作为数字化人才战略服务企业的法务,如何理解法务数智化的?在法务数智化建设过程中又有着哪些不一样的探索经历?


「Me未来」008期线上研讨会非常荣幸邀请到三节课信息咨询(北京)有限公司法务负责人——高安琪,在线拆解「三节课」法务数智化的实战案例。


相信互联网的产品人和运营人对三节课再熟悉不过,近几年随着业务的调整,三节课成功从 ToC 的互联网专业人才孵化器成功转型为 ToB 的数智化人才战略服务商,赋能企业的数字化转型。


伴随着企业的发展,各部门也迎来了新的挑战。新的业务迅猛发展,业务态势日趋向好,然而对三节课法务来说,面对部门成立较晚、专业内容积累较少、人员相对有限的情况,则要开始“从0到1”的法务数智化尝试。


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第一年,搭建法务数字化的基础架构

俗话说:万事开头难。高安琪加入法务部的第一年,也是正式开始做沉淀的第一年。她开始翻阅整理从公司成立之初的资料,发现合同模板基础等同于空白,留存的历史资料的信息价值也非常有限,现用的几个合同模板也与现有业务需求偏离较大。内部已是如此,对外更是没有太多标准和规则,很多业务都是依靠口口相传,信息差也非常的大。


在保业务发展的大前提下,作为职能部门的法务,需要给到所有业务强有力的支撑,因此不能只关心自己的专业能力,更多地要融入业务,加深对业务的理解。




第一,沟通。做到与业务真正对接,切实帮助业务解决问题,而不是告诉对方哪里不对,这也是增加信任感的一步。


第二,重建配合机制。重新梳理规划工作的基本流程,从合同起草、审核、管理,配合新的业务模式进行讨论。举例来说,三节课作为以内容为基础的平台,知识产权管理是非常重要的部分,因此法务在基础流程的梳理过程中会格外加以重视。公司在创建之初并没有特别关注法务相关的资料积累,她在第一时间几乎将能够找到的所有的合同、资料全部翻新了一遍,花费了大量的时间精力,完成了从0到0.5的艰难推进。


相信与三节课相似的私营创业公司,在前期发展阶段,很多法务都会遇到类似的困难。


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第二年,不同阶段法务工作面临的挑战与破解思路?


转眼进入第二年,可以称之为0.5的时代。“流程化、团队协作、积累”成为这一年的主旋律。随着公司业务的重要转型,组织架构也随之调整,三节课的财务和法务进一步融合,成立了财务法务部,两个部门之间的合作也变得越来越紧密,分工和交叉事项的边界变得更加清晰。



业务、法务和财务不仅仅是在自己的职责范围内的工作负责,也是在为其他的部门提供工作依据。比如,业务在某一项商业谈判的结果,最终会落在合同上,合同的执行是去检验业务是否在正常的开展,财务收到汇款就是这一项目完成的标志。看似每个部门都在做自己的事情,但却同样都是在为同一个业务负责。


为了让部门间的信息更加通畅,流程化的梳理率先提到日程上。法务需要关注各个流程及审批环节,关注其他环节的参与人对于某一事项是否有相应的反馈、意见或者建议,这也是企业合规管理中的必要一环。


随着整体流程的梳理清晰,公司对数据化有了新要求。在合同签署、款项支付、项目交付等环节,都需要法务和财务出具的数据来进行跟踪,这样才能对一个项目整体负责。此时,合同信息中涉及交叉的部分,就开始流动起来了。


回到合同本身,并不是合同签完,锁在档案柜里就再无人问津了,需要更好地发挥合同的价值。比如利用上面所记载的信息去验证、去考核。


对于合同的履行状态的关注,本质上也是为公司业务运转的是否健康提供一个检验标准。项目何时执行,何时回款,交付结果是否符合预期、符合约定,交付过程中是否有重大的变更?这些都依靠合同文本约定的内容与实际做比较判断。


三节课作为企培企业,为满足客户的需求业务侧要给出不同的方案,这同样也给法务工作带来不少挑战,多变的需求改的让人晕头转向。因此,三节课的法务部门开始对整体的合同模板进行新一轮修改和整合,基于对业务的了解和不同部门的需求,配置各种不同有细微调整的合同模板,在庞杂的业务数据之中,寻找共性和特性。


有了一定量的法务工作内容积累,法务又开始思考是否可以对合同台帐进行整合。也是从业务的需求为出发点,服务企业客户避免不了要经常参与业务投标。


投标里有一项非常重要的材料——业绩证明,也就是之前签订的合同的复印件。每次针对不同的客户,需要提交的证明文件都不一样,每个企业关注的维度差异也较大。但资料实质上都是大量合同信息中的关键信息的排列组合,比如金额、行业、品类等。因此,重新以筛选关键词的方式,制作一份既符合业务需求,又能减少法务重复工作的合同台账就变的尤为重要。开展这项工作的目的,就是驱动业务,让业务跑得更快,有了这些合同关键信息,更加利于数据共享。


