公司法务全面管理心得(上篇)
公司法务全面管理心得(中篇)中我们提到,公司的法律部的设立和发展壮大及公司法人治理等,本文将从法务管理和公司治理两方面入手,继续探究公司法务管理需求与策略。


问题六:如何进行公司法务管理



1、立卷归档

公司业务部门(如采购、销售、运营、广告促销、售后服务、储运、技术服务、投资、资金部)或管理职能部门(董事会、最高管理层委员会、总裁办/总经办、财务、人力资源、IT、行政、审计、战略、计划部)涉及法律的事务都应该也都会找到法律部来。法律部接到法律事务后首先需要立卷。(举例:立卷可分为9类:1)litigation:诉讼;2)Realestate 不动产;3)Contract Review合同审核;4)Intellectual Property 知识产权;5)Legal Opinion/ Consultation法律咨询;6)Corperate Secretarial公司秘书事务(含股东和董事会事务等);7)Legal Research法律研究;8)Training培训(包括接受培训和提供培训);9)Others/Miscellanea其他事项。编号:文档的编号,根据处理事务的内容(Matter Description)不同进行编号。事务分为9项,从第一项开始以1000开头,以下顺延,第二项事务以2000开头,直至最后一项为9000开头。如Mike处理的某某案即为DMY-1001Mike)。



立卷的好处

(1)标志着法律部从何时开始介入该事项,为日后清理法律工作责任划清时间界限;(2)全面记录法律工作,为随时汇报和年终总结法律工作业绩做好准备;

(3)为一事一档的归档工作做好准备;

(4)便于指派专人序时跟踪处理该项法律事务。立卷工作除了设立实物卷宗外,在网络化时代还应该设立电子卷,并在法律部内部供公开查询。复杂法律事务设立一个综合案卷不够时应视情况设立分卷(如设立法律文件卷、往来沟通卷)。法律部负责人和法律部秘书统一受理法律事务后,法律部秘书应负责设立法律部实物卷和电子卷。法律部负责人应指定法律经办人。立卷时如何根据公司所在行业的不同性质进行科学适当的分类是对法律负责人管理能力的挑战。

法律文件卷存放具有法律意见的重要文件如反映阶段性谈判成果合同草案、正式意向书/合同/协议/章程、各种批文、证书、执照等。往来沟通卷(含电子邮件/信函/传真等沟通方式)序时存放法律经办人对外沟通往来文件及公司对外沟通往来文件。为便于查阅,一般以先来先放后来后放的自然次序放置存档。法律经办人应负责将在办理法律事务过程中形成的法律文件、往来沟通文件即时归档。


2、法律部内部分工和权限

公司法律事务依其重要性从高到低可划分为:公司治理、公司日常业务和管理两个层次。

公司治理层次的法律事务应由公司法律总顾问或法律副总裁(或公司秘书)负责。公司日常业务和管理涉及的法律事务才是法律部需要处理的日常工作。一般包括:起草法律文件(含合同)、合同谈判、合同审核(含其他法律文件盖章前审核)、诉讼管理、IP管理、法律咨询、项目法律事务(如筹融资、投资项目)、上级交办的其他法律事务。

为了统一协调公司各部门之间的专业化工作关系,规范工作流程,法律部应当推动或积极参与公司规章制度的立、改、废工作。对法律日常工作本身特别重要的公司规章制度主要有:印章管理制度、合同管理制度、诉讼管理制度、证照档案管理制度。

为了法律部能保质高效地完成日常法律工作,法律部内部需要进行内部分工,划分权限(如按法律总监、法律主管、法律顾问、助理(含法律秘书)授予代表法律部决定法律事务的不同权限),各自在权限范围内决策处理工作并承担专业责任,而不是事事都要层层审批签字。权限划分的方式一般既按涉及金额大小划分也按法律事务性质的重要程度划分。工作分工及权限划分是否科学适当是对法律负责人管理能力的挑战。

3、立法动态跟踪研究参与和内部法律培训
法律部应定期(如半月/一月)跟踪报告与公司行业有关的行业新法律法规。及时掌握新法律法规对于法律顾问的工作至关重要,特别是在中国快速走向法治国家的过渡转型时代,新法律法规如雨后春笋般出台,研究清楚其立法意图、规范要点、对公司业务的影响和公司的应对方法对公司非常有价值。

对于尚处于立法讨论过程中的问题,只要对公司业务有重大影响,法律部都应该积极研究参与。最好能通过参与立法讨论对行业立法施加积极影响。

法律部还应积极向公司各部门提供法律培训(包括组织法律部内部的法律培训),教学相长的同时还能够密切法律部与各部门的联系,有百利而无一害。但是,法律部应认真准备,确保法律培训的质量,防止走过场,无实效,这样不但浪费时间,还会降低法律部的影响力,对未来法律工作带来消极影响。


