和業務風控水平的階段。智能化管理方案中，通過合同AI智能審核，條款庫等方式，協助業務部門自己寫合同，並在審核的環節過濾掉合同中的低級錯誤。在提升一線人員寫合同、看合同能力的同時，也提升法務自身的工作質量。

（二）水平維度

水平維度就是要求法務的數智化管理必須要與其他業務系統相結合。法務數智化管理的構建，絕對不僅僅是一套法務“自嗨”的系統，應當包括業務全流程，而且必須介入業務系統。甚至說，法務可以沒有自己的管理系統，也必須要介入到業務的系統中，為什麼？

首先，前面介紹了法務和業務之間有著天然的崗位責任沖突，指望業務在產品推進的每一步主動找法務溝通，基本不可能。有些時候，業務規則都定好了，才會通知法務參與。甚至有時，產品基本開發完成，已經推向市場，即使不合規，也難以推倒重來，法務此時的責任從產品合規，變成了風險規避。所以，法務必須主動知悉業務事項，了解產品、項目每一步的進展、每一個可能需要法律介入的抓手。

其次，這種介入，通過系統將法務的意見的留痕，也是法務和業務權責劃分的體現，對法務自身也是一種保護。

最後，這種伴隨產品生命周期的全流程介入，對法務自身人員的鍛煉也比較強，需要時刻回應業務質疑，不斷argue。

類似法務對接的業務系統包括很多，例如：合作申請模塊、產品開發評審模塊、新業務上線審批模塊、人力資源模塊、數據隱私合規模塊、不正當競爭模塊、廣告物料確認模塊等等，一般企業自己的OA或者ERP系統裡都比較全面，總之法務要參與進去。

有條件的法務，要建立自己的法務管理系統：合同審核、訴訟管理、知識產權、子分公司管理等。

三、法務數智一體化工作介紹

（一）合同審批系統

合同審核是法務工作中，最常規、最重要的一項工作，大概占了日常工作量的一半。狹義的合同審核僅僅是對合同文本的審核；而廣義的審核，應該包括從合作商選擇、合同條款擬定、條款審核、履約節點管理、合同歸檔這些環節。

數智化合同審核系統，應當包括Saas類審批管理軟件，業務管理系統、還應當包括公司信息查詢系統、 裁判文書信息對接系統、甚至上市公司數據查詢系統、法規案例查詢系統、文件協同系統等，其應當是企業內部治理規則的高度整合。具體功能上，應當實現這些內容：

（1）供應商分析：校驗合作商的名稱是否正確，資質如何。

（2）程序留痕及操作自動化：包括采購規則、法務規則、財務規則等一系統算法，最終實現90%規則自動化，這樣法務審核的重點就關注10%的細節。

（3）履約監控與提示：包括裡程碑監控、付款節點監控、完成證據監控、商務糾紛留痕。

（4）歸檔管理：合同分類歸檔，重要執行記錄留檔，重要證據提示留檔。

在具體的審核流程與呈現效果上，合同審批系統必須要實現全流程管理與業務線參與這兩個重點。全流程管理：審批流程應包括從合作商選擇、合同履約進度管理、合同歸檔，涵蓋整個合同的履約周期；業務線參與：通過系統，讓業務主導合同審批的流程，想辦法讓業務自己評估合作商的風險等級，能不能合作；讓業務自己草擬合同；讓業務自己盯著履約的節點。合同審批系統中的很多流程，業務人員都是需要參與進來的，而不僅僅只是得到一個合同審核通過與否的結論。

首先是合作申請，我們要和誰合作，合作的方針是什麼？必要形式是什麼？預算是多少？合作要點是什麼？也就是合作的具體細節，這個是業務自身發起、自身審批的事項，是進入合同審批系統的前提。業務管理系統中的審批情況，一定要和法務的合同審批系統對接，這樣後續法務在合同審核時才能知道，業務合作的重點、模式和底線是什麼，避免單純從字面上審核合同。

