收发快递是法务日常工作之一。今天聊聊快递签收的正确打开方式。快递可以简单分为三类:一是无风险快递,如合同、发票等;二是礼物快递,如赠书等;三是风险快递,如法院文书、律师函、解约通知书等,常常是不请自来,需要我们特别关注。


收发快递的基础工作是,做好收发快递记录:寄收件的快递公司、单号、时间、人、地址、联系方式、内容如文件或实物、结果(是否送达或签收)、送达或签收时间、送达或签收凭证(纸质和电子版)、费用支付(自费还是公司,避免和自己的私人快递混同,以备内控和内审核查;如果邮寄EMS快递,后续可用作提醒自己报销)。


上述基础工作必不可少。法务部收发的快递,一般都很重要,文件多了、工作久了难免有记不清的时候,好记性不如烂笔头。时时拥有证据意识也是一种良好的职业素养,关键时刻还能保命避免当背锅侠。


做好基础工作的前提下,以下从收快递和发快递两方面详述避坑指南,希望对大家有所帮助。



收快递之避坑指南


(一) 无风险快递


没啥好说的,一收了之。差异只在于不同人签收则注意事项不同。


1、法务亲自签收


(1)如果是法务需要存档的快递,如律师寄来的证据原件,需要一一核对清楚,关键证据原件的丢失后果很严重。因为快递面单中内件品名可能只是简单写了文件等字眼,如果签收时不核对清楚,日后找不到的话双方很难溯源并容易扯皮。


(2)如果是别的部门需要存档的快递,建议尽快转交相关部门,如发票需要转交财务部,避免遗忘和丢失,发票丢失可能会造成真金白银的损失,切勿小心。


(3)完成上述步骤后,法务需要联系寄件人,列明收到快递的内容物清单,沟通留痕:没有问题的和对方确认并表示感谢,不失为一种礼貌;有问题的及时沟通,寻求补救方案,尽早解决问题。


2、前台或收发室签收、法务自取


(1)对于重要合同、文件,提前告知前台或收发室留意,收到后第一时间告知法务取回,对于其他各种快递,法务也应设置日程提醒及时取回。


(2)法务延迟取回快递的后果,有的只是耽误存档,问题不大;有的可能会延误后续流程,例如,对方已盖章的合同,合同约定生效(我方收到并盖章)后多少天对方才付款,如因我方盖章延误会导致付款延迟,公司无法及时回款。


(3)长期不取还面临丢失的风险。因此,不要过于指望别人。即使前台或收发室忘了转交法务,也不能使我们免于失职的责任。勤查看收件信息,自己的事还是要多上心。


(二)礼物快递


礼物快递的正确打开方式是,通过微信、邮件、电话等方式表达感谢,甚至在朋友圈晒图等带有炫耀和宣传的姿势。尤其干法律这行是需要终身学习的,同行间互送书籍共勉学习比较常见。但需要提醒的是,收受合作方的礼物要避免落入公司反舞弊和反商业贿赂的范畴,避免招致不必要的麻烦。好比小酌怡情,大酌伤身,合作伙伴间的礼尚往来无可厚非,但应把握好度。


(三)风险快递


风险快递,要谨慎处理,签收or拒收有学问。


1、签收


(1)法务亲自签收


法院文件需要写明收件人和身份证号后签收。建议在第一联被快递员撕下前拍照留存,因为留给收件人的面单往往字迹不清晰、难以辨认。另外,建议将面单裁剪后存档保管,后期可能需要作为证据,查看签收内容和时间,计算举证、答辩、判决生效、上诉等重要诉讼程序期限。


(2)前台或收发室签收


建议此类文件前台或收发室不要代签,还是交给法务来处理,法务能区分不同情况见机行事,避免造成木已成舟无法挽回的局面


为了避免前台或收发室随意签收风险快递的情形,法务应专门和前台或收发室沟通风险快递的签收事宜,提前做好培训,并提醒前台或收发室在法务不在公司或不方便亲自签收的情形下,及时向法务转交代收的风险快递,以便法务尽早妥善处理。


法务应明确告知前台或收发室不及时转交的风险,如“《中华人民共和国民事诉讼法》第一百七十一条规定,当事人不服地方人民法院第一审判决的,有权在判决书送达之日起十五日内向上一级人民法院提起上诉。当事人不服地方人民法院第一审裁定的,有权在裁定书送达之日起十日内向上一级人民法院提起上诉”,因为疏忽而没有及时转交,可能导致严重不利后果如上诉时间非常仓促,甚至已经超过上诉期而上诉不能等,可能是公司不能承受之重。相信只要法务解释清楚了及时转交的重要性,前台或收发室一定会对风险快递多加小心和关注。