4、合同管理(合同审核、合同标准化、集体讨论、参与合同谈判与谈判技巧)
合同管理应制度化,必须建立合同签订前法律审核制度。为减少合同审核工作量,法律部应推出尽可能多的标准格式合同鼓励各部门在业务中使用。制作标准格式合同应群策群力,以法律部集体智慧制定。有些特殊合同,法律部还应参与谈判并注意保持好自身的角色立场,促成交易的顺利实现,既要防止越权干预,妨碍达成交易,又要防止消极把关,放任自流。参与谈判前一定要事先考虑好交易结构及谈判的重点和难点。确保交易结构合理合法,重点不能少,难点能突破。突破难点一定要事先想好几条突破的思路并作好应变准备。一个经验丰富有创造力的律师往往在交易结构的设计和难点的突破方面更能显示其高超技巧。

5、印章管理(权限手册)
印章管理应制度化,并且需要检查落实。印章管理的重点和难点是各级签字人员各类事项权限手册的制定。

6、诉讼管理(诉讼策略、外聘律师控制)
重大案件应仔细研究并确定诉讼策略(含和解方案),确定策略应该有全局观念,系统化地思考问题,而不是就诉讼技术论诉讼技术。一个好律师必然同时也是一个善于谋划并造就解决问题的条件并为了解决问题而适当妥协的人,诉讼只是解决问题的辅助手段,妥善解决问题才是目的。公司法律顾问应站在当事人立场,出于解决问题的目的,指挥外聘律师的工作并控制好费用开支。

7、IP管理(管理策略、外聘IP代理人控制)
根据公司IP的复杂程度制定管理制度。


8、法律咨询
解答公司各部门提出的法律咨询是法律顾问天然的基本职责。

9、筹资、投融资项目法律服务(投资方案法律设计、尽职调查、投资合同与文件起草和谈判、签约前法律审查、政府审批手续法律支持、整合支持及后续服务)
法律顾问对于投资项目法律工作应严把三关:
(1)方案设计审核关
一个项目的交易结构方案至关重要,必须经过法律设计,至少应经过法律审核。交易结构方案不合法将产生结构性法律风险,使交易本身失去法律安全保障。
(2)谈判关
律师必须参与重要的项目谈判,否则难以确保其合法性和法律上的可操作性。律师不参与谈判,等项目人员谈判结束后再审核合同,即使发现法律风险,要修改也是难上加难。
(3)合同文件审核关
盖章一定要法律部最后审核确认一遍。

10、公司规章制度法律审核
公司规章制度的立、改、废都应由法律部审核把关。

11、法律风险检查评估整改
法律部应协助内审部门对公司各独立核算单位每年进行一次法律风险检查评估。如发现问题要限期整改。


法律风险评估设想:

(1)合同交易法律风险评估:每份合同在法律审核时,应预计并记录其潜在法律风险及发生风险的可能性有多大、抗风险措施、发生风险后很可能遭受的经济损失有多大。未签订合同的重大交易(如有)也应进行法律风险评估。


(2)诉讼案件法律风险评估:每个诉讼案件发生时,应进行法律风险评估,评估其败诉的可能性有多大、败诉后很可能遭受的经济损失有多大。应对措施(如拖延执行、诉讼和解、执行和解等等)。


(3)项目法律风险评估:每个项目(筹资投融资项目)在最后法律审核时,应预计并记录其潜在法律风险点及发生风险的可能性有多大、抗风险措施、发生风险后的很可能遭受的经济损失有多大。


经过几个境外著名公司的工作经历后,发现他们在法律风险管理上也有的强有的弱,参差不齐。但高层还是比较重视法律风险管理的。有的管理很成熟,也不复杂。但需要管理者或管理团队有全面深入的行业知识,对公司所在行业的法律风险有全面深刻的理解和把握,并对自身企业的历史和特点有深刻的认识,每年能排出有针对性并且全面的风险排查防控点,如按风险程度排出前十大或三十大风险点,进行全面的检查和防控。设立红黄蓝三色警示,比较直观地反映和跟踪全集团公司的法律风险形势,类似做法值得中国企业学习和借鉴。