合作申請完成之後，就是正式進入合同審批系統，首先是合作商風險管理，校驗合作商的資質如何，這個操作人是業務人員自己。接著就是合同撰寫，常規的業務合同，撰寫人也是一線業務人員，當然數智化合同審批系統中有相關的條款庫、合同庫，可以提供了大量的參考模板；再後面就是合同審核階段，這裡是法務人員工作的重點，在這個階段中，有相應的錯誤檢索工具，重大條款提示進行輔助審核。再後面就是履約節點管理，履約節點管理的重點是階段性付款和階段性驗收，所以，一定要和財務系統和業務管理系統打通。最後一步就是合同歸檔系統。

流程可視化中，要注意一些特別的流程，比如審批人和知情人。正常情況下，每個公司，合同的審批流程應該是固定的。但是遇到跨部門，需要多人協調的部門怎麼辦？他們也是業務的參與人，也需要了解合同的審批進展，或者發表一些業務看法。這個時候，就需要設置一些額外的知情人，或者審批人。法務可以根據合作的實際情況靈活設置。

1、合作商風險管理

合作商的資質如何，在法務與業務之間的正常分工中，我認為應當屬於業務部門的管理環節。但是在有些企業裡，其實還是法務在做，這類企業的工作理念中，一切與風險相關的東西，都應該由法務負責。姑且不論對錯，僅看這個合作商風險查詢，相關的資質查詢工具很多，比如市場上比較成熟的企查查，天眼查等工具，都整合了包括公司資質、司法訴訟、行政處罰等方面的信息。

具體在合同審批系統中，可以首先設置合作商風險評估模塊，並且結合企業自身的業務特征，建立一套風控模型或者是評分模型；其次通過與企查查等工具建立API對接，讀取合作商的資質信息。企查查裡顯示某個公司的提示性信息很多，從成本與效益的角度看，讀取的參考字段越多，查詢的費用也越多。所以，選擇企業需要的幾個核心的字段非常重要，從風控的角度看，司法訴訟和經營信息兩個維度參考價值較大，例如成立時間、注冊資本、司法訴訟、相關處罰等。選取好了讀取的字段，後面要做的就是把這些字段與自己的合作商風控系統打通，在自己的合同審批系統中，通過輸入公司名，經過風控模型的計算，直接反馈出這個企業的資信情況。

在風控模型的構建上，我們針對以上參考信息設置了黃線與紅線兩道預警機制，如果合作商出現破產、清算、或者是限高、失信等信息，屬於觸發紅線，系統直接判定重大風險、不予合作；如果是有重大訴訟，特別是一年內作為被告的訴訟超過一定量，或者是其他處罰、股權質押等，則定義為黃線，需要業務部門與法務特別重視，並認真評估是否繼續合作。這裡的紅、黃線標準，企業可結合自己具體的業務實際設立。所以合作商風險管理，本質就是將第三方查詢工具中的有代表性的字段，通過自己的模型，最終將結論體現在自己的系統裡。

此外還要注意的是，如果合作商有風險，具體什麼樣的風險？為什麼有這個風險就不能合作，一定要向業務表達清楚，所以系統中反馈的評估結果，將要法律的語言轉化為非法律人都看得懂的日常語言，讓他們了解每一個提示字段背後的含義。

2、合同文本審核

這裡是法務工作的核心與價值所在，在數智化的合同文本審核中，系統功能的重點在於如何提高合同審核的效率以及業務人員自行寫合同的能力。具體系統功能包括合同模板庫、條款庫、低級錯誤識別等。

（1）數智化的條款庫。

一些公司的法務致力於公司常規業務合同的模板化，其實有些非常規的、輔助性、支持性的合同，也可以進行模板化。通過條款固定化，將合同中可變信息設置為交互式的選填框，讓業務人員在合同系統中填寫完畢相關字段，由系統自動生成一份完整的合同文本。

針對非模板合同下的具體條款，數智化的審批系統中，已經積累了數以萬計的具體條款，法務可以將這些條款重新完善、利用、入庫，實現業務人員根據合作的性質、款項流向、標的金額，通過系統從條款庫中進行匹配，最終形成一份完整的合同文本。

這裡要特別注意，條款庫的建設，一定要結合本企業的業務特點和本企業的合同文風、表達習慣去編寫、收集。我不建議外部采購。外部第三方機構或者網上共享的合同文本，一般是大而全、條款很多，但是從生成的效果上看，顯得比較冗餘，甚至感覺不倫不類。所以法務平時要做好典型條款的收集、編寫、入庫工作。

