法務數智化“從0到1”的實踐與思考｜Me未來

作為數字化人才戰略服務企業的法務，如何理解法務數智化的？在法務數智化建設過程中又有著哪些不一樣的探索經曆？

9月16日「Me未來」008期線上研討會非常榮幸邀請到三節課信息諮詢（北京）有限公司法務負責人——高安琪，在線拆解「三節課」法務數智化的實戰案例。

相信互聯網的產品人和運營人對三節課再熟悉不過，近幾年隨著業務的調整，三節課成功從 ToC 的互聯網專業人才孵化器成功轉型為 ToB 的數智化人才戰略服務商，賦能企業的數字化轉型。

伴隨著企業的發展，各部門也迎來了新的挑戰。新的業務迅猛發展，業務態勢日趨向好，然而對三節課法務來說，面對部門成立較晚、專業內容積累較少、人員相對有限的情況，則要開始“從0到1”的法務數智化嘗試。

俗話說：萬事開頭難。高安琪加入法務部的第一年，也是正式開始做沉澱的第一年。她開始翻閱整理從公司成立之初的資料，發現合同模板基礎等同於空白，留存的曆史資料的信息價值也非常有限，現用的幾個合同模板也與現有業務需求偏離較大。內部已是如此，對外更是沒有太多標準和規則，很多業務都是依靠口口相傳，信息差也非常的大。

在保業務發展的大前提下，作為職能部門的法務，需要給到所有業務強有力的支撐，因此不能只關心自己的專業能力，更多地要融入業務，加深對業務的理解。

第一，溝通。做到與業務真正對接，切實幫助業務解決問題，而不是告訴對方哪裡不對，這也是增加信任感的一步。

第二，重建配合機制。重新梳理規劃工作的基本流程，從合同起草、審核、管理，配合新的業務模式進行討論。舉例來說，三節課作為以內容為基礎的平臺，知識產權管理是非常重要的部分，因此法務在基礎流程的梳理過程中會格外加以重視。公司在創建之初並沒有特別關注法務相關的資料積累，她在第一時間幾乎將能夠找到的所有的合同、資料全部翻新了一遍，花費了大量的時間精力，完成了從0到0.5的艱難推進。

相信與三節課相似的私營創業公司，在前期發展階段，很多法務都會遇到類似的困難。

轉眼進入第二年，可以稱之為0.5的時代。“流程化、團隊協作、積累”成為這一年的主旋律。隨著公司業務的重要轉型，組織架構也隨之調整，三節課的財務和法務進一步融合，成立了財務法務部，兩個部門之間的合作也變得越來越緊密，分工和交叉事項的邊界變得更加清晰。

業務、法務和財務不僅僅是在自己的職責範圍內的工作負責，也是在為其他的部門提供工作依據。比如，業務在某一項商業談判的結果，最終會落在合同上，合同的執行是去檢驗業務是否在正常的開展，財務收到匯款就是這一項目完成的標志。看似每個部門都在做自己的事情，但卻同樣都是在為同一個業務負責。

為了讓部門間的信息更加通暢，流程化的梳理率先提到日程上。法務需要關注各個流程及審批環節，關注其他環節的參與人對於某一事項是否有相應的反馈、意見或者建議，這也是企業合規管理中的必要一環。

隨著整體流程的梳理清晰，公司對數據化有了新要求。在合同簽署、款項支付、項目交付等環節，都需要法務和財務出具的數據來進行跟蹤，這樣才能對一個項目整體負責。此時，合同信息中涉及交叉的部分，就開始流動起來了。

回到合同本身，並不是合同簽完，鎖在檔案櫃裡就再無人問津了，需要更好地發揮合同的價值。比如利用上面所記載的信息去驗證、去考核。

對於合同的履行狀態的關注，本質上也是為公司業務運轉的是否健康提供一個檢驗標準。項目何時執行，何時回款，交付結果是否符合預期、符合約定，交付過程中是否有重大的變更？這些都依靠合同文本約定的內容與實際做比較判斷。

三節課作為企培企業，為滿足客戶的需求業務側要給出不同的方案，這同樣也給法務工作帶來不少挑戰，多變的需求改的讓人暈頭轉向。因此，三節課的法務部門開始對整體的合同模板進行新一輪修改和整合，基於對業務的了解和不同部門的需求，配置各種不同有細微調整的合同模板，在龐雜的業務數據之中，尋找共性和特性。

有了一定量的法務工作內容積累，法務又開始思考是否可以對合同臺帳進行整合。也是從業務的需求為出發點，服務企業客戶避免不了要經常參與業務投標。

投標裡有一項非常重要的材料——業績證明，也就是之前簽訂的合同的複印件。每次針對不同的客戶，需要提交的證明文件都不一樣，每個企業關注的維度差異也較大。但資料實質上都是大量合同信息中的關鍵信息的排列組合，比如金額、行業、品類等。因此，重新以篩選關鍵詞的方式，制作一份既符合業務需求，又能減少法務重複工作的合同臺賬就變的尤為重要。開展這項工作的目的，就是驅動業務，讓業務跑得更快，有了這些合同關鍵信息，更加利於數據共享。

