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“電子合同”功能設計全程案例複盤

唧唧歪歪PM 1939 閱讀 0 評論


已有不少關於電子合同的指導性文章，本文就結合一個案例，做更具體的分享。


電子合同，就是當事人通過電子信息網絡，以電子形式達成的設立、變更、終止財產性民事權利義務關系的協議。
電子合同的便捷性主要體現在：

  • 提高效率：免去自己編寫、找模板、打印時間；

  • 提前預覽：確認需要增補和有疑惑的地方；

  • 環保：免去打印紙張、油墨、打印設備；

  • 可追溯：便於隨時查詢閱覽；

  • 便於歸檔統計；

  • 平臺保障：數字認證。

電子合同的保障性主要在電子簽名（後文會繼續討論）。基於便捷性和保障性，越來越受到金融、電商、物流等行業的推崇。
目前市場有很多電子合同服務商，他們通常有成熟的SDK，簡潔方便。而作為接入方（使用方），就可以把主要精力放在電子合同服務商的接口文檔上，做好對接工作即可。
下面進入案例，希望給讀者更具體的落地感。

一
需求背景


作為倉庫方，需要與客戶（貨物入庫出庫）、合作商（倉庫租賃）、物流商等簽定合同。除了兩方合同，也會有三方簽合同的場景，以及作為中間方，撮合另外兩方簽訂合同（自己不參與）的場景。

傳統的簽訂合同方式，會出現滯後，常常合同還沒郵寄到，貨物可能已經到倉庫了，風險隱患較多。
為此，提出實行電子合同的方案。第三方電子合同服務商為法某某。

二
功能的實現

功能目標如圖所示：


從上圖可見，功能的實現分三部分：

  • 第一：雙方系統的對接，以便實現調用第三方SDK等。

  • 第二：幫助合作客戶（主體），完成電子合同簽訂資質認證。

  • 第三：幫助主體方完整簽章，並管理合同。


第一步：系統對接（前置條件）
既然要做一個線上合同功能，那麼就要有個落地的地方，比如在自己系統上做一個管理模塊，方便我方維護相關資料（我們選擇自己的OA系統）。
光做模塊不行，主要是進行系統對接：提供我司OA系統後臺的api地址，與法某某的服務平臺進行授權。只有基於這個前置條件，才能實現數據交互。因為畢竟大部分功能在對方那裡。

第二步：幫助主體方完成資質認證

對接完成之後，就要考慮業務實現。首先就是電子合同資質認證。
資質認證是個單次操作的行為。也就是說合同的主體方，一旦獲得認證證書（認證證書就是證明已認證的虛擬證書），那麼就說明身份是真實的，之後可以一直調用公證系統存儲的認證信息，進行簽訂合同。
認證的整體流程如圖：


（1）維護客戶信息
在OA增加【客戶管理】頁面。管理主體方的身份信息。而另一方面，對法某某來說只需要該主題對應傳遞一個客戶ID，就可以對應生成一個認證鏈接。
這個鏈接才是認證的關鍵。


（2）用戶打開鏈接，調用SDK頁面進入認證
複制認證鏈接給到客戶，客戶打開的就是法某某的認證頁面。


首先是個人身份證等信息，其次是企業營業執照等信息。


上述信息由客戶錄入完畢，提交後將於公安數據庫進行接口匹配。匹配很快，當場就出結果。
若通過，則進入對公打款認證環節，這個需要1-3天的等待。
對公打款認證就是，法某某根據客戶提供的銀行卡，匯入一點錢（比如0.29元），然後通知客戶輸入正確的金額。


（3）認證結果反馈，獲取認證證書
對公打款認證通過，就完成了資質認證。這時候將合同管理員-企業-電子章等，進行公正性的存儲，具備了簽章的資格。
總結起來，就是我們為客戶請求一個認證鏈接，客戶完成認證，具備電子合同資質。其中認證的內容包括管理員信息和企業信息。管理員唯一操控電子章的權限。

第三步：幫助主體方完成簽章



（1）創建【合同模板】
由於合同內置條款項會很多，因此內容多。如果每次上傳一份獨立的合同文檔，則增加審核負擔，因此采用固定模板的形式。
只需要出模板的人制作和管控模板，留出可以輸入變量的位置。作合同的人選擇模板，再對模板錄入的內容進行審核即可。
合同模板的制作流程：
1）制作word文檔，留出變量的位置（比如甲方、乙方的位置空出來）。並轉化為PDF。
2）使用Acrobat對該PDF創建文本域。文本域就是做一個區域，該區域可以接收填充內容，然後生成一份落地文件。


