通用合同管理系統設計方案（二）合同審批流程如何設計？

在企業內部，一條審批流程的存在是不同部門、業務單元協作共同完成一件事情的過程體現。從審批流程的發起者開始，隨著流程的流轉，不斷有新的人員參與到該業務中來，共同把關業務的質量，流程是業務訴求和管理需要的共同提現。合同審批流程是企業內部流程的一部分，又不同於其他的審批流程。

毫無疑問，合同審批流程中審批的內容肯定是合同。一般情況下，合同都是以附件的形式存在，在合同審批的時候呢，直接一個附件別人進行審核嗎？No，我們需要將合同的關鍵信息提取出來，讓審批人進行審批，主要會涉及到的信息如下：

1. 合同描述

對合同進行簡單的描述，即該合同因何而簽訂，大概約定了什麼東西。

2. 合同主體

涉及到集團公司，會有簽約主體。

3. 簽約方

合同是和誰簽訂，每個簽約方的角色：甲方、乙方等。

4. 財務信息

合同金額以及收付款明細信息。收付款合同有財務信息，其他的則不用填寫。

5. 其他信息

比如合同的分數、簽訂日期、蓋章日期等等。

這種方式的合同審批更多的是線下附件，線上走審批。將合同數據手動錄入到審批表中，直接走線上合同的話，則是將信息直接寫入到合同模板中。審批內容差不多，審批路徑會有點不同。

在講合同審批路徑之前，先要明確一個概念：合同審批的時候，是審批過程還是審批結果。一個合同從草稿擬定到定稿定義其為過程，在這個過程中，不同的人員會有不同的意見，根據這些意見進行草稿調整，最終形成合同的定稿。合同的定稿定義為結果，審批過程和審批結果的審批路徑會稍有差異。

1. 審批過程的合同審批路徑

合同從擬定到定稿，是需要不同的業務部門進行會簽，所以該路徑的第一段為：草稿會簽階段，可能需要反複修改，當合同定稿以後，進入到合同審批審批階段；第二階段為：合同審批階段，在這個過程中，修改也會有，但是會比較少。流程路徑如下圖，當然根據不同的業務和管理要求，會有所不同。

這裡需要注意：在合同草稿會簽階段，合同退回可以直接到申請人，在合同審批階段，則不能直接退到申請人節點，要退回到確認節點，不然又要重新走會簽，很導致流程流轉耗時增加、效率降低。

2. 審批結果的合同審批路徑

合同審批結果即就是審批已經定稿的合同內容，從起草到定稿的過程則放在線下或者有另外的流程。當合同定稿以後，申請人發起合同審批申請，先由業務部門內部審核，審核完成以後分別經過財務、法務，然後經過管理層審核，最終歸檔，基礎流程如下：

合同審批過程基本都要經過業務部門、財務、法務、管理層、行政的審批節點（行政是處理節點），根據內部管理要求審批順序調整即可。

合同審批的機制由業務管理要求決定，主要有：不同的合同類型由不同人員審批；合同金額的分級審批。在合同管理中，基於業務，從不同的視角，合同可以分成不同的類型。如：基於部門，分為人事合同、市場合同、財務合同等等；基於業務本身，分為人事合同、采購合同、銷售合同；基於財務，分為收款合同、付款合同、其他合同……

不同的合同類型是公司管理對其從不同視角的一個分類，不同的合同會有不同的業務部門或者職能部門參與審批。同時因為合同金額的不同導致合同需要由不同管理層審批，業務分流和分級審批共同構成了合同的審批機制。

審批流程的設計首先要考慮的是業務運轉和管理訴求，個人認為合同審批流程的審計更多是考慮管理訴求，即如何規範合同簽訂過程，管控合同的執行。一份合同簽訂的時候，業務部門肯定是希望盡快簽訂，而管理需要從戰略、財務、法律、風險等多方面考慮合同簽訂所造成的影響。如何設計合同審批流程就要更多的考慮管理訴求，當然也必須考慮業務本身。

1. 線上合同，即審批關鍵信息，生成在線合同

該方案中，合同的範本也就是合同的模板在最初已經規定好，在審批的時候，只需要將關鍵的信息填寫進去，如合同的簽訂方信息、合同的金額約定等內容。

如果采用這種方式，那麼合同審批路基可以盡可能的縮短，減少流程審批耗時。

2. 線下整理合同，審批時關鍵信息+附件的形式

采用這種合同管理模式，建議采用初審+審批的模式進行合同審批，即將合同草稿的一條審批流程，合同定稿一條審批流程，在合同審批過程中關聯合同評審流程。該方案的好處為：

1. 合同審批流程路徑清晰，即不會反複修改評審；

2. 讓申請人覺得，合同審批流程耗時沒那麼久

合同管理是每個公司必不可少的，合同的簽訂需要合同審批流程去規範，而好的合同審批流程會讓合同審批過程順暢、提高業務推進效率。

沒有最好的合同審批流程設計方案，只有最適合的。從業務和管理雙向考慮，設計合同審批流程，設計出適合自己公司的審批合同管理流程。

本次就聊到這裡，下次我們接著聊合同報表。