初探法務數字化

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近些年隨著各行業信息化、數字化、智能化的深入發展，許多企業已經認識到數字化轉型對於企業發展的重要性，並通過引入各種軟件及系統以提高企業各部門的效能。然而，由於法務職能的特性使然，以及企業成本的綜合考慮，法務一般不會成為企業數字化改革的先行者。但這並不代表法務數字化不重要，因為隨著其他業務部門數字化進程的不斷推進，會發現需要越來越多的法務數據對其進行賦能。比如銷售、采購需要知道公司與相關主體的合同條款信息，比如財務的應收應付也需要知道相關的支付條款以及支付條件。所以法務數字化並非是企業數字化進程中的“雞肋”，而應該是企業數字化進程中的一塊重要拼圖。

一、現階段企業法務管理面臨的普遍痛點

1.人工管理合同及臺帳，操作繁瑣，纰漏多。

現階段大部分企業法務在進行合同管理時，都采用比較原始的方式，比如通過EXCEL表格收集、加工、處理合同數據，但受限於EXCEL的功能和操作，繁瑣的步驟讓執行者和管理者都“望而生畏”，難以展開多維度的比對和分析。

而且，人工手動錄入EXCEL表格的方式，不僅容易在數據錄入過程中出現錯誤，而且隨著錄入合同的數量和數據越來越龐雜，表格文件會越來越大，還將無法實現高效協同和數據共享。並且在日常管理過程中經常還會發現EXCEL表格上的合同數據與檔案室文件櫃的存放出現不一致的情況，導致合同原件查找困難。

簡而言之，采用人工方式對合同進行臺帳管理，是一種靜態的合同管理模式，存在諸多的不便，且無法對合同簽訂後的履約環節進行及時地管理和控制。

2.重簽訂，輕履行，缺乏合同全生命周期管理意識

現階段，大部分企業都很重視合同的簽訂環節，對於每一份合同的每一個合同條款都會想方設法據理力爭。但好不容易將合同簽回來後，卻忽略對合同履行過程的監管，合同條款執行的好壞，純靠具體業務人員的把控，導致合同管理中後期容易出現很多合同糾紛。而即便有部分企業注重了合同從簽訂到歸檔的全流程管理，但是各個環節的數據分散在不同的平臺和部門，仍然難以實現統一管理，或者管理效率低下。

3.合同管理未實現標準化管理，效率低下

企業在面對日常業務高頻的業務場景時，不注重合同標準化管理，未形成自己的合同模板，法務部每次都從零開始起草合同，效率非常低下。而即便有了合同模版，在人工使用合同模版的過程中，要麼擅自對模板條款進行部分更改，要麼錄入關鍵信息又容易出差錯，例如合同名稱、合同主體、標的、時間、價款或報酬、違約責任等要素，人工操作工作量較大，出錯率較高，且核對校準費時費力。

4.合同審核缺乏統一的審核清單及推薦條款，導致內容審查不嚴或重複審查，效率有待提高。

合同審核是合同管理全生命周期的關鍵環節，一般情況下，合同審核是由企業內部法務人員或聘請的外部律師負責。企業內部法務人員由於需要審核的合同量大，很難保證每一份合同審核的質量和效率。而外部律師由於對企業的業務不熟悉，要麼提出的審核意見過於理想化而無法使用，要麼未充分考慮企業的利益訴求而簽下具有重大風險隱患的合同。

再加之合同審核沒有形成企業的統一標準，不同業務能力或資曆的法務、律師會審出不同水準的合同。如果再加上業務部門緊催，合同審核有可能淪為形式審查，沒有深入對合同條款風險進行實質上的防控。

5.合同審批流程、信息分散，溝通成本高

合同審批是防控合同風險的內控保障，在大部分企業中合同審批或采用線下審批或采用OA審批，在該模式下，各部門之間相對獨立，信息閉塞，審批信息難以共享，溝通成本高，如果任一環節部門出現問題流程則會停滯，影響效率。