（2）智能化審核，通過技術過濾掉低級錯誤。

業務人員自己寫的合同，很多都是拿過去合同更改的內容，所以經常出現改前不改後、金額錯誤、合同留白、大小寫不一致、條款矛盾等問題。坦白說，這些錯誤屬於低級錯誤，法務如果沒有審核出來，被別人看到了，法務的公信力就會大大折扣。而法務在審核此類合同時，如果特別在意這些低級錯誤，注意點就很難聚焦到合作本身的法律風險，影響合同審核的質量與效率。所以，通過數智化的工具過濾到低級錯誤非常有必要。通過AI智能審核，快速識別出金額、文字、空白、序號等方面的錯誤，讓法務人員在審核合同時，將關注點放在合同條款的法律邏輯上，而非一些低級錯誤上；對業務部門而言，提交的合同被檢索出低級錯誤，就無法進入下一步審批流程，這也可以強制業務人員關注合同文本，也解放法務的雙手。

3、履約節點管理

包括付款進度提示、階段性成功交付提示，合同到期提示，歸檔提示等。可以在合同審批系統中，將這些信息字段設置為交互性的填寫字段，以便系統自動抓取、分析這些時間點。在後續合同履行中，提示包括業務、法務、財務在內的相關人員，注意收、付款，注意履約節點、注意違約責任。

4、數據分析

這是法務反哺業務的關鍵。法務通過審批系統可以基本掌握一定期限內的某項業務的客戶分布、合作金額等信息。長期來看，可以準確反應出該業務的趨勢變化，並推導出原因，進而給予業務部門一定提示，反哺業務。

在法務所有的系統功能中，數據分析功能，我建議一定要做起來。首先，實現不難，有數據的東西都可以留痕，可以對儲備的數據進行加工處理；其次，這些工作真正突破了法務工作的傳統界限，實現了法務助力業務發展，賦能業務。

（二）訴訟管理系統

訴訟工作是法務部門最容易背鍋，但是也最能出成績的工作。企業法務的訴訟管理，一直存在兩大痛點：（1）業務線參與度少，很多企業認為訴訟就是法務的專項工作，打輸了，當然是法務的責任；（2）本部門中，非本案參與人員，互動學習少。

數智化訴訟管理的價值體現

通過數智化的訴訟管理工具，法務最想解決什麼問題？這是構建數智化訴訟管理工具的關鍵？我認為，通過數智化的訴訟管理，至少要向業務傳達到關於訴訟工作的三點信息：

（1）合規。通過訴訟提升業務的合規意識，是訴訟的最大價值。什麼是規，合什麼規，什麼場景下合規，這是產品線必須了解、掌握的知識，業務應當通過訴訟的環節，全面提升合規意識。

（2）程序。一些業務部門，不太重視合規場景，但是糾紛發生後，卻又非常著急，催促法務立案。很多業務期待的程序是今天立案，明天開庭，後天出判決。但是訴訟需尊重程序，答辯期、舉證期，審理期限都是有要求的，而且疫情之下，法院的案件也非常多，對方也可能通過管轄權異議、異議上訴等各種理由拖延時間，難以達到業務所期待的“速判”。訴訟工作的時間成本與經濟成本都非常高。

（3）證據。能否勝訴的核心在於證據，並非法務無能，有一些業務糾紛，合同沒有，對賬單沒有，往來郵件也沒有，“巧婦難為無米之炊”。

改變訴訟工作的邏輯

數智化訴訟管理系統的關鍵就是業務參與，同樣實現訴訟流程可視化與業務參與，從而改變傳統訴訟工作中，業務出問題後找法務，法務開完庭後，反馈給業務的工作邏輯，變更為業務與法務共同參與案件分析、證據準備、甚至參與開庭的過程。讓業務與法務一樣，全程置身於辦案之一。

