对于法务来说,实用的职场工具,能够减轻工作压力,提高工作效率。

因此今天这篇文章的主题就是,用好以下这5个tips,让法务的工作更高效!

PS:本文重点介绍智能合同管理系统 MeFlow和智能合同审查工具 MeCheck


一、打造一个流程化的合同模板

业务深夜11点在微信敲你:“法务在吗?我想要XXX的合同,现在发我一份吧。”

为了尽量避免出现这种情况,当你进入新公司时,首先建立合同模版库,你不仅可以了解公司的合同现状,还能间歇性达到「一劳永逸」的效果。

比如说,当业务同事需要「合同模版」时,法务可以提供一份说明文件,让他们能快速找到相关的合同,还知道「如何填写」。

下图就是一位法务朋友今年为公司整理的标准合同文本库,他一开始就附带了详细的使用说明和目录。


*可以给业务使用的合同模板库(部分展示)

但以上的方法都不能满足一些特定的需求,比如:

业务还是找不到或者找错合同模版?

填写合同的时候还是容易出现错误,尤其是填写金额?

合同模版常常需要更新?

在这里推荐一个智能合同管理工具 MeFlow ,它能够智能化的匹配合同模板。

作为法务的你,只需要设定好相关的合同模版,配置业务填写的字段,附上相关的提示即可。

业务人员使用合同模板的时候,仅仅只用填写一次关键信息,即可填充到合同中所有需要的地方,效率真的很高。

*MeFlow业务填写合同模板页面


这样做的好处是:

1.无需沟通,业务即可快速找到相对应的合同模版。

2.减少法务重复的回答咨询等工作。

3.如果前期规范合同文本的填写,法务后续再进行合同审查,也比较省事。

4.帮助公司建立流程规范化的合同管理指引。


二、快速比对合同文本的效率工具

法务在日常工作中要查看审阅大量的合同,痛苦的就是,有时候同事发回来修改后的合同,但却毫无修订痕迹。

千万不要人工手动比对,一个一个字看太费力了。

有经验的法务会告诉你,从当上法务那天起,先找到一个趁手的合同文本比对工具。

有的法务喜欢用 word 的文档比对功能,我个人更偏爱使用这款工具来直接比对—— MeCheck ,它的页面查看起来更加直观方便,也更顺手。

当你上传两份合同后,它能够快速发现差异点,直接定位合同中的修改信息。

*MeCheck比对页面

企业法务还有一个工作中的小困扰,有时候法务并不知道业务是否改动了模板合同的内容或条款,因此,模板的合同比对也很重要。

那么公司的模板合同数量那么多,法务如何轻松完成这个工作呢?

MeFlow 也可以实现智能比对的功能,业务人员发来的文件,系统会自动匹配出与文件最相关的模板合同,自动标出与模板的差异,降低人为疏漏风险。


*MeFlow 模板合同比对概念图

如图所示,MeFlow 自动匹配审查之后,能够直观的看到文本相似程度,差异点和合同风险点,改善了法务比对合同的体验。


三、打造一个法务的工作知识库

法务平时工作比较繁忙,需要学习的知识很多很杂,常常需要更新自己的知识体系,近几年法律人的知识管理也比较火,法务也可以将自己的知识进行体系化的梳理。

建立一个适合法务自己的工作知识库,是非常有成就感的事情。法务的工作日常包含了法律咨询、合同审查、法律培训等等,也涉及公司法等法规知识以及商业知识。

在这里分享一个思路,将法务工作中涉及到法律法规、案例、合同的模板、法务实务书籍、研究材料、公司中大家常问到法务的问题等等分类,按照分类进行整理:

1、法律研究库:

热点前沿的法律问题,自己所在行业的相关法律难题等,案例的观点文章等,这些信息都帮助法务更好地紧跟趋势。

2、合同审查清单&合同条款库&合同模板库

看到比较好的合同条款,或者自己工作中常用的合同条款,可以按照类别收集,自己也可以建立一份常用合同的审查清单和合同模板库。

3、工作实务资料:

工作中经常会遇到很多问题,有时候会在交流群里获得其他法务提供的答案,有时候会自己检索到公众号等平台相关的案例、文章、观点、行业内发生的大事、商业类的知识等等,都可以进行碎片化的知识收集。

4、工作中的各类模版:

法务工作中经常用到的法律文书、合同模板、常用的通知类文件,以及自己的工作心得、工作流程指引等等也可以分类收集整理保存。

法务平时在工作中遇到的问题,都可以碎片化的收集和整理,按照自己的工作习惯搭建知识库。

下图就是某位法务根据自己的工作梳理出来的知识文件夹,涵盖了一些法务的日常工作,供大家参考。



*法务资料库目录(节选)

知识整理的意义就在于帮助法务将常规的工作流程化,方便自己之后快速寻找能复用的工作方法。


四、提高合同审查的生产力

由于工作性质的原因,法务经常要进行合同审查,大家的精力是有限的,但是合同审查的工作量好像无限的。

工作几年后,即使法务想往一些高价值的工作上努力,但是日常总被大量的重复的合同审查拖住,浪费了太多时间。

明明对于一些合同审查工作已经很熟悉且较为标准化了,如何才能提高法务合同审查的生产力呢?

使用效率工具是个好办法,智能合同审查MeCheck ,系统自带合同审查清单,识别合同文本,并且以高中低来标示出风险点,法务用它进行辅助的审查,提高审查的质量和效率。


*MeCheck智能合同审查页面

上文也介绍过 MeCheck 支持合同比对功能,其实它目前已经配置了通用精品审查、通用财务条款审查、通用主体条款审查、货物买卖合同审查、承揽合同审查、商铺租赁审查,涵盖各类关键性审核要点,还支持高质量合同模版下载。

提高法务日常工作的效率,让大家有更多时间专注于提升自己以及高价值的工作上,MeCheck 是法务的好帮手。


五、整理一个可以快速查看的合同台账

公司的法务还在手动录入合同台账?但每次合同台账的管理和更新真的很麻烦。

以下就是某位法务需要填写的合同编号、签订日期、合同名称、合同类型、付款方式、合同当事人、生效日期、约定日期、合同支付金额、承办部门等信息,一个合同需要填写的关键信息太多了。

人工统计效率低,容易出错不说,也不利于后续的合同查询和统计。

使用 MeFlow,智能抽取将合同数据形成合同台账,法务就可以直接搜索合同名称、金额、主体、等任意字段,查找到对应的合同文本。


*MeFlow智能合同台账页面

智能合同管理系统 MeFlow:

1.一个清晰明了的合同台账,可支持任意字段的检索。

2.合同内部关键信息不需填表,MeFlow自动抽取填充。

3.自动识别标记前后版本、原始稿最终稿的所有修改之处。

4.智能合同审查,数分钟内实现数百个风险点审查与修改。

5.多维度分析合同数据,自动生成法务部门的工作量化汇报。

当今工作节奏飞快的情况下,法务部门更需要智能化的工具来提升效率。

从诞生之初,智能合同管理系统 MeFlow 就以帮助企业降本提效为目的,越来越多的企业法务部门选择使用智能合同管理系统来加快合同流转速度,获得了不错的效果。

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