大风控视角下，合同管理智能化实务指引

6月16日「Me未来·003期」线上研讨会与热爱法律、热爱科技的业界同仁再次相聚云端。

本期有幸邀请到房企集团总法律顾问汪怡群分享《合同管理体系智能化演变之路》。

汪律师总结十余年一线法务数智化实践经验，带我们从刀耕火种的人工物理处理合同的时代，一路推演到现在初步实现法务数智化系统管理的阶段。

从过去、现在到未来，带着我们共同感受跨时代合同管理变迁的同时，在合同管理智能化系统建设方面从亲历的项目出发，分享了诸多可落地、可复用的一手经验。

如何从风控视角搭建合同管理体系？

什么是 合同管理体系 ？

可以简单的理解为，为完成达到组织的目标，需要采取一定的手段、措施或者具体的举措。每一个法务都会面临合同管理体系的建设问题。

现在大家经常提到的就是 合同全生命周期管理 。在合同管理里，按照阶段可以拆分成非常多需要注意的点。

随着外界环境的演变，法务慢慢进入到了一个大风控时代，从原来最早的审合同，转变到现在的以合同为抓手，从事前、事中、事后的角度进行全方位管理。因此，便引入了合同全生命周期管理这个概念。

整体环境的变化，需要法务介入的场景也随之增加。

包括最早的 商业意向 阶段，比如商业伙伴的选择，到业务部门的需求，再到合作的内容等，从原来业务主导、法务提供服务，现在在风控理念之下，法务也需要参与决策，需要发表专业的风控意见，这些都会纳入合同管理体系。

进入 合同磋商 阶段，包括具体业务模式、商业条件是否适合等，这些在传统领域可能更多属于商务范畴，现在也需要法务参与发表自己的意见。

再到相对比较传统的系统审查， 合同签订模块 ，是法务涉及最多的领域，现在在全方位管理体系之下，也对法务提出了非常高的要求。

从传统的审查文字，转变到现在在更多维度上法务都需要提供价值。

在起草审查环节达到内部合规，在合同签订环节借助电子印章提升签订效率的同时保证安全合法。再到后续履行和终止阶段，也就是事后都需要法务介入把控做履约的监管。

现在整个合同管理体系需要法务参与的程度越来越深，给法务提出的要求越来越高。但体系中天然就伴随着非常多矛盾点。比如法务风控的出发点与业务利益上、整体经营效率上的矛盾，以及把控安全时各职能部门不同的利益诉求等。

整个过程非常复杂多变，其中牵涉到非常多动态不确定的因素。由此可见，对法务的要求非常之多，挑战也非常之高。在这样的条件下，我们不能只单一关注某个点，更多需要智能化的手段，来辅助我们的工作。

合同管理从线下到线上必经的三个阶段？

最早入行时，合同使用传统的传真方式来进行传递和签订，基本上没有任何系统和手段作为辅助。过程中修改、审批消耗大量的时间。为此，开启了提升合同管理效率的探索。

汪律师从“审批、审核和管理”三个阶段详细介绍了合同管理的提升手段。

第一阶段：提升“审批”的效率—— 电子表单 

从传统的Excel做表格再用传真传递签批，挪到了线上，变成电子表单，再利用电子表单实现线上的流转。

基本上解决了找人难、提升了会签效率；表单流转易篡改，管理产生漏洞和纸质表单查档成本巨大的问题。

在合同全生命周期管理里，第一阶段主要是在合同签订环节上，帮助法务提效。

第二阶段：提升“审查”效率—— 数据库 

随着业务加速推进，合同越来越多，法务将雷同的业务制定出标准的合同文本，建立了法务信息库做了细化分类做了很多的标准文本。

但在日常工作中发现：

为此，法务更希望将非常低价值、重复、消耗人力的工作交给机器、交给系统去解决，从而引入了「数据库」的概念。由IT部门帮助法务设计一套非常实用的标准，其中反响最好的是引入了「差异条款对比功能」，实现了将标准文本从文本库中调出，系统根据发起人的不同角色，预先辅助锁定适合角色人的标准文本。