3）對每個制作的文本域進行命名（英文或下滑線）。然後在【模板管理】維護該模板對應的文本域名稱。


這樣選擇模板的時候，就帶出所需要錄入的文本域內容，對應寫變量值，即可合成到原PDF文件中。
（2）在【合同管理】模塊制作合同
在合同管理頁面新增合同。選擇合同的甲方、乙方企業等信息。選擇合同模板，並填寫合同內容。


因為甲方乙方是【客戶管理】中維護的企業（客戶），是認證過的。因此就可以對應找到他們認證時候的管理員，進行後續唯一性的簽章操作。
（3）生成簽章鏈接
創建的合同，提交組長審核。審核通過，則請求生成簽章鏈接。
打開鏈接，進行管理員校驗。就可以進行拖動蓋章。

理論章可以蓋多處，多次。而歸檔之後，簽章鏈接就不在有效，也就不能再蓋章了。
（4）合同的查看和使用
這時候的合同是帶有電子章的pdf，可以下載查看打印。
本案例，因為整個都是在內容OA系統完成的，因此外部客戶是看不到合同列表的。
外部客戶一直在使用法某某的鏈接在操作，因此最後要提供電子合同（也就是蓋過章的電子版PDF）給對方留存。

✎ 注意事項 


（1）是否可以作廢曆史合同
該服務商未提供作廢曆史合同的功能，只能新簽訂合同，來聲明原合同失效。因此需要在合同管理頁面可以增加一列‘關聯合同’，以便查看有關的合同組。
（2）客戶認證之後，可能進行變更認證
比如更換了管理員或企業信息。因此在認證通過的客戶操作欄增加變更認證鏈接。和初次認證的鏈接性質相似，只是在變更沒成功之前，前任管理員是可以正常使用的。
（3）如何與客戶說明電子合同的合法性
因為客戶認知水平不一致，因此應當做好相關工作，比如：

  • 準備相關法律條文、引入第三方平臺保障；

  • 利用從眾心理，公布已簽署電子合同的其他用戶（已有XX位用戶已經簽署了電子合同）；

  • 強調提高效率（已經為您節約了XX時間，省了XX張紙，為環保做了多少貢獻）；

  • 提示0手續費；

  • 添加常見問題解答。



三
電子合同合法有效的保障

電子合同的有效性和合法性，核心在於合同文檔上的電子簽名。
《中華人民共和國電子簽名法》第十三條解釋了什麼是可靠的電子簽名：

  • 電子簽名制作數據用於電子簽名時，屬於電子簽名人專有；

  • 簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；

  • 簽署後對電子簽名的任何改動能夠被發現；

  • 簽署後對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。


以上四點，是電子合同有效性的基礎和成立條件。
對應的功能就是：實名認證、意願認證、簽名未改、原文未改。
（1）實名認證
對簽約方真實身份的確定，是通過各種實名認證方式來進行保證的。
目前國內提供實名認證，主要是基於公安部數據接口的認證、基於銀聯接口的認證、基於通訊運營商接口的認證，及基於工商部接口的企業認證。
（2）意願認證
電子合同，常見的意願認證方式有：指紋登入、短信驗證碼登入、語音驗證碼登入、人臉識別登入、UKEY登入等。
（3）原文未改
原文未改是通過數字簽名技術+CA機構頒發的數字證書一起保證和實現的。數字簽名是非對稱算法和哈希算法的聯合運用。
（4）簽名未改
電子簽名一般使用時間戳技術來對電子合同的簽訂時間進行有效確認。時間戳的數字簽名可以確認電子合同簽約的時間點，這樣就保證了“簽名未改”的實現。
結合本次案例來說，這些都是服務商提供的底層技術，作為對接方只需要了解即可。


作者簡介

唧唧歪歪PM，公眾號：唧唧歪歪PM（ID：jjyypm），人人都是產品經理專欄作家。書籍《後端產品經理寶典》作者，藥學碩士轉行互聯網產品多年；熟悉跨境電商業務，醫藥領域；擅長大型後臺體系，社交App。

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