第一条 为加强对【公司名称】（以下简称“公司”）物资采购行为的管理，有效防范物资采购合规风险，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国企业国有资产法》《中华人民共和国招标投标法》的有关规定，并参照《中华人民共和国政府采购法》，制定本管理制度。第二条 本管理制度适用于公司为开展生产经营活动，以合同方式有偿取得物资的行为。本条所指的“物资”主要系指公司为满足生产需要所采购的大宗物料，包括但不限于生产原料、生产辅料、生产设备等。工程建设项目、服务不属于本管理制度的适用范围。（备注：本管理制度规范的对象主要是有集中采购部门的生产、制造型企业的大宗物料采购行为，鉴于不同行业的企业经营属性及物资采购需求差别较大，本条仅对“物资”作概括性定义，各企业可根据自身主营业务及采购物资特点，在本企业采购管理制度中进一步明确“物资”的范围。此外，行业监管部门对于企业物资采购有特殊监管要求的，应优先适用。例如，金融企业物资采购合规管理即应优先遵循《国有金融企业集中采购管理暂行规定》（财金〔2018〕9号）的规定。）第三条 公司应当按照以下原则加快建立健全物资采购合规管理体系：（一）全面性原则。涵盖公司物资采购业务开展涉及的各个环节与流程，为物资采购决策、执行及监督提供全面的施行依据。（二）重要性原则。在全面规范的基础上，重点关注公司物资采购主要环节中涉及关键风险的识别与防范。（三）制衡性原则。在物资采购机构设置及权责分配、业务流程设计等方面遵循相互制约、相互监督、同时兼顾运营效率。（四）适应性原则。本管理制度将适时进行调整与修订，以不断适应公司物资采购业务发展的内部环境变化及法律法规等外部环境变化。（五）成本效益原则。在不违反法律法规强制性规定及国有资产监督管理部门监管要求的基础上，充分衡量合规管理活动的实施成本与预期收益的关系，以适当的成本实现有效控制。第四条 为保障公司物资采购业务的有序开展，实现物资采购决策、执行及监督职能的有效衔接，根据公司物资采购业务实际需要及公司内部组织架构体系，形成在董事会授权、指导及监督下，由经理层组织领导和统筹协调物资采购重大事项管理，由物资采购牵头部门组织及具体实施物资采购各项工作，由业务部门、法务管理部门、财务部门等相关职能部门在各自职权范围内履行专业职责的物资采购组织机制。各部门应严格按照本管理制度规定的权限履行工作职责，互为合作与监督，形成科学决策、严格执行及有效监督的良性运行机制。（备注：本管理制度针对物资采购决策、管理、执行及监督组织机制及职权提供建议性规定。企业可根据自身管理体系及需要，指定特定部门并明确其具体职责，但应注意决策、执行与监督部门的相对独立性。）（五）对一定采购金额标准以上、涉及创新交易模式、存在重大风险或未执行采购管理制度的特别采购项目进行评议及决策；（备注：董事会行使上述职权，如根据监管规定及公司章程需进一步取得公司股东会或监管部门批准的，应当根据相关规定严格履行审批流程。董事会可将所享有的部分职权书面授权经理层行使，授权行使的职权范围应当具体、明确。）第六条 公司经理层在董事会的指导及授权下，组织领导和统筹协调物资采购管理工作，行使以下职权：（一）制订公司物资采购基本制度草案，提出修订、完善意见，提交董事会审议批准；（二）对物资采购牵头部门提交的物资采购年度计划及财务预算方案进行初审，并提交董事会审议批准；（三）在公司物资采购基本制度基础上，制定形成物资采购的具体管理、流程制度规定；（四）在公司董事会授权下，对公司物资采购的重大事项进行决策；（五）监督、检查公司物资采购业务的开展情况，对不合规的物资采购行为及时提出纠正意见。第七条 公司【部门名称】为物资采购牵头部门，在公司董事会及经理层的领导下，对公司物资采购业务实施集中、统一管理，并具体落实各项物资采购方案。物资采购牵头部门的职责包括：（一）对公司物资采购管理基本制度、各项具体制度及业务流程提出制订及完善建议；（二）根据业务部门的采购需求，编制并向经理层汇报物资采购计划及预算方案；（三）负责供应商管理工作，包括除董事会及经理层负责审核的供应商出入库管理、绩效考核、编制及更新合格供应商名录等；（四）根据董事会、经理层的授权，对授权范围内的物资采购项目进行审批；（六）实时跟进、监督采购项目的实际履行情况，对履约过程中发生的争议等情况及时作出处理或报告；（七）负责组织对采购项目进行评价，根据评价结果对采购流程、合同模板等进行修订完善。