隨著數據量的不斷增大，在進行多部門信息對齊時，大家很難做到及時同步。以前是通過標注版本號來區分的，一旦過程稿中出現錯誤，但後面的數據處理都有問題，需要花大量時間來修改。

公司使用的協同辦公系統也並不少，在各個溝通環節和信息流轉環節，各種表單、文檔等信息散落在各種系統當中，信息安全方面保障有限。

這時，單一的協同辦公軟件已經不能滿足法務的日常工作需求，法務需要將各種資料、信息放在一個單獨的庫裡來進行維護，便於隨時取用，還可以為業務運營部門設置相應的權限，不用擔心信息保密的問題。

構建一套合同管理系統的想法就孕育而生了！

這個系統必須是要結合三節課的業務邏輯來進行設施，需要個性化的設置和智能化的能力。考慮到業務合同量非常大，不可能每時每刻去關注各個合同，合同的履約情況，回款情況等，希望利用系統來輔助法務進行隨時的追蹤，流程中做到隨時隨地留痕，便於回溯。

三節課作為賦能企業數字化轉型的培訓服務商，見證了各個行業的數字化轉型。為什麼法務部門不能通過數字化轉型來改變提升原有繁瑣的重複性事務呢？因此有了從0.5到1的法務數智化建設的嘗試。

三節課✖️幂律智能的攜手，讓業務從發起需求、合同起草、合同審查、簽署、歸檔等流程，全部實現了線上化。

法務部門開始嚴格管理流程，合同審查、合同管理、信息管理等工作，做到事事追蹤，步步留痕。原本之前預留半天時間的工作任務，現在20分鐘就已經完成了。

這樣的成果是值得驕傲的，但背後也經曆了痛苦的整合過程。需要將原本整合的全部合同臺帳邏輯，所有曆史合同紙質版和電子存檔版本全部整理。在雙方團隊的通力配合和協作下，重新梳理了產品邏輯，反複進行了技術調試，到現在已經取得非常開心的結果。

企業規模不同，階段不同，數字化程度自然也有差別，相對體量和規模較大的企業，已經有不少建設了非常完善的全流程法務智能平臺。

目前三節課法務部在數智化轉型的探索之路上有了一個好的開始，也讓法務們切實感受到合同活起來了，工作效率高起來了。作為“為企業數字化轉型賦能”的三節課一員，行勝於言，自身的數字化轉型經驗也會反哺到業務之上。

 Q：法務部的數字化轉型推進，如何獲得領導或者企業管理者的支持？

 A：首先，我們沒有辦法去量化一個企業或者一個行業或者某個業務線到達什麼階段才需要或有必要開展數據化。我認為數字化是一種選擇，與其他因素無關。

隨著業務的發展，我們確實感受到法務工作處在一個問題沒解決，新的問題又出現的狀態，同時又要思考怎麼輔助業務做增速，做增量。因此開始去尋找科技變革，在耳濡目染的狀態下，我們看到了科技對於經濟確實發生的改變，同時市場對於科技一定有它的需求，諸多條件都可能是一個催化劑。

在具體匯報階段，我們法務自身一定是有清晰的需求的，我們需要達到什麼樣的程度，需要它能實現什麼樣的目的，要把中間過程的陣痛前期預見，比如各個部門的不理解，這種時候我們就要抓住對方的需求點，去對照轉型後的優勢。數字化本身是一個虛無的概念，尤其是在法務這個層面上，需要很長時間去展現結果，舉幾個核心的痛點例子給領導們做演示，盡量展示其未來的能力。

 Q：在現階段初步落地了法務數智化的建設，有哪些是原來忽略了，在使用系統之後發現對於業務有幫助，對於管理有幫助的點？

 A：第一，我們可以看到公司整體業務的進展情況，簡單說就是你簽了多少份合同，合同金額是大是小，收入數據等，對成本支出也可以進行監控。從這些方面我們可以看到市場是否有變化，對於後續的業務營銷策略也提供了有力的評估支持。

其次，履約情況的監控，有沒有逾期交付，或者逾期回款。其中對於相對方的基本情況，我們也可以分析出來哪個行業的客戶最多，占比多少；哪個客戶在履約上存在風險；我們甚至可以做業務類型的分析，哪一種培訓形式現在最受大家歡迎；哪一品類的課程是現在市場上最需要；甚至取消業務的原因是什麼等等，都可以通過合同裡的關鍵信息來分析。