12、法律工作考核评价与激励
法律部年初应该根据公司要求制定年度工作计划。年底,应根据工作计划和实际工作结果(参看立卷表)对每个法律顾问进行工作考核。对于工作业绩的评价还应听取公司各业务部门对经办律师的反馈意见。最好对每项法律事务都让对应的客户部门负责人和经办人对法律部经办人打分,最后由法律部负责人按一定比例计入综合评价结果中。设想在立卷时由法律部负责人对每项法律事务的难易程度评定级别(如分5级),在年底考核时,既考虑经办人的工作数量,也考虑工作难易程度,还考虑工作结果质量,客户部门评价,法律部同事评价,自我评价以及法律部负责人评价。通过以上因素按事先设定的不同比例综合计算出工作考核结果(参见考核制度实例)。再根据考核结果对法律顾问进行激励。这样下来的结果,即使出现某些工作极其出色的法律顾问比法律部负责人得到的奖励还要多,也是公平的。

某些跨国公司法律部甚至象外部律师事务所一样按法律顾问工作小时对客户部门计时收费,只是在年底时再将扣除法律部成本费用和奖励外的余额返还给客户部门。这样的做法有利于法律部和客户部门都加强核算,但缺点是容易妨碍法律部和客户部门之间的团结协作关系(尽管这样安排比起官僚主义的法律部或者公司各部之间难以沟通的官僚主义来说会更好些)。本人更推崇使用模拟核算方式来对法律部进行工作考核(按市场价确定律师收费标准并按时计算律师费以确定法律部工作价值但不真正收取费用)。


问题七:如何进行公司治理

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上文讲到,公司法律事务依其重要性从高到低可划分为:公司治理、公司日常业务和管理两个层次。

公司治理层次的法律事务主要涉及:股东权利及股东会会议制度、董事权利义务及董事会会议制度、监事权利义务及监事会会议制度、高管人员权限及高管层会议制度、公司监督/审计制度、公司档案(含股东名册、股东会决议、董事会决议、高管层会议决定、及法定工商登记事宜)维护管理。

公司治理类法律事务应由公司法律总顾问或主管法务的副总裁(国外法律一般还设有公司秘书负责与公司治理有关的工作,公司秘书是公司高管人员,实践中一般由法律总顾问/法律副总裁兼任)负责管理,为了使公司治理有章可循,法律总顾问或公司秘书应积极推动和参与建立公司治理政策、公司内部监督审计制度、股东会会议制度及权限规定、董事会会议制度及权限规定、高管层会议制度(如执委会会议制度)、高管人员及公司管理人员权限手册,并负责检查实施情况(公司内审工作除外)。

在中国公司法框架下公司治理还应包括公司监事权利义务及监事会会议制度,但此项工作一般强调其独立性,为避免利益冲突,不管是法律部还是法律总顾问/法律副总裁都不宜介入其工作。


1、实现公司治理的前提:股权多元化(或至少股权人与管理权人分离),否则,股东既是董事长又是总经理,三会合一,独裁专制,公司成败系于一人。

2、股权管理(公司结构图和公司信息表、股权投资与变动流程管理、工商登记事宜)
重点:股权结构与摸清家底;股权结构调整与破产风险隔离;股权结构与公司控制权;股权结构与管理层持股激励;股权投资与退出。

3、章程管理(三会一层的权责划分、会议流程、经营及财务信息充分沟通、讨论及决策文档管理)
重点:股东会、董事会与高管层的权限划分;董事会会议制度;决策信息在会前的充分分享制度。

4、董事会与公司秘书(实为公司治理制度的重中之重,怎么强调都不过分)
重点:董事及独立董事人选、任职资格、专业及综合能力、独立性、运转制度(含决策信息在会前的充分分享制度)、董事勤勉尽职责任、讨论及投票决策机制;董事会各专门委员会的设立;涉及公司治理的重要文件档案的序时记录和归档管理制度;董事责任保险;董事责任公司赔偿制度;董事会与执行层之间的良性互动机制;董事长的领头机制;董事会与执行层的职权合理划分。


5、监事会与内审
重点:对董事和高管人员的法律责任及诚信道德责任的调查和追究。

6、总裁与执委会
重点:高管人选;执委会会议制度;决策信息在会前的充分分享制度;公司高管人员权限手册;总裁的第一责任人制度;执行层业绩考核和激励安排。


7、高管人员管理
在我国大部分公司,高管人员和公司员工基本签订同样的劳动合同,只是极少部分内容不同。而几乎所有的外企,高管人员的合同基本是单独的另一个版本,而且每个人还可以有特别的约定。对于高管人员的管理,应该有特殊性和特殊约定的。

8、外审
重点:监督财务信息披露真实性。

9、内审
重点:监督公司内部管理及经营行为的合规性。

10、信息公开披露制度
重点:保障公众知情权。


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