（备注：物资采购牵头部门为企业物资集中采购平台的归口负责部门，其设立目的在于实现企业物资采购的集中、统一管理，形成与上级领导部门及业务部门之间就物资采购活动的联动机制，提高物资采购效率及规范性。鉴于不同企业规模体量、物资采购需求及采购形式差异较大，各企业可根据实际情况设立专门机构或指定既有部门专职或兼职物资采购牵头管理、实施工作。）第八条 公司各业务部门系物资采购的需求部门及发起部门，公司开展物资采购以业务部门需求为导向，业务部门应当充分配合物资采购牵头部门的采购组织工作，及时反馈物资采购计划需求，明确技术要求及质量标准，积极参加物资采购业务磋商、供应商评选工作，提供专业技术支持。业务部门有权就物资采购效果、采购流程等事项向物资采购牵头部门提出完善建议，对物资采购开展情况作出评价。第九条 公司【部门名称】为物资采购监督部门，对物资采购活动的合法合规性以及具体采购业务全流程进行监督。第十条 公司【部门名称（包括但不限于办公室、财务部门、法务管理部门等）】为物资采购业务的开展提供专业支持。各相关部门在各自权限范围内，在合同用印、档案管理、财务付款、法律风险审核、采购流程及采购合同模板的修订完善、争议解决等方面为物资采购牵头部门履行职责提供专业协助。第十一条 公司建立并实施合格供应商入库管理制度，所有入库合格供应商必须事先履行准入审核流程，公司各相关职能部门开展物资采购业务必须严格按照本管理制度规定的方式与流程在合格供应商名录中选择和确定供应商人选。物资采购牵头部门系供应商管理归口责任部门，具体负责合格供应商的绩效考核、动态管理、合格供应商名录的编制与更新等工作。如确因特殊情况，需要向合格供应商名录以外的供应商采购物资，且因情况紧急无法及时完成入库流程的，物资采购牵头部门及其他相关职能部门在根据本管理规定对该供应商完成尽职调查的基础上，应就选取该供应商的必要性及紧迫性、该供应商的基本情况及是否符合合格供应商准入条件进行详细说明，由董事会或经董事会授权的经理层审批同意后，与该供应商开展物资采购合作。（备注：企业可根据各自内部组织架构及治理体系，相应确定或调整供应商管理归口责任部门；紧急状态下董事会或经理层是否可适用简化、灵活的审批流程可由企业在内部组织管理及决策制度中进行规定。）第十二条 物资采购牵头部门应当根据公司生产经营的动态需要，定期征询业务部门关于物资采购的需求建议，结合已入库同类物资合格供应商的合作情况，事先做好供应商的寻源开发工作。物资采购牵头部门进行供应商寻源开发，应当优先选择行业内口碑良好，在产品质量保障、供货能力及成本控制等方面具有比较优势的企业。第十三条 物资采购牵头部门应当针对拟开展物资采购业务合作的供应商开展充分的尽职调查。对供应商的尽职调查应当确保真实、准确、完整，为供应商的准入审核提供充分依据。物资采购牵头部门应当组建调查团队开展尽职调查工作，调查团队应当不少于2名工作人员。根据需要，调查团队可以由物资采购牵头部门、业务部门等相关部门工作人员组成，必要时可根据实际需要聘请外部专业团队共同开展调查。供应商调查小组应当综合采用实地走访、访谈、文件查阅、网络核查等方式，对供应商的主体资质、经营状况、产品质量、资信情况等涉及准入条件的事项进行全面调查。供应商调查小组在尽职调查过程中，应注意针对各调查事项形成工作记录、收集并妥善留存相关证明载体。尽职调查结束后，调查小组应当根据调查情况撰写调查报告，如实、完整披露供应商的调查事实及调查结果。（备注：在有紧急采购需求的情况下，建议企业优先在合格供应商名录中确定，如确需从名录外供应商处采购的，不建议仅因时间紧迫而降低供应商尽职调查范围及标准，亦不宜在本管理制度中设定明确的尽调底线。企业在采购实践中可根据紧迫程度，灵活采用多样化的尽调方法，对涉及准入条件、关乎交易安全的必要尽调事项进行调查并形成调查结论，提交董事会或经理层判断决策。）第十四条 物资采购牵头部门应当会同业务部门，针对不同类别物资供应商分别制订准入标准。如采购物资技术要求复杂、专业度较高的，物资采购牵头部门应当征询相关行业专家的建议。合格供应商准入标准应当包括一般准入标准及特别准入标准。