近期前台小姐姐就很赞,有个法院传票,没有写明收件人,小姐姐主动找到法务沟通如何处理。在法务不在公司的情况下,没有随意胡乱签收,而是和快递小哥沟通好了法务方便的再次投递时间。多问一句总是没错的,万一法务觉得不能签收,想退回去就难了。


有时前台或收发室遇到蹊跷的快递,不清楚具体快递内容,收件人或发件人信息不完整,法务要注意及时查看微信、电话等快递信息,看是否和本单快递关联上,如仍无法关联,应及时和前台或收发室、快递小哥充分沟通,妥善处理。


2、拒收


(1)拒收法院快递。


盲目拒收不可取,拒收可能会产生“文书退回之日视为送达之日”、“适用留置送达”、“视为送达”等法律后果。


产生诉讼后,法院会要求公司签署《送达地址确认书》。因而,当因为惧怕承担不利后果而拒收法院按照公司确认的地址寄来的快递,如败诉判决书等诉讼文书,意图阻碍诉讼文书的送达和生效,恐怕难以遂愿。


《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》第十一条规定:“因受送达人自己提供或者确认的送达地址不准确、拒不提供送达地址、送达地址变更未及时告知人民法院、受送达人本人或者受送达人指定的代收人拒绝签收,导致诉讼文书未能被受送达人实际接收的,文书退回之日视为送达之日。受送达人能够证明自己在诉讼文书送达的过程中没有过错的,不适用前款规定“。


《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释(2022修正)》第一百三十条规定:“向法人或者其他组织送达诉讼文书,应当由法人的法定代表人、该组织的主要负责人或者办公室、收发室、值班室等负责收件的人签收或者盖章,拒绝签收或者盖章的,适用留置送达。”“第一百四十一条规定,人民法院在定期宣判时,当事人拒不签收判决书、裁定书的,应视为送达,并在宣判笔录中记明”。


(2)拒收其他风险快递


如解约通知书、侵权通知书、律师函、催款函等风险快递,采取鸵鸟政策一味躲避可能并不可取,有了问题还是要直面的,毕竟出了事是要解决的,事情不会因为一方的逃避就迎刃而解、自动解决。尽早发现风险、掌握情况,及时介入处理,可能才能早让问题得到有效解决。有的事情如果消极处理,还会激怒对方,使事态进一步恶化,不如开诚布公地尽早沟通,处理于萌芽状态才是上策。签收并不意味着认可签收文件的内容,我们还可尽早提出反驳方案和我方诉求,抢占先机和对我方有利的制高点。


以解约通知书为例,合同中可能已经约定了单方解约权:“非因乙方原因和不可抗力,甲方未按约定向乙方足额支付合同价款的,乙方有权拒绝为甲方提供服务或关闭甲方账号。同时每逾期1日,甲方应向乙方支付其应付价款万分之五的逾期违约金;逾期超过30日的,乙方有权单方面解除协议,协议自解除通知到达甲方之日起解除。甲方除支付订单等额的服务费用外,还应向乙方支付服务费用总额的20%作为违约金。”如果触发了乙方行使单方解约权的实质要件“逾期超过30日”,乙方就有权解约。


《民法典》 第563条规定,“有下列情形之一的,当事人可以解除合同:


(一)因不可抗力致使不能实现合同目的;
(二) 在履行期限届满前,当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;
(三)当事人一方迟延履行主要债务,经催告后在合理期限内仍未履行;
(四)当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的;
(五)法律规定的其他情形。

以持续履行的债务为内容的不定期合同,当事人可以随时解除合同,但是应当在合理期限之前通知对方”。


《民法典》 第565条的规定,“当事人一方依法主张解除合同的,应当通知对方。合同自通知到达对方时解除;通知载明债务人在一定期限内不履行债务则合同自动解除,债务人在该期限内未履行债务的,合同自通知载明的期限届满时解除。对方对解除合同有异议的,任何一方当事人均可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除行为的效力。


当事人一方未通知对方,直接以提起诉讼或者申请仲裁的方式依法主张解除合同,人民法院或者仲裁机构确认该主张的,合同自起诉状副本或者仲裁申请书副本送达对方时解除”。


退一步讲,即使暂时通过拒绝签收使得解约流程产生瑕疵,但现在通讯工具多种多样,快递也不是唯一送达的方式,还有其他“组合拳”套件来确保送达万无一失:微信、企业微信、手机短信、电话(录音)、摄像、邮箱、办公系统、公告送达等。即使逃避了签收快递,也难以逃避上述“组合拳”套件中的所有送达方式。躲得了初一,躲不了十五,单纯以拒绝签收来实现阻挠合同解约的目的恐难达成,终究要承担送达的法律后果。



