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前言

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合同是与供货商或商家或用户签订的,它是公司业务经营的重要组成部分,涉及到的相关条款、协议都是需要经过法务进行审核的,以避免后续的不必要纷争;同时采购、销售等都要按照合同执行的。

在电商财务介绍中已经写了一篇关于合同的文章,但很多内容都是针对于财务结算考虑的。这里再把相关内容复盘一下,以供应链的角度来说下合同管理。


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合同分类

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下图是在电商财务系列之合同管理中总结的合同分类:采购类合同、销售类合同、其他合同.

采购合同销售合同分别与采购订单和销售订单建立对应关系,通过采购订单和销售订单的管理可以有效的监督采购合同及销售合同的执行情况。
采购合同是合同管理中的核心部分,也是采购部与财务特别重视的,因为这部分与应付管理关联密切。
对于销售合同一般对应大客户模块,是应收管理中的一部分,在分销企业中销售合同是核心,如代理IBM服务器,需要先与相关的公司与政府签订合同,然后根据合同生成PO单与SO单,然后再进行合同执行。一个销售合同需要执行很长时间才能完成。
如果以商品流转的维度,其他合同是指线下门店涉及的合同、渠道合作合同等
1.采购合同
采购合同又可以分为经销合同、代销合同、联营合同;这几种属于自营的范畴。
经销】:是指零售商从供应商处购买货品,根据采购货品的价格与供应商进行结算,商品售价权由公司确定。采购还分为现金采购、按账期结算、预付款等相关合同条款。
代销】:是指零售商接受供应商的委托,代理销售商品并按照实际商品的销售数量来进行结算,关于结算价可以采用供售双方约定的结算价进行结算或按按进货单上的进货价成本与供应商进行结算,但商品售价格是公司确定与供应商无关。
联营】:是指零售商接受供应商的委托,代理销售商品并按照所代销商品的销售数量和销售金额向供应商进行结算,同时收取佣金收入,商品定价权是供应商确定或双方协定。
2.商家合同
与采购类的联营合同有些相似,目前的京东、天猫等电商平台中大部分都是这种商家类合同。但是对于商家合同涉及的商品,零售商只是提供平台服务并进行相关的审核机制(保证商品附合国家售卖标准,不侵犯购买用户的利益),商家需要遵循国家和平台相关规定,平台负责代收款及佣金提成等。
3.销售合同
在电商中对于采购类与平台商家合同是主要的,在分销企业中则销售合同是主要的,这里涉及到建立销售合同,然后根据合同的行项目生成销售订单,合同收款等等。
在电商公司中销售的产品有面向C端用户的也有面向公司的即ToB,所以为了更好的促进销售,一般都有大客户部门,所以在合同管理中应该包括大客户相关的销售合同。
4.渠道合作合同
对于第三方销售渠道(如我们的商品放在第三方平台上销售)需要有相关的合同信息,以便我们进行财务对账与结算,这部分合同信息主要应该是代收款与佣金提成的核算(我们要收回货款并给渠道结算佣金);目前社区团购和线下委托性质的门店都应该属于这类合同。
5.其它合同
最近几年都在搞线上线下融合,大的平台都在布局线下门店(京东便利店、盒马、苏宁小店等等),所以对于门店的管理也是电商公司的重中之重,门店相关合同包括上面提到的委托合同也包括与店长或工作人员的业绩提成合同,同时还有门店与物业相关合同(物业费、水运、电费、租金等)。
有了相关的合同条款与框架协议,对于采购、销售我们可以通过合同进行跟踪并不断优化供应链流程;对于其他合作可以及时进行回款付款,保证公司的利益并掌握公司的经营状况。

 

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合同信息组成

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前面杂七杂八的说了很多合同,对于系统方面如何设计?
首先,我们要了解合同相关信息。
虽然合同有不同的种类,但是合同信息我认为可以分为两大块(注:我们系统中只关注合同与业务单据有关联的,与财务结算有关联的,纸质版合同可以以附件形式上传到系统中供查看):
1.  合同的基础信息
基础信息包括合同号、开始时间、结束时间、合作模式、账期、合同类型、出单日期等。
2.  合同的结算相关条款
  • 合同返点设置(按月返点、按季度或年度返点;阶梯返点与累计返点等)

  • 合同佣金结算设置(按品牌设置佣金比例、按商品分类设置)

  • 退货设置,退货损失承担方,退货费用

  • 合同质保金、预付款及相关比例设置

其次,设计合同模板。
由于合同种类不同,合同对应的模板也不相同,对于系统中我们需要保存不同的合同模板,供应商或商家签订合同时可以选择不同的合同模板;
这里可以根据合同信息,将基础信息设置为不可调整的,对于与结算相关的条款可以进行配置选择,最终生成合同模板。
最后,考虑是否需要框架合同。
如果一个大客户在合作过程中,主体的信息已经确定,但是在销售过程中每个阶段可能会根据实际的情况有些条款是要进行调整的。
这时如果采用合同变更的方式可以满足,也可以采用框架合同与合同的方式。
系统中每个阶段在框架合同基础下创建合同,类似于主合同与子合同的概念;
主合同负责圈定主体信息,执行中的主体框架与主要条款,子合同负责执行细节,以减少在合同执行过程中业务同事的重复性录入及审核工作。
此部分目前在电商系统中有的没有采用,基本上是采用一个合同方式来进行执行管理。
 