（五）在对供应商进行尽职调查前三年内，供应商在经营活动中没有重大违法记录。物资采购牵头部门根据所采购物资的技术特点及采购需要，就不同类别物资的供应商分别制订特定准入标准。第十五条 物资采购牵头部门应当牵头组建合格供应商准入审核小组，准入审核小组由物资采购牵头部门负责人担任组长，由物资采购牵头部门、相关业务部门、财务部门及法务管理部门工作人员共同组成。供应商的准入审核应当严格遵循真实、客观、全面、专业原则，由负责供应商寻源开发的物资采购人员发起准入审核流程，向供应商准入审核小组提交供应商调查报告及可证明符合准入标准的证据材料，供应商准入审核小组对供应商是否符合准入标准进行实质性审核，形成书面审核意见。对于公司拟开展长期战略性合作的供应商准入，应进一步取得董事会或经董事会授权的经理层的审核批准。对于通过准入审核的供应商，纳入合格供应商名录进行动态管理。（备注：上述审核流程仅为操作建议，企业可根据自身内部组织架构及治理体系，明确审核组织机制、准入标准、证明材料和准入审核流程。）第十六条 对于已开展合作的供应商，物资采购牵头部门应牵头组织业务部门等相关职能部门，根据供应物资质量情况、交付及时性、售后服务保障、销售价格等指标对供应商进行绩效评价。物资采购牵头部门可以根据实际需要确定定期或不定期开展绩效评价。绩效评价结果可以区分为优秀供应商、合格供应商、待观察供应商及不合格供应商。绩效评价的结果将作为供应商动态管理、分级分类管理的重要依据。第十七条 物资采购牵头部门应当依据供应商的绩效评价结果、供应商的实际履约情况对供应商进行动态管理。对于绩效评价结果为不合格、未及时整改到位的待观察供应商，以及履约过程中发生质量问题、交付延迟等严重违约行为的供应商，物资采购牵头部门应当及时组织评议，采取移出合格供应商名录、一定期限内禁止其投标或承接业务等惩罚措施；对于长期未建立合作关系的供应商，物资采购牵头部门应在合理期限内对其进行重新考评，对于考评未获通过的供应商，应当及时移出合格供应商名录。对于公司长期战略性合作的供应商出库，应进一步取得董事会或经授权的经理层的审核批准。第十八条 物资采购牵头部门应根据供应商实际情况采取分级管理方式。即根据供应商的评价结果，将其进一步区分为优秀供应商、合格供应商、待观察供应商及不合格供应商等，并相应设置不同的鼓励或惩罚性措施。物资采购牵头部门应根据供应商实际情况采取分类管理方式。即根据供应商提供产品的不同，分别建立供应商名录。对于满足单一来源采购要求的供应商，应当单独编制单一来源采购供应商名录进行管理。（备注：在确定供应商管理项下不同职权划分及责任人员时，应注意不相容职责需相互分离的原则，负责“申请”与“审核”的岗位属不相容岗位，如负责供应商寻源开发的物资采购牵头部门人员不得兼任准入审核、绩效评价以及动态管理等岗位职责。）第十九条 物资采购计划及预算编制应当遵循生产经营实际需要为导向、符合企业总体财务预算要求的根本原则，兼顾企业生产经营管理及财务两方面。具有物资采购需求的各业务部门应当在物资采购牵头部门明确的时间之前，向物资采购牵头部门递交本部门下一财务年度的物资采购计划报告，报告内容应当包括具体需要采购的物资情况、拟用于生产经营的具体需要、对物资的特殊要求等必要内容。物资采购牵头部门应于下一财务年度开始前，编制年度物资采购计划及预算报告。经财务部门、经理层及董事会审批后执行。物资采购牵头部门汇总各业务部门的采购需求后，对各业务部门的具体物资采购需求进行初审，对于未明确说明使用目的、与常规采购物资数量出入较大、涉及新物资采购需求等情形的，物资采购牵头部门应与该业务部门负责人及时了解情况，要求其具体说明并补充证明材料。物资采购牵头部门初审无误后，编制物资采购计划及预算并提交财务部门审核。财务部门从财务管理角度对于物资采购预算报告是否符合企业财务管理制度、企业总体支出预算等方面进行审核，经审核存异议的，告知物资采购牵头部门进行修订；经审核无误的，进一步提交经理层及董事会审议批准。第二十条 物资采购牵头部门应于每月月底前，向业务部门询问并确认下一月度物资采购需求是否与已报计划相一致，并根据业务部门的实际需要调整、编制月度采购计划。如月度采购计划在已批准的预算范围内，则无需再提交经理层审议，直接交由财务部门报备执行；如月度采购计划超出年度预算的，由该业务部门就物资采购计划调整做出具体说明，由物资采购牵头部门报财务部门、董事会或经董事会授权的经理层审批同意后执行。