再基于标准文本的内容进行修改，同时，系统会自动完成条款比对，法务只需审查差异文本即可，大大降低了业务使用的难度。

在发现差异条款后，可以直接在线修改，退回时系统自动完成替换，流转到发起人（业务/行政/人力等）时，可以直接使用系统里最后的版本，大幅度降低了版本使用的出错率。

可以实现比对的内容，还包括流程审批单里填列内容。 流程单填列内容 可以根据标准文本抓取，大部分内容不允许使用人修改，业务只需要填写事前预留的空位，直接与合同内容进行一致性比对。很大程度上减轻了法务低价值的审核工作量。

这一阶段，从合同签订阶段已经前置到起草审查阶段，跨越了一个阶段，且初步实现了智能化功能。

第三阶段：提升“管理”效率—— 平台系统 

在系统帮助法务完成比对之后，更值得法务去探索和思考的如何将数据拉通和信息拉通？如何能更好地提升管理效率？

通过搭建 合同管理智能化平台 ，这些问题都可以不断地优化实现。从一个封闭的，死的数据库，变成“活的”数据平台。合同中的重要数据的变化实时更新，可以根据合同具体的签署和履约情况进行动态调整，辅助管理者做决策，管理效率也能大幅提高。

第三阶段的平台建设，在全生命周期管理过程中覆盖到了履行和终止两个环节，甚至，在合同归档和争议解决的事项处理时都可以使用合同管理系统。通过智能化的合同管理系统，法务可以进一步管理这些动作，管理的范围也随之扩大。

风控管理平台线上化、标准化、平台化？

经过线上化的三个阶段，从一个点开始，逐渐串联成线，再到现阶段摸索出适合自己企业的大风控视角下的风控管理平台。

从流程和监管的线上化，到进一步将文本合同纳入线上，打造了标准化的 合同文本数据库 。

将合同进行分类，根据不同的使用者角色，匹配不同的授权流程，内部匹配相对应的表单进行相关信息的动态关联。除此之外，还实现了合同模板、合同编码和表单的标准化。

最后进入到平台化阶段，把所有的合同收归到合同管理系统中统一进行管理。原来销售合同可能在业务系统里做，财务合同可能在财税系统里，在之前手工填进去的数据是死的，依然只是文档。

现在，我们把 合同数据 变成了 活的数据 ，合同主数据进到公司整体的数平台之后，可以进行统一的利用，将合同数据关联到其他系统中（如图右下角所示），将合同管理系统与其他的业务系统、财务系统、诉讼系统、法人系统和管理驾驶舱拉通。

数据输入进去后，跟其他系统之前的数据都存在勾稽关系，这样系统展示出来的一个全面和立体的动态结果。

原来合同散落在各处的问题也迎刃而解，统一在合同管理系统中归档，合同用印完毕生效后，系统也能自动推送到管理驾驶舱。

示意图

汪律师更以现阶段企业的合同管理系统平台为案例，展示具体的系统搭建脉络。

目前已经初步搭建的 风控管理平台 ，从中间的红色区域，也就是主数据平台为中心，每一个圆点都是与之关联的子系统，包括法务系统、合同系统、诉讼系统和人力系统等等。

 首先，建立统一的合同门户 。统一的入口，操作人员可以直接进入为其量身定做的合同管理系统里面，发起他需要的合同，也会将其经常使用的那些文本推荐在首页，不需要多花时间查找，也更不容易出错。

如果业务有找寻其他合同范本的需要，也可以通过提示，根据具体指引找到合适的合同范本。

合同里的相关数据可以通过其他的系统自动导入，不需要手动填写，还可以根据过往的数据情况，实现前置控制。

在系统中可以看到发起的合同的履行情况，将合同里的数据进行汇总，其中需要注意的风险会动态推送给负责人。

 其次，利用组织架构与合同分类之间规则 。具体选择合同文本是，根据发起人所在的组织架构来定位。

具体文本的参数都是由法务事先设定好的。

 第三，设置常用审查要点 。在审批过程中，将其做特殊标记，直接提醒法务关注经常出错的问题和重点条款。同时，搭建类似积木的条款模块，某些条款需要变更时，可以自动引入，不需要手动填写。

 第四，电子签约 。系统可以自动识别法人主体，尤其针对集团公司，可以将几千家公司使用系统自动调进来，还可以与供应商拉通，合作关系的变化也可以在系统里实现动态调整，减少出错率。合同审核完，进入电子签章系统，通过关键词识别，锁定盖章，完成风控管理留痕的要求。