二、數字化轉型對企業法務工作的價值和意義

1、讓法務部門提質增效，為企業提供更多戰略價值產出。

隨著公司的業務發展，法務工作劇增，而法務人頭的增加永遠都滯後於業務的增長速度。相較於傳統手工作業，若企業利用智能化技術促使法務工作數字化轉型，可在充分提升人力效率的同時，讓法務工作更加貼近業務，擁有更多的時間為企業提更突出的戰略價值產出。

2、打破信息孤島，用數據為業務決策進行賦能。

傳統法務部門的決策，往往缺乏相關數據支撐，一般都是由人的經驗為主導，具有一定的主觀性和局限性。通過數字化轉型，能形成企業內部的法務信息數據模型，建立不同部門數據之間的映射關系，有助於打破內部信息孤島，實現由以往的事後數據分析逐漸變為指標預測、事前策劃等更具指導意義的工作，從而可以公司業務決策進行賦能。

3、增強企業風險控制能力，發展更安全、穩定。

現階段企業發展面臨的法律、合規風險越來越大，特別是對於國際化企業，因地緣政治、產品法規、政府監管、出口管制等政策法規的不斷變化，企業在發展中稍有不慎，就有可能“踩雷”。在這樣的大背景下，通過信息化技術手段，構建符合企業實際需求的數字化法務系統，加強法律風險防範，促使企業更加合規地發展，已經成為企業的重要課題之一。而通過實現法務數字化轉型，則可以幫助企業建立全方位的風險地圖，實現對企業風險的提前預知，並根據風險制定業務策略，從而幫助企業在一個更加安全、穩定的狀態下發展。

三、企業如何實現法務工作數字化轉型？

1、企業要有將法務工作納入數字化戰略的思維意識。

企業想要實現法務工作數字化轉型，首先公司管理層應該對法務工作足夠重視，要將法務數字化納入企業整體的數字化戰略中，意識到法務是企業生命線的重要保障，更是企業價值鏈的重要組成部分。

2、企業要加強法務工作領域的人才配置。

現階段大部分企業的法務人員都是傳統的法務，雖然他們是各自領域的專家，但卻缺少跨領域及跨界的能力。而企業數字化轉型需要跨領域、跨部門、跨專業的人才協同工作，企業只有培養一批專業性法務人才，才有實現法務數字化的可能，也就是說人才戰略先行是法務業務數字化轉型的基礎。

3、企業要充分利用智能化技術對原有的法務系統進行升級。

除了管理思維的調整和法務人才的儲備，利用智能化技術改善法務部系統，將法務工作與先進的技術、工具、方法相融合，更是法務工作實現數字化轉型的重中之重。而合同管理，作為法務最主要也是最高頻的工作事項，自然也就成了將智能化技術與法務工作融合的最佳切入點。

四、法務數字化轉型的實現路徑

1.搭建合同管理全生命周期系統架構和管理制度

合同管理全生命周期包括合同談判、條款擬定、簽訂、履行、變更、中止、終止及解除。企業法務在合同管理過程中可以提前介入，並充分應用數字化工具，通過智能審核助手過濾掉合同中的基礎性錯誤，對系統篩查出的風險條款提供企業推薦的合同條款，再根據企業的交易地位和條款情況輸出合同履約風險提示，使合同管理的各個環節都實現線上數據留痕，統一管理監控。

此外，企業法務要有項目經理思維，學會統籌、調度公司資源，結合各部門的工作內容和開展業務的實際情況，順應用戶的操作和使用習慣，盡量不加重用戶的使用負擔。與此同時，將企業數字化全流程合同管理系統和業務側需求落實為企業日常的流程文件或規章制度，嚴格執行，避免系統被架空。