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合同系统模块

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  • 合同模板管理,是创建维护不同的合同模板,对于可配置的信息可以进行选择调整。
  • 合同录入与编辑与合同审批是创建合同的过程,这里要选择供应商,一般情况下同一个供应商同一时间内只能有一个有效的合同。在上一篇“供应商管理”中介绍过,供应商可以分为父供应商与子供应商,所以合同是建立在子供应商账号上的,为什么这么做?是因为一个供应商可能有不同的合作模式(既可以是商家、也可以是经销供应商)。
  • 合同变更、合同预警与合同跟踪都属于合同执行过程中的几大部分。
 
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合同变更管理

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此部分是合同执行过程中比较重要的一个环节;尤其随着业务变化有时需要变更合同。
提到变更,对于我们产品研发来说是最最厌烦的,业务需求变更我们要重新梳理流程,重新出方案,要重新写PRD;产品需求变更,我们要重新设计,重新编码;研发接口变更,对应的研发对接人也要变更相关接口参数或调用方法,同时还要重新联调。但对于合同变更,我们可以通过补充协议方式框定其允许变更的几个部分,确定相关规则。
1.变更协议必须依赖于合同主体,不能脱离合同主体的框架如补充协议的生效时间必须在合同主体的有效时间内。
变更的内容需要与业务确认,尽量不要增加系统的难度,变更内容如:商家平台合同佣金提成比例调整、结算账期的调整、出单日期的调整、罚款金额的调整等。
2.变更补充协议的审核机制应该与合同主体的审核流程相同或者更严格。
3.变更预警机制:在设置变更时需要进行规则验证与正在执行合同的影响。
如平台商家合同执行过程中在店庆或双节期间商家要做一些促销活动,需要调整佣金收入的佣金率等,这里录入补充协议后需要及时审核生效,到期后要及时变更为正常的佣金率。
此部分需要合同能够发些站内消息、邮件、短信等给商家与公司的相关业务人员。
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合同预警管理

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合同预警应该包括哪些内容:
1.当合同将到期时或终止时要有提醒机制,以便给业务部门或财务部门提供相关的处理时间(如采购的风险控制、销售的控制以及应收应付的结算等)
2.当合同信息变更申请时,要进行预警提示,发送给相关的人员(尤其要通知财务)以便对于进行相关的判断。
3.当合同中相关的要缴纳的金额不足时,要进行预警提示(如质保金余额不足)
预警的方式:
1.邮件、短信:对于相关信息要及时发送邮件(设置好邮件接收组)与短信,对于涉及到金额或关键信息要发短信。
2.站内信,系统内通知消息,主页面要有即将到期合同、合同变更等消息提示。
预警设置:
1.预警时间至少提前一周或15天可以进行设置
2.预警消息可以设置模板(可以建立对应的短信与邮件模板)
3.预警频次可是一次或每天,同时要有关闭功能。

 

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合同跟踪

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合同从建立到终止有不同的状态,它也有自己的生命周期,由于合同是根据供应商创建的,所以合同在执行过程中往往要与供应商发生的业务单据共同来设计,但是有些又要单独进行,因为每个合同的执行期是不同的。
对于合同执行过程中应该关注哪些内容,这里简单罗列一下:
1.合同的状态统计,即目前有效的合同有多少,即将到期的合同有多少,已经结束的有多少。
2.对于采购类合同需要统计每个合同的应付账款有多少;可以按供应商维度进行设计,具体看业务需求。
3.对于销售类合同要统计合同的应收款有多少,逾期未回款金额有多少,此部分主要是针对大客户的。
4.对于我司入驻第三方的要统计货款即对方代收货款金额。
 
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合同终止

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对于合同终止要做的工作有哪些:
1.当合同即将到期终止后,是续签还是停止合作
  • 如果续签则重新确定相关条款,确定合同模板建立新合同即可,在系统设计中可以考虑一键复制合同的功能,以便快速创建合同。


2.终止合作,需要进行的工作主要有以下几部分
  • 商家或代销联营类合同,需要及时下架商家的商品停止售卖,避免产生新的交易。这部分是靠系统任务来触发的,但是难免有问题,所以在系统任务执行过程也要有预警等消息提醒。
  • 合同结算的清算,即应收与应付,这部分可以与供应商清户结算综合考虑,前面在介绍供应商时有供应商终止时的相关操作,具体可以查看“电商财务之供应商管理”。
 
总结:合同管理如果在电商供应链中不考虑特别复杂,可以设计的非常简单,这就是简单粗暴的管理,在初期可以这么干,但当业务发展到一定规模后,精细化的管理是必然的。我们在设计合同管理模块需要结合各种业务模块综合考虑,最主要的还是财务系统。
对于合同系统与财务系统的对接,我个人的原则仍然是合同不要影响到正常的销售即在订单产生过程中加入过多的合同相关的信息);
合同的数据要考虑其它系统或财务系统的调用,提供必要的接口,但不要过度的耦合;对于相关的风险通过预警机制来提前通知。

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