还可以提前埋好风控点，设定一些参数，在合同签约生效后，在重要的履约节点的信息提取出来，也是一个自动识别的过程，将信息提醒推送给相关人员。随时随地，在移动端就可以查看信息和查询需要的信息。

从 财务角度 来说，可以将合同管理系统和财务系统打通，填单、收付款管控和发票管控等操作，可以在数据拉通后实现流程上的简化，加速了业财一体化的进程。 

最后， 最关键的是在整个合同事前、事中、事后的运行过程中进行动态把控，管理者通过管理驾驶舱，能够快速看到需要的辅助经营决策的各类信息，管理报表不再需要经办人手动填写，准确性和速度都得有效提升，信息拉通后，去掉了壁垒，提升管理效率，对管理人员是非常大的福音。

“业务发起人非常开心！法务非常开心！管理人员非常开心！这才是我们希望的皆大欢喜的结果。”汪律师感叹道。

虽然汪律师任职公司的平台才完成1.0雏形阶段的搭建，但对于系统的优化迭代有着非常多的想法和规划。随着法务风控要求越来越高，法务的“手”需要越伸越长，在项目设立之初，不仅仅想局限在某几个阶段，而是希望能够真正地实现的是全生命周期的智能化管理，智能化平台建设还任重道远。

借助 AI 如何更好呈现法务价值？

按照对未来的整体设想推进落地，需要的更多的是人工智能的能力。

理想状态下 智能合同管理平台 ，从最早的业务启动合作开始，选择相关主题之后，系统就可以自动检索出之前的合同信息：

系统都可以实现信息数据的拉通与提示。

更进一步的话，可以提示这个业务模块公司历史的业务情况如何？盈利情况和风险点信息，这样业务员在商洽时，可以更清晰了解需要规避的风险点有哪些，再进行合同磋商。

之前合同模板预设的参数、风险点产生了大数据之后，系统可以做分析。

根据不同业务的发展，累积下来大量数据，是否合同管理平台跑通的模型，复用到其他环节中去。

在争议解决之后我们获得的经验和教训能否反哺到日常的风险管理中。

这些都是在启动这个大项目之初，基于大数据和人工智能的美好想象。虽然现在的合同管理体系的智能化还是个baby，但整体的设想会在未来三到五年，甚至十年之后逐步实现。

这样的平台在未来可发展的空间是难以想象的，对于合同管理体系的智能化可以说是一个非常蓝海的事情，能够做的事情还有很多很多。

合同管理系统这么智能了，法务会不会被AI替代？

本身作为法务发起项目的初衷并不是想要用系统取代人，而且非常肯定的一点系统也替代不了人，那为什么还要这样的一件事呢？

第一，战略规划、体系搭建。人工智能的强大在于其善于应变，逻辑勾稽关系梳理通顺了都可以提前预设。解放出来更多法务的时间和精力，让人更好地发挥主观能动性在更有价值的地方。利用系统来辅助法务的日常工作，法务可以有更多的时间去思考怎么优化系统，优化战略和体系。

第二，探索、开拓、创新。企业和业务不停地发展，需要法务抽出更多地时间去思考和配合开拓创新业务。标准化的内容都是基于历史经验的沉淀总结，新业务产生的数据需要人去探索，人与机器之间进一步磨合。企业才能在这样一代一代的迭代过程中，不停地去发展业务，不停地去增长。

第三，温度、手感。法务作为工匠，永远不会失去的是作为匠人的手感和作为人本身的温度。法务越来越值钱的价值也正是因为法务的风控是可左可右的，什么时候放，什么时候收，这个尺度可以通过历史数据给我们建议，但是要不要放，某些时候明知道有风险，但由于各种各样的原因我们仍然愿意去接受，都需要人来判断，需要法务集中精力去做这些事情，这也才是 法务真正的价值 所在。

合同管理体系的智能化的目标始终如一，就是将法务不停地从低价值的事务抽离出来，利用系统帮助法务归纳总结经验，可标准化的工作交给系统去做，非标的工作利用系统抽离出来标准的事项，将法务的精力更多地投入到更有价值的事情上，为此我们也愿意先投入更多的成本去做这样一件意义深远的事情。