发快递之避坑指南


法律文件的邮寄的一些注意事项详见:《法律文件难道只有用EMS邮寄才有效吗?(附邮寄指南)》(点击查看)一文。


本文则从无风险快递、礼物快递和风险快递三种快递类型着手,试补充一二。


(一)无风险快递


1、邮寄后应注意追踪物流信息,避免事情虎头蛇尾,寄出并非万事大吉,顺利签收才能达成最终目的。

2、如对方未主动告知签收与否,最好通过微信、邮件、电话等方式询问并取得正面回复后存证,当被对方遗忘在前台或收发室或收发室时,也可作提醒之用。


(二)礼物快递


送人玫瑰,手有余香。寄送礼物是一件让人开心的事,确认对方签收后才算完成使命。很多礼物是公司买单的,如果寄送出现差错,则公司花了钱,可能却没能维护和合作伙伴的关系,岂不太吃亏?另外,我们也可趁机和合作伙伴沟通下近况和更多合作的可能性,在维系感情的同时没准还有意外之喜,岂不乐哉?


(三)风险快递


1、邮寄前的准备工作


(1)如收件人为法院,EMS微信小程序下单时填写物品信息选择文件,留言处详细写明案件的案号、案名、文书提交方诉讼地位、文书的名称及份数。但有时字数限制写不全,即使写全,纸质面单也不一定显示完全,则可在投递时在纸质面单备注上手写完全信息,并对面单进行拍照留存。


(2)建议另外保留一份原件备份,避免因多次修改忘记哪个是寄出的最终版本;若是盖章文件,则盖章扫描件注意归档。


(3)重要快递(尤其是很可能被拒收的快递)的整个交寄过程可录像备查,包括将文件装入文件袋中,填写快递面单并将快递交给EMS邮递员的全过程。视频应保存在原始载体上,切勿剪辑。


(4)公证邮寄(部分公证处又称其为“送达保全证据”):适用于基于某些特殊目的不能或无法在在内件品名写明内含物的非常重要的快递。公证员将会对邮寄物品或文件及邮寄过程予以公证,并将邮寄法律文件(如有)作为《公证书》的附件,使得收件方无法抵赖。


2、对方签收


如果对方顺利签收,肯定是最好的结果。如邮寄给法院的书面质证意见和答辩意见,确认签收了才能构成有效提交,寄出后应注意追踪物流信息,避免邮件丢失产生不利后果,如果真的出现丢件情形,及时发现、沟通和补救,也是上策。


3、对方拒收


如解约通知书、侵权通知书、律师函、催款函等遭到对方拒收,除了用其他“组合拳”套件尝试送达外,应尽早采用替代方案解决,如可升级处理如高层对话、去对方现场、起诉等。


无正当理由的拒收,可能无法达到阻止法律文书生效的目的。例如A与B公司竞业限制纠纷一案二审民事判决书(2012)沪一中民三(民)终字第33号。虽然A拒收了《竞业限制取消通知书》,但法院仍认定“拒收理由显属不当”,判定B公司履行了取消A竞业限制义务的通知义务。该案例中法院认为,在劳动者履行竞业限制义务前或者履行竞业限制义务期间,用人单位可以提前一个月通知劳动者放弃对劳动者竞业限制义务的要求。本案中,在A履行竞业限制义务期间,B公司按照A在劳动合同修正案中确认的永久送达地址以快递方式送达《竞业限制取消通知书》,因A拒收被退回。A所述的拒收理由显属不当,原审认定B公司已于2009年6月8日履行了取消A竞业限制义务的通知义务,并无不当。B公司无需再支付之后相应期间的竞业限制补偿金。


有句话讲得很好:复杂事情简单做,专家;简单事情重复做,行家;重复事情用心做,赢家。收发快递虽是法务工作中非常不起眼的一项工作,但也承载了很多重任,愿大家都能用心做好,当最终的赢家。



作者介绍



刘心敬

现任美图公司高级法务经理。毕业至今一直从事法务工作,就职的公司有外企、上市民企和创业公司等,涉及的行业有签证服务、教育、互联网等。个人公众号:敬静观察


本文转载自微信公众号: WeLegal公司法务联盟

点赞(0)

评论列表 共有 0 条评论

暂无评论

微信小程序

微信扫一扫体验

立即
投稿

微信公众账号

微信扫一扫加关注

发表
评论
返回
顶部