（备注：公司可根据物资采购业务开展的实际情况，相应确定财务年度期间物资采购具体计划编制及调整的时间频率。）第二十一条 如业务部门在已获批准的采购计划外提出采购申请的，物资采购牵头部门应要求该部门对该等采购申请的原因及必要性进行充分说明，对于确系生产经营实际需要的物资采购需求，物资采购牵头部门应立即告知财务部门并向董事会或经授权的经理层汇报，经上述部门审核批准后，由物资采购牵头部门按照计划内采购处理。第二十二条 公司建立以集中采购为主体、分散采购为辅的物资采购管理原则。集中采购系指由物资采购牵头部门统一归集公司各业务部门的采购需求、编制物资采购计划并纳入采购预算，并由物资采购牵头部门按照集中采购管理制度要求集中实施完成的物资采购行为。物资采购牵头部门应当根据公司物资采购实际情况，编制并动态调整集中采购目录，纳入集中采购目录的物资采购，必须由物资采购牵头部门进行集中采购。分散采购系指各业务部门针对符合分散采购条件的物资，可以由各业务部门在满足内部控制要求的前提下自行完成的物资采购行为。对于符合以下特点之一且未纳入集中采购目录的物资，在取得物资采购牵头部门书面同意意见后，业务部门可以适用分散采购：（一）采购物资价值较低（备注：分散采购物资价值限额由物资采购牵头部门提议并经经理层审核确定）；针对纳入集中采购目录，但因突发、紧急的物资采购需求，无法满足集中采购流程要求，经经理层审批同意后可以适用分散采购。第二十三条 公司开展物资采购业务，必须严格遵循公开、公平、充分竞价的基本原则，形成最有利于公司利益的采购方案，根据不同物资采购类别，严格选择适用相应的物资采购方式。对于法律规定应当采用招标方式的物资采购，物资采购牵头部门应当适用招标采购。除法律强制性规定采用招标采购的物资外，物资采购牵头部门可以结合公司采购物资的实际情况，补充规定其他应当适用招标方式进行物资采购的情形。采用招标方式采购的，物资采购牵头部门应当严格依据《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定落实招标采购流程。（备注：企业组织实施招标的程序可参考《上海市国资委监管企业招标投标合规管理指南》的有关规定。）对于除适用招标采购以外的其他物资采购，物资采购牵头部门可以根据采购物资的种类及物资采购具体情形，根据本管理制度适用相应的非招标采购方式。非招标采购方式主要包括竞争性谈判、竞争性磋商、询价及单一来源采购。物资采购牵头部门应当会同具有采购需求的相关业务部门、财务部门及法务管理部门，在前款规定的基础上，充分考量公司采购物资的类别与性质、市场竞争状态、采购价款金额等因素，制定物资采购方式的具体适用规则，明确各物资采购方式适用的物资类别及采购情形。物资采购人员应当严格遵照适用规则选择相应的物资采购方式。第二十四条 竞争性谈判采购，系由物资采购牵头部门牵头组织谈判小组，与符合资格条件供应商进行谈判，物资采购牵头部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。对于符合以下任一特征的物资采购项目，物资采购牵头部门可选择采用竞争性谈判作为物资采购方式：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立或者中标供应商弃标的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；第二十五条 竞争性磋商采购，系由物资采购牵头部门通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，物资采购牵头部门从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中以综合评分高者成交的原则确定成交供应商的采购方式。对于符合以下任一特征的物资采购项目，物资采购牵头部门可选择采用竞争性磋商作为物资采购方式：（一）技术复杂或者特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；第二十六条 询价采购，系由物资采购牵头部门按照规定程序，邀请符合资格条件的供应商进行一次性密封报价，物资采购牵头部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的货物采购方式。