随着数据量的不断增大,在进行多部门信息对齐时,大家很难做到及时同步。以前是通过标注版本号来区分的,一旦过程稿中出现错误,但后面的数据处理都有问题,需要花大量时间来修改。


公司使用的协同办公系统也并不少,在各个沟通环节和信息流转环节,各种表单、文档等信息散落在各种系统当中,信息安全方面保障有限。


这时,单一的协同办公软件已经不能满足法务的日常工作需求,法务需要将各种资料、信息放在一个单独的库里来进行维护,便于随时取用,还可以为业务运营部门设置相应的权限,不用担心信息保密的问题。


构建一套合同管理系统的想法就孕育而生了!


这个系统必须是要结合三节课的业务逻辑来进行设施,需要个性化的设置和智能化的能力。考虑到业务合同量非常大,不可能每时每刻去关注各个合同,合同的履约情况,回款情况等,希望利用系统来辅助法务进行随时的追踪,流程中做到随时随地留痕,便于回溯。


3

第三年,法务如何从“被动支持”走向“主动赋能”?


三节课作为赋能企业数字化转型的培训服务商,见证了各个行业的数字化转型。为什么法务部门不能通过数字化转型来改变提升原有繁琐的重复性事务呢?因此有了从0.5到1的法务数智化建设的尝试。


三节课✖️幂律智能的携手,让业务从发起需求、合同起草、合同审查、签署、归档等流程,全部实现了线上化。




法务部门开始严格管理流程,合同审查、合同管理、信息管理等工作,做到事事追踪,步步留痕。原本之前预留半天时间的工作任务,现在20分钟就已经完成了。


这样的成果是值得骄傲的,但背后也经历了痛苦的整合过程。需要将原本整合的全部合同台帐逻辑,所有历史合同纸质版和电子存档版本全部整理。在双方团队的通力配合和协作下,重新梳理了产品逻辑,反复进行了技术调试,到现在已经取得非常开心的结果。


企业规模不同,阶段不同,数字化程度自然也有差别,相对体量和规模较大的企业,已经有不少建设了非常完善的全流程法务智能平台。


目前三节课法务部在数智化转型的探索之路上有了一个好的开始,也让法务们切实感受到合同活起来了,工作效率高起来了。作为“为企业数字化转型赋能”的三节课一员,行胜于言,自身的数字化转型经验也会反哺到业务之上。


高频Q&A


Q:法务部的数字化转型推进,如何获得领导或者企业管理者的支持?


A:首先,我们没有办法去量化一个企业或者一个行业或者某个业务线到达什么阶段才需要或有必要开展数据化。我认为数字化是一种选择,与其他因素无关。


随着业务的发展,我们确实感受到法务工作处在一个问题没解决,新的问题又出现的状态,同时又要思考怎么辅助业务做增速,做增量。因此开始去寻找科技变革,在耳濡目染的状态下,我们看到了科技对于经济确实发生的改变,同时市场对于科技一定有它的需求,诸多条件都可能是一个催化剂。


在具体汇报阶段,我们法务自身一定是有清晰的需求的,我们需要达到什么样的程度,需要它能实现什么样的目的,要把中间过程的阵痛前期预见,比如各个部门的不理解,这种时候我们就要抓住对方的需求点,去对照转型后的优势。数字化本身是一个虚无的概念,尤其是在法务这个层面上,需要很长时间去展现结果,举几个核心的痛点例子给领导们做演示,尽量展示其未来的能力。


Q:在现阶段初步落地了法务数智化的建设,有哪些是原来忽略了,在使用系统之后发现对于业务有帮助,对于管理有帮助的点?


A:第一,我们可以看到公司整体业务的进展情况,简单说就是你签了多少份合同,合同金额是大是小,收入数据等,对成本支出也可以进行监控。从这些方面我们可以看到市场是否有变化,对于后续的业务营销策略也提供了有力的评估支持。


其次,履约情况的监控,有没有逾期交付,或者逾期回款。其中对于相对方的基本情况,我们也可以分析出来哪个行业的客户最多,占比多少;哪个客户在履约上存在风险;我们甚至可以做业务类型的分析,哪一种培训形式现在最受大家欢迎;哪一品类的课程是现在市场上最需要;甚至取消业务的原因是什么等等,都可以通过合同里的关键信息来分析。


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分享嘉宾:高安琪


三节课信息咨询(北京)有限公司 法务负责人

曾就职于北森。曾以创始团队成员的身份参与研发服务于小微企业的劳动合同生成并管理的APP产品。

2019年加入三节课至今,从0-1构建三节课法务体系。参与公司各项流程及合规体系的搭建,为公司研发的产品提供商业及法律建议。

以“最懂业务的法律人、最懂法律的业务员”的理念促进业务、法务、财务的跨部门合作。

以“实现法务数字化转型”为最终目标。


文字整理:康明明



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