訴訟管理系統功能

（1）互動閱卷。訴訟管理系統應在實現基本資料電子化的前提下，和業務部門打通，確保法務閱卷的每一個批注、意見，都能及時推送給業務端。包括證據的瑕疵、缺失材料、郵件表達分析等，每一個批注，都能通過辦公系統第一時間給業務人員推送一條代辦事項，讓業務解釋、反馈；同樣，業務端對本案的任何想法、異議也可以和法務溝通，實現實現與業務的互動，讓業務置身於辦案中。

（2）定期複盤。以上互動交流環節中的重點信息總結實現自動抓取，定期或結案後完成複盤郵件。

（3）重要日期提示。包括開庭日、上訴期限這些重要日期的提示，通過辦公系統，提示代辦事項。

（4）訴訟成本分析。通過系統中記錄的數據，分析訴訟相關費用、律師代理費以及每次開庭出差的費用，方便法務與業務做出成本分析，可視化訴訟的經濟成本。

（5）本地化存儲。訴訟應該是企業的核心商業機密，在判決未公開前，應避免泄密，所以訴訟管理系統與合同管理系統，建議最好本地化部署。

（三）知識產權管理系統

這個屬於法務管理的輔助性工作。很多公司依托於Execl表格進行統計管理，同樣也是面臨表格冗餘、提示靠人腦、業務參與少等弊端。很多業務不知道自己旗下的知識產權情況，一些儲備商標的適用場景，品牌價值也難以體現。可以通過商標管理系統，專利管理系統等數智化管理工具將這些知識產權信息進行分類登記，方便業務查看、統計。

四、法務數智一體化的實現技巧

無論是自己開發，還是購買成熟的法務管理產品，都需要經費支持，都需要研發人員去開發。那麼，具體怎麼落地，實現，是法務數智一體化管理建設中，不能回避的問題。具體的實現技巧，我有以下幾點經驗：

（一）控制成本

作為不直接創造營收的支持性部門，如果法務的話語權不足夠強大，我建議在數智化管理的建設中，投入成本，特別是外部采購的成本，要做好預算。從數智化建設的垂直維度入手，從電子化逐步升級到智能化。

（二）注重產出比

很多法務，在獲得預算購買了一套系統資源後，就認為這件事情結束了，其實不然。在獲取到數智化管理工具之後，後期應當充分的對工具的效果進行評估，特別是減少了多少工作量？提高了多少工作效果？怎麼在原來的基礎上反哺了業務發展？實現了法務工作怎麼樣的轉型？這些都要及時反馈，讓公司老板明白數智化管理的作用，同時最好還能獲得業務部門的認可與支持。

（三）主動自籌經費

法務能不能自行創造價值，創造直接的經濟價值？能！法務部可以主動拓展內部案源、爭取經費。很多公司的訴訟案件，法務都是被動介入，主動發起案件的不多。其實法務部門可以嘗試定期盤點業務部門的應收款項情況、網絡上知識產權被侵權的情況，主動發起一些維權訴訟，用計劃之外的業績成果，向公司爭取一些專項經費。

（四）具備產品經理思維

這個適用於自己開發數智化管理工具的公司，也是法務自籌經費的一種方式。自己開發的法務數智化管理工具，本身就是一款管理軟件產品，法務可以嘗試把它標準化並向市場推廣。

（五）維護好跨部門關系

從長遠看，法務的數智化管理建設，對公司的整體風控水平提高一定是有益的；但是在短期，業務部門的抵觸也是必然的，要維護好與他們的關系，堅持用時間換空間。無論如何，要牢記一點，法務始終是一個服務性部門，業務是你的客戶，法務是依附於業務的。

總結

有了系統對接，實現業務下沉，數智化部分法務事項，提升效率；法務不再是最神秘的部門和攔路虎，轉變成業務最親密的夥伴。

有了高質量檢索學習工具、AI校驗輔助，法律文件的質量得以保證，法務再也不用走鋼絲。

有了業務流程的實時記錄，就保障了程序能夠被記錄，每一項工作在開展時就輕松區分了權利與責任，法務再也不是背鍋俠。

法務有了自己的系統，人與人之間的協作得以高效進行，法務人員的工作能夠可視化、量化，法務管理者再也不用擔心協同問題。法律所掌握的大數據也可以更好的賦能業務。

法務數智一體化管理永無止境。我們一起探索！