对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式采购。第二十七条 单一来源采购系物资采购牵头部门从某一特定供应商处采购货物的采购方式。对于符合以下任一特征的物资采购项目，物资采购牵头部门可选择采用单一来源采购作为物资采购方式：（一）技术复杂，有特殊要求或者受自然环境限制，只能从唯一供应商处采购的；（二）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购；（三）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（备注：以上关于不同物资采购方式的适用情形为原则性规定，企业可结合实际情况，在不违背基本原则的情况下对适用情形进行具体明确。）第二十八条 物资采购牵头部门在开展物资采购过程中，应当实时监控采购物资的市场价格波动情况，通过多渠道获取市场价格信息，加强供应商报价与市场价格之间的比对，原则上所采购同类同质同阶段同批量物资的价格应不高于市场平均价格。第二十九条 物资采购牵头部门应当在采购文件中载明拟采购物资的基本信息（包括但不限于品名、规格、型号、数量、技术要求、质量标准）、物资交付计划、结算与付款方式等采购要素，并要求意向供应商在相应文件中就是否接受该等要素进行明确，如存在差异的，应具体说明原因并提出替代性方案，由物资采购牵头部门根据磋商需要协同业务部门、财务部门、法务管理部门等相关职能部门工作人员以及外部专家成立磋商小组进行具体磋商。采购要素的磋商围绕技术条款、商务条款及法律条款分别展开。磋商结束后，磋商小组应就磋商结果进行综合评定，全面衡量供应物资技术评定结果、采购成本、商务条件满足情况、过往合作表现等，初步选定拟合作的供应商，明确最终报价及交易模式，由磋商小组编制物资采购方案。对于采购金额较低（具体金额由公司根据各自物资采购情况自主确定）且不涉及交易模式创新的一般采购项目，可由物资采购、业务、财务、法务管理部门审批；对于采购金额较高或涉及创新交易模式，存在一定交易风险的采购项目，由前述职能部门审批通过后，提交经理层审议批准。物资采购方案经有权机构批准通过后，物资采购人员应当向选定供应商及其他落选供应商书面通知评选结果。第三十条 物资采购牵头部门应当根据经批准的物资采购方案，草拟物资采购合同。原则上，除涉及创新交易模式、相关物资系首次采购等特殊情形外，物资采购合同在制式范本合同基础上进行修订。物资采购范本合同由物资采购牵头部门负责管理与更新，由法务管理部门针对合同条款具体内容的拟定及修订提供专业支持。第三十一条 物资采购合同的审批应当遵循全面性、专业性原则，由物资采购人员发起审核流程，由以下部门在各自职责范围内，针对采购合同的以下方面进行实质性审核：（一）物资采购牵头部门针对采购合同约定的物资基本信息是否准确、技术要求及质量标准是否与业务部门技术评定结果相一致、物资交付、价款结算与支付等涉及交易安排的商业条款进行履约风险审核；（二）财务部门针对货款结算与支付、发票开具是否符合财务管理规范进行财务风险审核；（三）法务管理部门针对合同约定合法合规性、是否存在履约争议风险、救济措施是否充分等方面进行法律风险审核。如物资采购合同具有创新性、复杂性，存在较大风险的，必要时应交由第三方专业机构，如会计师事务所、律师事务所专业人员进行审核并出具审核意见。在以上部门均审核通过后，对于采购金额低于【金额】万元的一般采购项目，交由公司分管领导进行最终审批；对于采购金额高于【金额】万元的重大采购项目，交由董事会或经授权的经理层审批。对于“三重一大”范围内的采购项目，应当严格按照相关制度要求交由具有审批权限的相关部门进行决策审批。（备注：企业可根据本公司内部管理制度及物资采购实际情况，相应确定和调整物资采购合同的审批人员及审批权限。）第三十二条 对于已完成审批流程的物资采购合同，由物资采购牵头部门具体完成合同签订流程，公司办公室对合同用印提供协助。