2.樹立合同標準化意識，搭建企業合同模板庫

合同起草是合同生命周期的起始點，制定一個準確且符合各方需求的合同，可以為後續合同的順利執行奠定堅實的基礎，有如下四大要點方向：

（1）注意收集和整理行業優秀合同範本，並結合企業的行業特性，建立本企業常見合同模版庫，將業務運營過程中高頻使用的合同進行整理和分類；同時，合同模版庫要建立更新機制，及時根據法律法規、外部經濟環境變化和實際業務需求進行更新和調整。

（2）對於非制式文本的線上起草，可以推薦參考合同條款以及適用的法律法規、案例，就業務本身提示風險，提升起草效率。

（3）加強對業務人員合同風險意識的培訓，樹立合同標準化意識，主動推動公司合同模板在業務端的推廣應用。

3.以智能審查輔助人工審查，提升審查效率及質量

基於人工智能技術，可以整合文本分析與處理、AI等技術，使系統“讀懂”合同，根據企業的合同風險審查清單對合同文本進行多級拆解、識別與定位。

第一，可以依賴技術識別文本的錯別字、語病、適用法律錯誤、主體信息錯誤等基礎性錯誤，並由系統提供糾正建議和提示。

第二，制定常見合同風險審查清單要點，固化合同風險審查的要點，確定企業高頻業務合同的質量標準。

第三，對於法律風險大、複雜程度較高、涉及金額較大的合同文本，人工智能僅能起輔助、補充作用，仍需確保企業法務或外部律師的人工審查環節。不論何種類型的合同，以下要點均為重點審查的要素：

① 審查合同相對方的資信情況；

② 審查是否正確使用相應的合同範本；

③ 審查合同付款、收款內容是否具體、明確、切實可行；

④ 審查合同中的知識產權條款，確保交易行為合法可行；

⑤ 審查合同糾紛的解決辦法，以及相應法律依據；

⑥ 審查類似合同常見的訴訟風險，並據此增設規避約定。

4.在線協同管理，跟蹤合同審批全流程

企業法務可以通過全流程線上化審批設置，實現合同起草、審查、審批、履約等流程在線化管理、智能化操作，簡化、縮短合同流轉周期，讓合同業務的決策更快、合同管理的執行效率更高，有效降低企業溝通成本、人力成本、時間成本等。

5.利用OCR技術，實現合同智能比對

合同從談判至最終簽訂，會經過多個版本的修訂，企業法務需要對修訂過程留痕存證，以防止後續產生糾紛時無法進行追溯。而且，企業法務也需要將紙質蓋章合同與線上審批的最終版本進行對比，確定其內容是否與系統一致。利用OCR技術則可以實現合同的智能比對，大幅度減少人工對比的出錯率及時間成本，減少重複性的基礎工作。

6.大數據實時監控，實現合同履約預警智能化

企業法務應在傳統的靜態管理之餘，建立覆蓋合同發生全過程的動態管理體系，對已經簽訂的合同進行全過程的動態監督，實時嚴格監控合同在履行中發生的交付、驗收、付款、續約、變更、補充、中止、終止等行為，履約時間節點的通知及自動提醒，及時發現及主動幹預合同主體、合同履約的潛在風險，以便及時采取應對措施，把控風險。

7.可視化數據看板，使合同全貌一目了然

合同歸檔管理是全生命周期的收尾工作，也是企業維護自身權益、規避風險的必要手段。企業法務可以通過可視化數據看板，實現傳統靜態歸檔工作動態化。可視化技術可以幫助法務從不同角度對合同進行分類和分析，實現數據分析的可視化，標記和反馈合同的異常狀態，降低企業員工獲取合同信息的時間成本，滿足員工在業務檢索、信息獲取、專業諮詢等場景中的需求，還能為合同糾紛提供準確、有效的證明材料。

五、結語

以上僅為本人結合工作實際對法務數字化的粗略見解，我相信伴隨著信息產業和人工智能的不斷發展，法務工作的信息化、數字化和智能化也將有更多的機遇及突破，最終使法務工作變得更加簡潔高效，讓法務在企業管理中的價值變得更加可衡量、可預見和可期待。

作者介紹：

宋子敬，德賽西威法律顧問