对于首次合作、采购金额较大、对企业生产经营影响重大的采购合同，原则上应采用面签形式；对于绩效考核表现良好的供应商、采购金额较小、对企业生产经营无实质性影响的物资采购合同，可在明晰签署流程、核实对接人身份、预留供应商有效印鉴可供比对的基础上，可以采用传签方式。采用传签方式的，物资采购牵头部门在收悉供应商用印合同后，应对其加盖鲜章与预留印鉴的一致性进行比对，并应就签字人员的身份、是否具有合法授权及签字笔迹与签字样本的一致性予以核实。第三十三条 物资采购牵头部门为物资验收的责任部门，物资采购牵头部门应当根据采购物资属性、交货方式等实际情况，会同业务部门、仓储部门等职能部门具体落实到货物资的验收工作，对供应商交付物资的品种、规格、数量及质量进行严格的审验，并建立物资入库记录制度，如实、完整记录物资收货的时间、地点、车辆、人员等信息。（备注：涉及食品、药品等特许经营、许可经营的物资采购，应注意根据适用的法律法规的强制性规定及监管部门监管要求，在采取常规验收措施的基础上，履行法定验收义务，防范合规风险。）第三十四条 物资采购牵头部门应当制订明确的物资采购单据签发管理制度，严格规范物资采购业务开展过程中，涉及发货单、收货单、验收单等单据的签发条件、流程及注意事项，并应定期向物资收货、验收实施人员开展培训，对单据签发行为进行监督。公司财务部门、法务管理部门等相关部门应当根据物资采购牵头部门的要求，结合公司物资采购业务的实际情况，对物资采购牵头部门编制及修订相关业务单据模板提供专业意见，公司法务管理部门应明确告知相关单据签发的法律效力，评估并提示所涉法律风险。具体负责物资收货、验收的职能部门及工作人员应当严格履行单据签发管理制度，确保单据签发与实际履约情况相一致。第三十五条 物资采购牵头部门在采购合同履约期间，应对履约过程实行全程、实时跟进与监测，并严格履行下列职责：（一）根据物资采购合同约定，及时向供应商下发供货指令、督促供应商及时备货、及时交运，跟进货物运输状态及路径；（二）交货验收阶段，如发现货物数量短缺、质量存在瑕疵等违约情形，应在合同约定的合理期限内，向供应商提出异议，根据合同约定救济措施要求供应商退换货、采取补救措施；（三）对于供应商未能履行供货义务、严重履约不能的情形，物资采购牵头部门应立即向经理层汇报相关情况，会同业务部门协商确定及执行替代性采购方案；（四）对于发生违约的供应商，物资采购牵头部门在向其主张权利仍未获有效救济的情况下，应及时告知法务管理部门提供专业支持，根据违约情节及紧急程度采用协商、寄发函件、提起诉讼/仲裁等方式及时采取救济措施；（五）关注供应商运营情况，如供应商发生重大行政处罚、诉讼或影响其履约能力的重大不利情形或出现负面网络舆情，应尽快核实相关情况、评估履约风险，相应采取中止预付款支付、要求供应商提供履约担保等风险防范措施。第三十六条 货款支付审核由财务部门具体负责。物资采购牵头部门在发起付款申请时，应提供物资采购合同、收货单据、验收单据、对账单、发票等履约文件，以证明付款条件已充分达成。财务部门应对物资采购合同约定的付款条件，履约单据、验收单据、对账单及发票是否一一对应，是否满足公司内部管理规范及要求进行实质性审核，审核无误后根据公司财务管理制度规定的付款流程，交由有权审批机构完成付款审批后进行付款。第三十七条 物资采购合同履行完毕后，物资采购牵头部门应组织业务部门、财务部门、法务管理部门等职能部门针对供应商履约表现、物资采购流程执行情况、履约中存在的风险等事宜作出评价或给予反馈。对合同履行期间发生违约或履约争议的供应商，物资采购牵头部门应当根据供应商管理相关规定采取相应惩戒措施；对于物资采购流程执行障碍及履约风险问题，物资采购牵头部门应当会同业务部门、财务部门、法务管理部门等相关职能部门，研究形成优化措施及落实方案，经经理层审议通过后及时推进完成相关采购制度的修订及流程的更新完善工作。第三十八条 物资采购牵头部门在物资采购合同履行期间应收集并妥善保管采购合同原件及履约过程中形成的发票、单证等履约资料。物资采购合同履行完毕后，物资采购牵头部门应将上述全部资料整理后交由【部门名称】归档保存。物资采购档案的保存时间为自该物资采购合同履行完毕之日起【年限】年。第三十九条 物资采购牵头部门根据物资采购需要，确需从境外采购物资的，应当以公开招标为主要方式，因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应在合法合规、充分竞争、多方比价的基础上，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。涉外物资采购方案的确定、物资采购合同的签订应交由公司经理层审批，对于重大涉外物资采购项目，应当提交公司董事会审批并根据监管部门的要求报送有权部门履行审批手续。第四十条 公司采购进口物资，应当符合所采购物资适用的相关监管法律法规关于物资进口的强制性规定、满足相应流程性要求，并形成事前审核把关、事中跟踪控制、事后监督评估的管理闭环。公司物资采购牵头部门应当牵头制定所涉物资境外采购的实施细则、明确采购流程，公司法务管理部门应对其合法合规性进行审核、提供法律意见。上述实施细则报公司经理层审批后由物资采购牵头部门具体负责实施，法务管理部门对实施过程中涉及的法律问题给予专业协助。第四十一条 公司在开展境外物资采购业务过程中，应当格外关注：（二）所采购物资是否已根据生产国及我国适用的法律法规取得注册证书或上市许可；（三）基于交易惯例及有利于公司利益原则考量，明确约定物资采购合同的适用法律及合同争议解决方式及管辖地；（四）对采购项目涉及国内法、所在国法、国际规则以及涉美法律风险等应当进行全面分析、评估。以上事项由物资采购牵头部门会同业务部门、法务管理部门、财务部门、审计部门共同研究落实，必要情况下，应当委托供应商所在国、物资生产国法律服务机构及我国律师事务所出具专业法律意见，严格防范涉外法律风险。第四十二条 公司开展境外物资采购业务，应当加强财务资金管理，完善境外财经监管。严禁在境外物资采购项目中暗箱操作、靠企吃企、弄虚作假、违规操作。第四十三条 公司建立供应商投诉受理、调查、处置及反馈机制，由物资采购监督部门成立供应商异议投诉受理小组，负责初步审核供应商所提异议及投诉事项，针对确有违规采购行为发生的，应当立即采取补救措施，根据相关管理制度和合同对供应商进行追责。视情况责令物资采购牵头部门撤销或纠正瑕疵采购活动，重新确定适格供应商。第四十四条 公司有关部门和人员在开展物资采购业务过程中有渎职、受贿等行为的，经物资采购监督部门查证属实的，公司有权视情节严重程度、对公司造成损失的大小，根据相关法律法规和内部管理规定，对责任人员给予经济处罚或党纪政纪处分，并向其追偿；涉嫌犯罪的，应移送司法机关依法处理。第四十五条 物资采购牵头部门应当每【时间】编制物资采购重要信息报告文件，向主管物资采购的分管领导及经理层及物资采购监督部门汇报。定期报告内容应当包括采购支出情况、公开采购情况、物资购进及库存情况、采购风险事件及处置情况等。针对物资采购牵头部门报送的物资采购信息，物资采购监督部门有权向物资采购牵头部门提出质询，物资采购牵头部门应当及时作出具体说明。对于物资采购监督部门提出的整改意见，物资采购牵头部门应当及时落实并反馈整改情况。第四十六条 公司【审计部门】应当每【时间】对公司物资采购安排定期审计，针对物资采购真实性、采购预算执行情况、物资购进与价款支付一致性等进行审验。物资采购审计可以由公司内部审计机构或委托外部审计机构完成。对于审计发现存在舞弊等严重违纪违法情形的，应移交纪检监察部门进行调查处理。第四十七条 物资采购监督部门可定期或不定期针对物资采购实施情况进行考评，考评项目包括集中采购、公开采购、上网采购、电子招标比率，供应商寻源及动态管理落实情况，物资采购合同履约情况，采购物资成本控制情况及质量保障情况，业务部门对物资供应的满意度等。物资采购监督部门还应对物资采购计划及预算编制合理性、物资采购流程的科学有效性等物资采购宏观管理控制事项进行监督评价，结合各单物资采购项目结束后的结项评价对物资采购流程、制度提出优化建议并督促落实。第四十八条 公司有关责任人员符合《上海市市属国有企业违规经营投资责任追究实施办法（试行）》所规定的容错免责情形的，可根据相关法律法规或有关规范性文件规定，结合动机态度、客观条件、程序方法、性质程度、后果影响及挽回损失等情况，予以从轻、减轻或免责处理。（备注：以上条款为针对物资采购监督管理机制及措施的建议性规定，企业可根据自身监管要求及实际情况，自主确定物资采购监管措施。）第四十九条 本管理制度由公司【部门名称】负责解释。
发表评论 取消回复